Factur-X, UBL, CII : quel format pour la facture électronique et comment se préparer à la réforme ?

La facturation électronique, c’est déjà maintenant ! Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir recevoir une facture électronique via une plateforme agréée (PA). Dans le cadre de cette réforme, seuls trois formats de facturation électronique sont acceptés (Factur-X, UBL et CII). Qu’est ce qu’un format de facture électronique ? Comment le choisir et se préparer à la réforme ? On vous explique tout !

Les points à retenir : 

• Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA auront pour obligation d’adhérer à une plateforme agréée pour recevoir leurs factures électroniques.
• Il existe 3 formats de facturation électronique autorisés en France : Factur-X, Universal Business Language et Cross Industry Invoice. 
• Les plateformes agréées sont capables de lire chacun de ces trois formats.
• Il est important de choisir une solution de facturation qui utilise un format adapté à vos besoins.

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Quels sont les 3 formats de facture pour la réforme de la facturation électronique ?

La réforme de la facturation électronique implique de s’adapter à des formats spécifiques… Seulement trois sont autorisés en France. Ils respectent la norme européenne EN16931 pour garantir l’interopérabilité entre les pays de l’UE. Nous vous les présentons ci-dessous.

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Factur-X

Factur-X est le format le plus utilisé et le plus accessible en facturation électronique. L’un de ses gros avantages, c’est qu’il combine le PDF au XML : ainsi, il est lisible par l’humain mais peut aussi contenir des données complexes traitées par les systèmes informatiques. 

Il est donc plus facile à adopter car il ressemble au PDF utilisé traditionnellement en facturation. Il est compatible avec la plupart des outils et permet de s’adapter en douceur à la réforme grâce à son caractère hybride (lisible par l’humain et exploitable automatiquement).

Concrètement, vous produisez votre facture via votre logiciel habituel (s’il est en capacité de créer ce type de factures) en remplissant les champs classiques (produits, services, quantités). Vous paramétrez ensuite les remises éventuelles et vous validez la facture. Votre logiciel génère une facture au format Factur-X, puis la transmet à votre client via votre plateforme agréée qui assure la transmission et la conformité.

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Universal business language (UBL)

L’Universal business language (UBL) est un format lisible seulement de manière automatisée (100 % XML). Ce standard international développe plus de 2 000 champs de données différents. Il est très fiable pour les échanges massifs (automatisation des données) et pour les échanges commerciaux internationaux. 

L’UBL est très apprécié pour sa rapidité et son efficacité.

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Cross Industry Invoice (CII)

Comme son nom l’indique, le format CII est un format de facturation inter-industrie. Seulement lisible par une machine, il se base sur un fichier XML pour répondre à une norme internationale. Ce format garantit un partage et un traitement automatique des factures. Il est surtout conçu pour traiter des transactions intersectorielles complexes. 

Par exemple : 

• Des transactions qui impliquent au moins deux devises différentes.
• Le calcul automatique de pénalités de retard.
• Le calcul automatique de remises graduées par rapport au volume de commande.

Riche en données, flexible et adaptable aux cas complexes, il est moins répandu que l’UBL ou Factur-X car son implémentation est plus complexe. Il est aussi moins compatible avec certains systèmes informatiques en comparaison avec les deux autres formats. Il est donc plus commun chez les grandes entreprises qui ont la possibilité d’avoir une structure informatique très élaborée et assez mâture pour l’intégrer.

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Que devient le format papier avec la facturation électronique ?

La facture papier (ou PDF) ne va pas totalement disparaître du paysage des entreprises. En effet, dans certains cas, les entrepreneurs pourront continuer à transmettre des factures pdf par mail après le 1er septembre 2027, si leurs clients sont des : 

• particuliers ;
• entreprises exonérées de TVA par nature de leurs activités (médical, ONG, formation, enseignement…).
• clients non-domestiques (entreprises non basées en France). 

💡 Bon à savoir : l’envoi des factures papier sera en revanche assorti d’une obligation de e-reporting… En effet, les entreprises devront transmettre les informations de transaction et de paiement à l’administration fiscale. Cette obligation concerne les grandes entreprises et ETI dès le 1er septembre 2026 et TOUTES les autres entreprises à partir du 1er septembre 2027.

Comment choisir son format de facture électronique en fonction de son activité ?

🔎 Attention : les micro-entrepreneurs en franchise de base de TVA sont AUSSI concernés par la réforme car franchise de base = assujetti (≠ exonéré par nature) ! Dès le 1er septembre 2026, ils devront pouvoir recevoir des factures électroniques (et les émettre à partir du 1er septembre 2027).

Vous avez compris le principe et les avantages et inconvénients des formats de facture électronique mais vous ne savez pas vraiment ce qui est adapté à votre usage ? C’est normal, c’est nouveau : il faut prendre le temps de bien comprendre ! On vous aide un peu…

La taille de l’entreprise (micro, TPE, PME, ETI, grandes entreprises), votre nombre de clients ou de factures à traiter et le domaine d’activité (industrie, distribution, artisanat, commerce, tech…) influencent votre choix de solution de facturation. Et par conséquent votre choix de format de facture puisque ce n’est pas vous qui choisissez votre format à proprement parler.

Voici 2 exemples concrets.

→ Exemple 1 : Julie est une freelance de la tech (consultante). Elle a une dizaine de clients, dont certains sont étrangers. Au regard de son faible volume de facturation, elle devrait opter pour une solution qui utilise Factur-X. 

Pourquoi ? Elle a besoin d’un format simple et compatible et n’a pas de gros volumes de facturation, elle peut donc encore traiter ses données manuellement (grâce au format hybride Factur-X). Elle peut se contenter d’un outil classique pour facturer, sauf si un de ses clients exige du 100 % XML, par exemple. 

→ Exemple 2 : Nicolas est artisan et emploie une soixantaine de salariés (PME). Il utilise un ERP avancé et travaille beaucoup avec de la commande publique. Naturellement, il se tourne vers une solution qui utilise UBL.

Pourquoi ?

• C’est le standard le plus utilisé en marché public (les acteurs publics utilisent majoritairement UBL).
• L’UBL est s’intègre parfaitement à un ERP.
• L’automatisation des données est complète, sans besoin de saisir ou ressaisir.

Grâce à l’UBL, Nicolas voit ses factures directement intégrées dans les systèmes des clients publics. Il en tire un gain de temps important et déplore moins d'erreurs.

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Se préparer à la transition vers la facturation électronique avec Kolecto

La réforme de la facturation électronique approchant à grands pas, il est temps de vous y préparer ! Avant le 1er septembre 2026, vous devez choisir votre plateforme agréée si vous êtes assujetti à la TVA, peu importe la taille de votre entreprise. 

Vous pouvez choisir Kolecto, dont la plateforme agréée a reçu l’immatriculation de l’administration fiscale. Kolecto est un logiciel de facturation électronique spécialement conçu pour répondre aux besoins des TPE, PME et micro-entrepreneurs. Grâce à ses fonctionnalités avancées, il simplifie le processus de facturation et garantit la conformité aux nouvelles réglementations.

💡 Astuce : Kolecto aide les entrepreneurs à se préparer à la facturation électronique avec sa plateforme agréée 100 % incluse dans l’ensemble de ses forfaits. Kolecto est votre allié pour centraliser toute la gestion de votre micro-entreprise : factures, trésorerie, paiements et pré-comptabilité sont en effet réunis en un seul et même outil !

Kolecto facilite la centralisation et l'envoi des factures électroniques, pour améliorer la gestion administrative et financière, ce qui contribue à renforcer l'efficacité globale de l’entreprise ainsi que ses relations avec ses clients et partenaires.

Kolecto propose jusqu’au 30 juin 2026 une offre à 0 € / mois pour les auto-entrepreneurs qui souhaitent adhérer à sa plateforme agréée (voir conditions sur https://www.kolecto.fr/tarifs) !

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