Facture de solde : définition, fonctionnement et obligations

La facture de solde, appelée aussi facture finale, facture soldée ou facture définitive, intervient à la toute fin d’une prestation ou à la livraison d’un chantier. Très courante dans le BTP, elle permet de clôturer un projet en demandant le règlement final prévu dans le contrat, déduction faite des acomptes et des factures intermédiaires déjà émis. Mais comment fonctionne une facture de solde, quelles sont les obligations légales à respecter et comment les générer avec la réforme de la facturation électronique à venir ? Explications.

Les points à retenir : 

• La facture de solde = facture finale = facture définitive = facture soldée : ces 4 termes renvoient à la même chose, c’est-à-dire une facture qui intervient pour clôturer une relation commerciale.
• Il faut bien distinguer les factures de solde des factures d’acompte ou de situation.
• Pour réaliser une facture de solde, il faut intégrer des mentions légales et bien prendre soin de gérer les acomptes et les montants de TVA déjà réglés.
• La réforme de la facturation électronique et l’automatisation des processus de facturation vont faciliter la gestion des factures finales pour les entrepreneurs.

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Qu’est-ce qu’une facture de solde ?

Définition d’une facture de solde

Une facture de solde, également appelée facture finale, est le document comptable émis à l'issue d'une prestation ou d'un chantier afin de clôturer la relation commerciale entre le prestataire et le client. Elle intervient une fois que l'ensemble des travaux a été réalisé ou que toutes les marchandises ont été livrées. Cette facture récapitule le montant total dû, déduction faite des acomptes ou factures intermédiaires déjà émis, et permet de déterminer le solde restant à payer par le client.

⚠️ Attention ! La notion de facture de solde est à ne pas confondre avec le solde de tout compte, qui est une notion RH et qui renvoie à un document répertoriant les sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail.

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Quand établir une facture de solde ?

La facture de solde intervient toujours au moment où tous les services ou toutes les prestations prévus dans le devis ou contrat sont achevés. Les cas suivants déclenchent l’émission d’une facture de solde : 

• Livraison et réception de chantier dans le BTP
• Prestation de services achevée
• Projet finalisé 

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Une facture de solde est-elle obligatoire ?

La facture de solde n’est obligatoire que si des factures de situation ou d’acompte ont déjà été transmises. En effet, sans ces paiements intermédiaires, on n’émet pas une facture finale mais une facture classique en fin de prestation. Cette facture n’est alors rattachée à aucune autre facture.

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Quelles différences entre facture d’acompte, facture de situation et facture de solde ?

Il existe une confusion courante au sujet des différents types de facture (acompte, situation, solde). Petit rappel pour les distinguer : 

• La facture d’acompte : elle est émise avant le début d’une prestation ou le lancement d’un projet. Elle sert à sécuriser un paiement et à couvrir les premiers coûts en lien avec le projet. 
• La facture de situation : très courante dans le BTP, la facture de situation permet d’échelonner les paiements dès qu’une étape est atteinte par l’artisan. Ainsi, le chantier fait l’objet de plus de transparence pour le client et les coûts sont lissés tout au long de la prestation.
• La facture de solde : elle est la dernière facture émise et vient, comme son nom l’indique, solder les comptes. Elle doit donc intégrer les montants déjà versés. En clair, il faut retenir que le paiement du solde est égal au règlement de la part finale après déduction des acomptes.

Ces trois factures sont complémentaires car elles interviennent à différents moments du chantier ou de la prestation. Elles permettent de lisser les paiements mais aussi de bien suivre l’évolution d’un projet avec des étapes intermédiaires. 

Rappel : Il est important que chaque facture possède un numéro distinct ! En effet, le numéro de facture doit être unique pour éviter tout doublon. Il est donc recommandé d’avoir une numérotation distincte tout en les rattachant, si besoin, au même projet. 

Exemple concret de numérotation interne pour un même chantier au sein d’une entreprise du BTP : 

En 2026, le chantier numéro 12 a fait l’objet de 3 types de factures. Voici la numérotation pour chacune : 

• Acompte : 2026-012-FA01
• Les 3 factures de situation : 2026-012-FS01, 2026-012-FS02 et 2026-012-FS03
• La facture de solde : 2026-012-FSOL01

Schéma d’un cycle de facturation dans le BTP avec acompte, situations et facture finale :

Comment faire une facture de solde ou une facture finale ?

Intégrer les mentions obligatoires

Toutes les factures comportent des mentions obligatoires générales. Selon le type de facture ou le type de transaction, des mentions spécifiques viennent s’ajouter. Les mentions obligatoires spécifiques aux factures de solde sont les suivantes : 

• La mention « Facture de solde » ou « Facture finale ».
• Le rappel du devis, du marché ou du contrat concerné par la facture émise.
• Les références des factures d’acompte ou éventuelles factures de situation déjà émises. 
• Le montant total des travaux ou prestations réalisés.
• Le détail des acomptes déjà versés.
• Le montant des situations déjà facturées.
• Les retenues de garantie applicables.
• Le montant du solde restant à régler.

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Gérer les acomptes

La gestion des acomptes est relativement simple. Il suffit de suivre la formule de calcul suivante : 

Solde à régler = Montant total HT du devis - acomptes déjà versés - situations déjà facturées (dans le cas où des situations sont établies).

Pour rappel, l’acompte ne génère pas de chiffre d’affaires (seul le paiement final est comptabilisé). Pour l’écriture comptable, chaque acompte doit être enregistré dans un compte 4191 (avances et acomptes reçus). Une fois émise, la facture soldée fait basculer le solde vers le compte 411 (client).

⚠️ Attention : Pensez bien à mettre le numéro de la facture d’acompte correspondante pour faciliter le suivi et le recoupage des informations en lien avec le même projet.

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Gérer la TVA

Le principal danger lorsque plusieurs factures se succèdent sur un même projet, c’est de facturer la TVA deux fois. Ainsi, la facture finale doit récapituler les montants de TVA déjà facturés et la TVA collectée en amont afin d’éviter toute double facturation. 

Aussi, prenez bien soin d’appliquer le même taux de TVA exigible sur l’ensemble des factures émises sur le même projet. Par exemple, dans le BTP, le taux de TVA applicable peut varier (20 %, 10 %, 5,5 %) selon la nature des travaux réalisés (construction neuve, rénovation, rénovation énergétique…). Il faut que le taux mentionné en acompte corresponde à celui mentionné en facture finale.

En cas de sous-traitance relevant du mécanisme d'auto-liquidation, la facture finale devra également comporter les mentions obligatoires relatives à ce régime spécifique.

⚠️ Rappel : si vous êtes en franchise de base de TVA, pensez à le mentionner dans vos factures en stipulant « TVA non applicable, article 293B du Code Général des Impôts », comme expliqué par Légifrance.gouv.

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Quel logiciel utiliser pour automatiser la création de ses factures de solde ?

L’automatisation des factures, c’est un vrai gain de temps et de simplicité pour les entrepreneurs. Avec la mise en place progressive de la réforme de la facturation électronique, les entreprises vont pouvoir accélérer l’automatisation de leurs processus.

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Rappel du calendrier de la réforme de la facturation électronique : au 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en capacité de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission concernera toutes les ETI et grandes entreprises. Le 1er septembre 2027, toutes les entreprises assujetties (y compris les micro-entreprises, TPE et PME) devront aussi émettre des factures électroniques à leurs clients assujettis.

Kolecto vous aide à gérer vos factures d’acompte ou de solde pour plus d’efficacité dans votre processus de facturation : 

• Accélération des encaissements
• Réduction des impayés
• Centralisation de vos contacts clients
• Catalogue de vos produits et services
• Création de liens de paiement sécurisés
• Suivi précis du statut de vos factures
• Préparation à la réforme de la facturation électronique