Autofacturation et facturation électronique : préparer la réforme

L’autofacturation intervient quand l’acheteur émet la facture au nom et pour le compte du vendeur. Procédé utilisé dans certains secteurs d’activité, il permet aux petites structures peu organisées de profiter du savoir-faire d’un client en matière de facturation. Mais avec la réforme de la facture électronique, l’autofacturation doit répondre à de nouvelles exigences qui sont répertoriées par l’AFNOR comme cas d’usage n°19 b dans sa norme XP Z12-014. Mandat d’autofacturation, choix de plateforme agréée, check-list avant de se lancer… On vous explique comment rester en conformité et vous préparer à la réforme sereinement.

‍

Qu’est-ce que l’autofacturation ?

‍L’autofacturation, que l’on appelle aussi self-billing, est un mécanisme qui consiste à laisser l'acheteur établir la facture au nom du vendeur. En temps normal, c’est le vendeur ou fournisseur qui envoie sa facture mais avec ce mécanisme, la facture est préparée par le client, selon des modalités convenues à l’avance entre les deux parties.

Exemple concret d’autofacturation : 

L’entreprise B achète régulièrement des produits à plusieurs fournisseurs. Parmi ces fournisseurs, la société F, qui n’a pas d’équipe administrative ni de temps à accorder à la facturation. La société F laisse donc l’entreprise B émettre la facture pour elle : 

Acheteur → établit la facture au nom du fournisseur → Fournisseur

Même s’il n’émet pas la facture, le vendeur demeure le responsable de la vente et donc de ses obligations fiscales.

Ce processus est différent de la sous-traitance de facturation, où une société (cabinet comptable, entreprise spécialisée…) gère la facturation pour le compte d’une entreprise.

⚠️ Attention : Il ne faut pas confondre l’autofacturation avec l’autoliquidation, qui concerne la TVA. 

‍

Quels sont les cas d’usage de l’autofacturation ?

 On retrouve l’autofacturation dans certains domaines d’activité où les acheteurs disposent des informations nécessaires pour établir la facture. Elle est utilisée dans un but de simplification et d’automatisation de la facturation. Agriculture, viticulture, sous-traitance industrielle, presse, édition, grande distribution, réseaux d’apporteurs d'affaires, marketplaces… Voici les cas d’usage selon les secteurs. 

‍

Les prix sont fixés par l’acheteur

Ce cas d’usage intervient particulièrement dans l’agriculture ou la viticulture, et plus largement dans l’agroalimentaire. C’est pertinent lorsque le montant est déterminé par l’acheteur. 

Un agriculteur reçoit par exemple de sa coopérative un relevé détaillant les quantités livrées ainsi que les prix appliqués. La coopérative dispose de toutes les informations en lien avec l’agriculteur et peut délivrer la facture pour lui. Ce procédé simplifie le quotidien de l’agriculteur qui fait confiance à la coopérative pour veiller à préserver ses intérêts.

‍

Achats récurrents et à fort volume

La grande distribution pratique l’autofacturation, notamment lorsqu’elle reçoit régulièrement une importante quantité de marchandises d’un même fournisseur. La fréquence et l’importance des volumes justifient alors la pratique. Ainsi, l’acheteur établit la facture afin de réduire les opérations administratives et rapprocher les commandes des livraisons. Il faut pour cela une entente en amont entre les deux parties sur les quantités, les prix et les conditions commerciales. 

‍

Fournisseurs peu structurés

De nombreuses entreprises peu structurées délivrent un travail de qualité mais ne peuvent suivre sur le plan administratif. L’autofacturation sécurise les relations commerciales avec des fournisseurs individuels, de très petites entreprises ou des structures disposant de moyens administratifs limités.

L’acheteur, qui maîtrise ses propres processus de commande et de réception, prend alors en charge l’établissement de la facture au nom du fournisseur. Cela permet de sécuriser et d’harmoniser le processus de facturation, tout en limitant les tâches administratives demandées au fournisseur.

Par exemple, une entreprise de transport travaille avec de nombreux transporteurs indépendants pour assurer la livraison de ses marchandises. Elle dispose des informations nécessaires (nombre de trajets, kilomètres parcourus, tarifs convenus) pour calculer précisément les montants dus à chaque prestataire. Elle établit alors les factures au nom et pour le compte des transporteurs, dans le cadre d’un dispositif d’autofacturation convenu entre les parties.

‍

Les réseaux d’apporteurs d’affaires et les commissions

Les réseaux d’apporteurs d’affaires, d’intermédiaires ou de partenaires rémunérés à la commission fonctionnent via des commissions. L’entreprise qui les verse dispose généralement de toutes les informations permettant de calculer le montant dû : chiffre d’affaires réalisé, contrats conclus, ventes générées…

L’autofacturation permet alors à l’entreprise qui verse les commissions de centraliser et d’automatiser l’établissement des factures plutôt que de demander à chaque bénéficiaire de calculer et d’émettre lui-même sa facture.C’est d’autant plus pertinent que le bénéficiaire de la commission dispose rarement des données permettant de la calculer. 

‍

Les marketplaces ou plateformes numériques

Les marketplaces et plateformes numériques constituent également un cas d’usage courant de l’autofacturation. Ces plateformes mettent en relation de nombreux vendeurs et acheteurs et doivent gérer un volume important de transactions.

Dans ce contexte, la plateforme dispose directement des informations relatives aux ventes réalisées, aux commissions prélevées et aux montants reversés aux vendeurs. L’autofacturation peut donc permettre de centraliser et d’automatiser la gestion de la facturation. Elle répond ainsi à des enjeux de volume, de traçabilité et de sécurisation des échanges, tout en facilitant la gestion administrative de nombreux fournisseurs ou vendeurs.

‍

Comment faire l’autofacturation ?

Si l’autofacturation apparaît comme une solution intéressante pour certains fournisseurs, il ne faut jamais oublier que des règles importantes sont à respecter pour qu’elle entre dans un cadre légal. Voici lesquelles.

Établir un mandat de facturation

Un mandat de facturation permet d’officialiser l’autorisation par le fournisseur (le mandant) de laisser l’acheteur (le mandataire) établir la facture en son nom. Ce mandat est écrit et préalable à l’émission des factures. Ce mandat définit également les modalités pratiques : champ d’application, opérations couvertes, types de biens ou de prestations, fournisseurs ou clients concernés, date de prise d’effet, durée du mandat, modalités de renouvellement ou encore les conditions de résiliation. 

🔎 À noter : ce mandat de facturation doit bien formaliser l’accord afin que chaque partie puisse se protéger juridiquement. Il n’existe pas un modèle unique applicable à toutes les situations : le contenu s’adapte au fonctionnement et au périmètre des opérations concernées. 

‍

La procédure d’acceptation par le fournisseur

Lorsqu’une facture est établie par l’acheteur pour le compte du fournisseur, celui-ci vérifie les informations qui y figurent : montant, quantité, nature des biens ou prestations, taux de TVA lorsqu’il s’applique, etc. Cette vérification ne signifie pas nécessairement que le fournisseur doit procéder à une validation explicite de chaque facture. 

Selon le dispositif prévu entre les parties, la facture est le plus souvent réputée validée en l’absence d’opposition dans un délai de contestation défini. Il s’agit alors d’une validation tacite ou d’une acceptation tacite : l’absence d’opposition vaut acceptation selon les modalités convenues.

Si le fournisseur identifie une erreur, il peut au contraire formuler une contestation, demander une correction ou refuser la facture. Celle-ci peut alors être mise en litige ou faire l’objet d’un rejet.

‍

Les mentions particulières liées à l’autofacturation

C’est indispensable afin de bien identifier et distinguer les différents types de factures : la mention « Autofacturation » doit apparaître sur la facture éditée. Aussi, la référence au mandat de facturation signé entre les parties doit être explicite. 

‍

Les mentions obligatoires en cas d’autofacturation

Voici la liste des mentions obligatoires qui doivent figurer lors d’une autofacturation : 

• la date d’émission de la facture ;
• un numéro unique et chronologique ;
• l’identité et les coordonnées du fournisseur ;
• l’identité et les coordonnées de l’acheteur ;
• la date de la vente ou de la prestation ;
• la désignation et la quantité des biens ou services concernés ;
• le prix unitaire et les montants correspondants ;
• les informations relatives à la TVA ;
• les éventuelles mentions particulières prévues par la réglementation ;
• la mention « Autofacturation ».

🔎 Savoir : la réforme de la facture électronique impose quatre nouvelles mentions obligatoires (n° SIREN du client si professionnel, adresse de livraison des biens si différente de l’adresse de facturation, nature des opérations facturées, mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits » le cas échéant).

‍

Comment fonctionne la TVA en autofacturation ?

L’autofacturation n’a aucune incidence sur les règles de TVA applicables. Le taux de TVA à appliquer est celui qui correspond à la vente ou à la prestation faite par le fournisseur. L’acheteur n’applique donc pas son propre taux de TVA mais celui du fournisseur, comme stipulé dans le mandat d’autofacturation qui a fixé les conditions.

Le régime de TVA du fournisseur est aussi déterminant. Une entreprise bénéficiant de la franchise en base peut, sous réserve de ne pas dépasser le seuil d’exonération, établir des factures sans TVA. À l’inverse, lorsqu’elle doit déclarer la TVA collectée sur ses opérations, elle peut aussi exercer son droit à déduction sur la TVA déductible. L’autofacturation ne modifie donc pas les règles fiscales attachées au fournisseur.

⚠️ Attention : le fournisseur conserve la responsabilité de déclarer ses chiffres de TVA, même s’il ne procède pas lui-même à l’émission de ses factures. Autofacturation ne veut pas dire aucune démarche administrative ! En cas d’erreur ou d’omission, l’autofacturation ne fait pas disparaître le risque de redressement lors d’un contrôle fiscal. Une erreur peut notamment conduire à une remise en cause de la déduction de la TVA.

‍

Exemples concrets de la gestion de la TVA en cas d’autofacturation :

• Exemple 1 :

Un agriculteur céréalier livre 10 tonnes de blé à sa coopérative. Le prix convenu est de 250 € HT par tonne, soit un montant total de 2 500 € HT. La coopérative établit la facture au nom et pour le compte de l’agriculteur, avec le taux de TVA applicable à la vente de blé.

Si l’opération est soumise à 5,5 % de TVA, la facture indique : 2 500 € HT + 137,50 € de TVA = 2 637,50 € TTC. 

‍

L’agriculteur n’a donc pas besoin d’éditer lui-même la facture : la coopérative la produit pour son compte, mais le taux de TVA applicable reste celui correspondant à l’opération réalisée par l’agriculteur.

‍

• Exemple 2 :

L’entreprise indépendante Buzz Leclerc, transporteur indépendant, réalise une prestation de transport pour le compte de Chauffeurs 3 000, une grosse société de transports qui sous-traite certains services. Ils ont convenu que la prestation sera facturée 1 000 € HT, au taux normal de TVA de 20 %. 

Chauffeurs 3 000 établit la facture au nom et pour le compte de Buzz Leclerc : 

• Montant HT = 1 000 €
• TVA (20 %) = 200 €
• Total TTC = 1 200 €

Vous l’avez compris, le fait que Buzz Leclerc n’édite pas lui-même la facture ne change rien : le taux de TVA applicable est le sien, tel que défini dans le mandat d’autofacturation. 

‍

Qu’est-ce qui change pour l’autofacturation avec la réforme de la facturation électronique ? 

Définition de la facturation électronique 

La réforme de la facturation électronique, appelée aussi e-invoicing, se déploie progressivement depuis le 1er septembre 2026. Toutes les entreprises assujetties doivent recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent déjà les émettre. Les TPE et PME émettront à partir du 1er septembre 2027.

Prévue pour simplifier les échanges entre entreprises et pour réduire la fraude à la TVA, l’e-invoicing va modifier les pratiques en matière de facturation (l’autofacturation est donc concernée). La principale nouveauté, c’est que toutes les factures entre entreprises assujetties à la TVA en France (B2B domestique) doivent transiter par une plateforme agréée. Les échanges B2C feront l’objet d’une transmission à l’administration fiscale du e-reporting.

🔎 Retrouvez par ici notre article dédié au calendrier de la réforme de la facturation électronique : dates, taille d’entreprise, obligations, e-reporting… Comprenez et maîtrisez vos échéances pour rester en conformité !

En pratique, lorsqu’une facture établie en autofacturation entre dans le champ de la facturation électronique, elle ne peut plus être traitée comme une simple facture PDF ou document envoyé par mail ou par courrier. Elle doit respecter les exigences de la réforme, à savoir être un document structuré avec un format autorisé (Factur-X, CII, UBL) qui se transmet via une plateforme agréée. 

‍

Un circuit de facturation inversé

L’autofacturation modifie le flux de traitement de la facture qui est déposée ou mise à disposition du fournisseur et non du client, puis prise en charge dans le circuit de traitement.

Les différents événements doivent pouvoir être suivis grâce à des statuts permettant de retracer le cycle de vie de l’autofacture : approuvée, approuvée partiellement, rejetée, refusée, en litige ou suspendue. Une fois la facture validée, le suivi peut également intégrer les étapes de règlement, comme paiement transmis puis encaissée. Chaque changement de statut peut être associé à un horodatage, afin de garantir la traçabilité des différentes étapes du traitement. 

‍

Les sanctions en cas de non-respect de la facturation électronique

Pour rappel, le non-respect des obligations liées à la facturation électronique peut également entraîner des sanctions de la part de la DGFiP. À titre d’exemple, une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte peut s’appliquer dans les conditions prévues par la réglementation. 

Le défaut de transmission des données relevant de l’e-reporting peut également être sanctionné, avec notamment une amende de 500 € par e-reporting manquant, sous réserve des règles et plafonds applicables.

‍

Comment préparer la réforme de la facturation électronique en autofacturation ?

Réviser le mandat d’autofacturation

Le mandat d’autofacturation doit être révisé afin de prendre en compte le nouveau circuit de la facturation électronique. La plateforme agréée sélectionnée doit notamment être identifiée. 

Les agriculteurs travaillant en coopérative doivent donc par exemple vérifier quelle est la plateforme qui intervient dans le processus et comment les factures seront transmises. 

‍

Identifier l’autofacturation dans la facture électronique

L’identification, c’est ce qui permet de distinguer une facture établie en autofacturation d’une facture classique ou d’un autre type (facture de situation, facture d’acompte, facture de solde, etc.). C’est important que le système que vous utilisez puisse faire cette distinction : on doit comprendre que la facture a été émise par l’acheteur au nom du vendeur.

‍

Trouver une plateforme agréée qui prend en charge l’autofacturation

Vous avez besoin d’une plateforme agréée qui vous propose l’autofacturation dans ses fonctionnalités. Or, toutes les plateformes ne la prennent pas en charge : vous devez donc bien vérifier cet aspect-là avant de désigner une plateforme agréée. 

💡 Chez Kolecto, nous avons fait le choix de répondre aux besoins spécifiques du monde agricole : vous importez vos autofactures de coopérative en quelques clics ! Pas de ressaisie manuelle des relevés de coopérative, pas de trésorerie inexacte ni d’export comptable incomplet : tout est automatisé en temps réel !

‍

Retrouvez par ici comment importer une autofacture avec Kolecto : 

‍

1. Allez à la section ventes.
2. Cliquez sur le bouton « Importer » en haut à droite puis « Autofacture ».
3. Glissez ou déposez votre autofacture sur la plateforme.
4. Kolecto lit automatiquement les données transmises.
5. Faites une vérification des dépenses et recettes pour vous assurer de la véracité des informations puis validez.
6. Lors de l’imputation, attribuez à chaque élément le compte de produits ou de charges adapté.
7. Les informations apparaissent ensuite dans votre export comptable et peuvent être transmises à votre expert-comptable.

Check-list du passage à la facturation électronique pour l’autofacturation

En résumé, voici ce que vous devrez faire pour basculer vers la réforme : π

• Vérifier le mandat d’autofacturation et le mettre à jour si besoin.
• Identifier une plateforme agréée qui propose l’autofacturation et la désigner.
• S’assurer que le logiciel de facturation puisse générer une facture électronique conforme (format autorisé, transmission des données, solution compatible…).
• Vérifier que l’identification de l’autofacturation peut se faire correctement. 
• Tester le circuit de facturation avant la première transmission

FAQ

Un auto-entrepreneur peut-il pratiquer l’autofacturation ?

Oui, un auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) peut pratiquer l’autofacturation. Il reste toutefois responsable de ses obligations fiscales et comptables. Il doit notamment vérifier que les factures établies pour son compte correspondent bien aux opérations réalisées et à son régime de TVA. Et s’il est redevable de la TVA, il doit lui-même procéder aux déclarations et non l’acheteur.

‍

L’autofacturation est-elle obligatoire dans certains secteurs ?

Non, l’autofacturation n’est pas une obligation liée à un secteur d’activité. Il s’agit d’un mode d’établissement des factures qui peut être utilisé lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies. Mais si elle n’est jamais obligatoire, elle est particulièrement répandue dans certains secteurs, notamment l’agriculture, la viticulture, l’agroalimentaire, la grande distribution ou encore les marketplaces, où l’acheteur dispose souvent des données nécessaires pour déterminer le montant de la transaction.

‍

Comment comptabiliser l’autofacturation ?

La facture d’autofacturation est comptabilisée comme une facture classique : l’opération est enregistrée dans la comptabilité du fournisseur et dans celle de l’acheteur, selon la nature de l’opération.

Prenons l’exemple d’un agriculteur qui vend à une coopérative 10 tonnes de blé à 250 € la tonne, soit 2 500 € HT, avec une TVA à 5,5 % de 137,50 €, pour un total de 2 637,50 € TTC. La coopérative établit la facture au nom et pour le compte de l’agriculteur.

‍

Dans la comptabilité de l’agriculteur (fournisseur), la vente est enregistrée comme suit :

Dans la comptabilité de la coopérative (acheteur) : 

Quelles sont les mentions obligatoires en autofacturation ?

Comme pour toutes les factures, il faut respecter des mentions obligatoires générales. On y ajoute la mention « Autofacturation », la référence au mandat de facturation et la preuve d’acceptation du vendeur (ou mention du mécanisme d’acceptation que prévoit le mandat). 

‍