Facture de situation : définition, fonctionnement et obligations

La facture de situation, appelée aussi facture d’avancement, est couramment utilisée dans le cadre de prestations longue durée, particulièrement dans le secteur du bâtiment. Elle permet d’échelonner les paiements tout en offrant plus de transparence aux clients. Mais comment calculer une facture de situation et quelles sont les obligations légales pour une facture d’avancement ? On vous explique tout.

Les points à retenir : 

• Les factures de situation permettent de faire état de l’avancée de travaux ou de projets tout en échelonnant les paiements lors de prestations qui s’étalent sur plusieurs mois.
• Ce procédé aide à sécuriser la trésorerie, à réduire les risques financiers et à donner plus de transparence au projet.
• La méthode de calcul des situations se fait par lot ou par pourcentage.
• Retrouvez des exemples de cas concrets pour bien comprendre comment faire une facture de situation.
• La facturation à l’avancement doit respecter les obligations prévues par le Code de commerce, notamment l'article L441-9 relatif aux mentions obligatoires de facturation.

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Qu’est-ce qu’une facture de situation ?

Définition d’une facture de situation

La facture de situation, appelée aussi facture d’avancement, est une facture intermédiaire spécifique au secteur du BTP et à certains projets longue durée. Elle permet d’échelonner des paiements au fur et à mesure de la réalisation de travaux ou de l’exécution de services. Chaque paiement réglé via une facture de situation est retranché du solde qui est réglé à la fin des travaux ou de la prestation.

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Les secteurs où l’on utilise une facture de situation 

La facture de situation est surtout utilisée dans certains secteurs spécifiques où les prestations ou services s’étendent sur une longue durée : 

• Le BTP avec des chantiers qui prennent du temps.
• L’artisanat ou l’industrie avec des fabrications sur commande (machines spécialisées, objet d’art, équipement industriel…).
• Les prestations intellectuelles ou projets (missions de conseil, bureau d’études, architecture, informatique et développement logiciel…).
• Événementiel et production : organisation d’événements, spectacles, production audiovisuelle…

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La différence entre une facture de situation et une facture d’acompte

On confond souvent facture de situation et facture d’acompte. Si les deux ont bien pour but de régler une partie du montant total de la prestation, elles n’interviennent pas au même moment. 

• La facture d’acompte est émise avant le début de l’exécution d’un projet. Elle intervient après l’engagement contractuel pour matérialiser un paiement demandé avant le démarrage du projet.
• La facture de situation intervient au fur et à mesure de l’avancée du projet. Il a donc déjà démarré au moment de son émission.

⚠️ Attention : il faut aussi distinguer ces factures de la facture proforma, qui est un document purement informatif et qui n’a pas de valeur commerciale légale. La proforma est éditée avant le début de la prestation pour fournir un maximum d’informations au client.

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Pourquoi utiliser une facture de situation ?

La facture d’avancement sécurise la trésorerie

Grâce aux paiements réguliers du client, la trésorerie de l’entreprise qui fournit la prestation est sécurisée. Cela assure des entrées régulières qui permettent de financer la prestation au fur et à mesure. 

Par exemple, lorsqu’un chantier dure pendant longtemps, l’achat de matériel, le paiement des sous traitants ou les salaires des équipes demandent d’avoir du cash disponible. La facture de situation permet d’encaisser des sommes et de régler ces dépenses incompressibles sans se mettre en danger. La trésorerie reste saine et équilibrée !

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Échelonner les paiements

L’échelonnage des paiements sert les deux parties : 

• Meilleure visibilité financière pour l’entrepreneur avec un bon suivi de la facturation.
• Moins de dépenses à absorber en un coup pour le client qui n'est pas toujours en mesure de régler en une fois. 

Réduire les risques financiers

La facturation à l’avancement est pertinente pour réduire les risques financiers. Un règlement total en fin de projet est risqué pour une entreprise qui peut s’exposer à un retard de paiement ou pire, à un impayé. Un litige peut aussi venir bloquer tout paiement. Il est donc important pour le prestataire de limiter ce risque en facturant au fur et à mesure de l’avancée du projet. C’est aussi une garantie de paiement pour un sous-traitant qui intervient à un moment du chantier : il n’a pas à attendre que la totalité du chantier soit effectuée pour recevoir son paiement. 

Aussi, si des difficultés de paiement sont décelées dès la première facture de situation, l’entrepreneur est mis en alerte et peut prendre les dispositions avant que les sommes ne deviennent trop importantes.

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Améliorer le suivi et la transparence du projet

Pour un client, c’est précieux d’avoir un suivi rigoureux avec une facture qui vient détailler le niveau d’avancement des travaux ou du projet. La vision est plus claire et peut renforcer la confiance entre les parties. Cela peut aussi être l’occasion de clarifier des incompréhensions ou de rectifier certains points avant qu’il ne soit trop tard. 

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Comment utiliser une facture de situation ?

Avant d’émettre une facture de situation, il est impératif de procéder à l’évaluation de l’avancement du projet. Il y a le choix entre trois méthodes pour cette évaluation : 

• On prend un pourcentage global d’avancement.
• L’achèvement d’étapes prédéfinies dans le contrat et qui servent de repères (par exemple, dès qu’un sous-traitant a terminé sa partie).
• Le relevé des quantités réellement exécutées (par exemple, des mètres carrés réalisés dans le cadre de travaux ou un nombre d’heures travaillées ou d’équipements installés).

⚠️ Attention : il existe une différence entre « situation de travaux » et facture de situation. La situation de travaux récapitule les prestations réalisées et leur valeur. La situation de travaux n’est pas une facture mais un document servant de base au calcul pour la facture d’avancement.

Le montant facturé sur une facture d’avancement se base sur deux méthodes de calcul : soit au pourcentage, soit par lots (cette méthode est la plus courante en BTP).

Au pourcentage, c’est facile : Montant de la situation = montant total du contrat x pourcentage d’avancement.

Par lots, c’est un peu plus complexe : le projet est découpé en lots (ou marchés). Par exemple, avec des sous-traitants qui interviennent à différents stades du chantier dirigé par l’entreprise donneuse d’ordre. C’est elle qui procède à la centralisation des lots : 

• Lot 1 = gros oeuvre
• Lot 2 = électricité
• Lot 3 = Plomberie

Un pourcentage d’avancement de chaque lot est établi et le règlement se fait au cas par cas, selon les travaux déjà réalisés par les différents corps de métier (on vous présente un cas pratique plus bas pour tout comprendre). 

À chaque nouvelle étape du projet, vous émettez une nouvelle facture de situation. Chacune doit mentionner : 

• Montant total du contrat ou du devis établi.
• Pourcentage ou montant des travaux déjà réalisés.
• Montants déjà facturés.
• Montant restant à facturer.
• Montant de la situation à régler avant facture finale (appelée aussi facture de clôture).
• Mentions légales obligatoires.

💡 Conseil : il est opportun de valider avec le client l’avancée des travaux ou du projet avant de lui soumettre la facture. Cela permet d’anticiper un éventuel litige et de gagner du temps sur le processus de facturation et de paiement.

Une fois le projet achevé, vous envoyez une facture de clôture qui comprend les montants déjà réglés et le montant restant à charge du client. 

Voici un schéma récapitulatif du cycle de vie de la facture depuis la signature d’un devis à la facture finale avec 3 situations.

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• 30 % d’impayés en moins, selon une étude réalisée au 1er trimestre 2024 sur un panel de 100 utilisateurs éditant en moyenne 30 factures par mois).

Cas concrets d’utilisation d’une facture de situation

Exemple de facture de situation pour une construction d’une maison individuelle

Un constructeur signe un contrat de 200 000 € (HT) pour construire une maison individuelle, avec des travaux engagés pour plusieurs mois. Ils sont facturés selon l’avancement avec la méthode de calcul par lots (un lot par sous-traitant). Ces lots sont définis dès le début des travaux : 

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Situation 1 : les fondations sont intégralement achevées. La facture de situation ne comprend que ce lot :

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Situation 2 : le gros œuvre est réalisé à 60 %. C’est le seul lot qui a connu une évolution par rapport à la situation précédente.

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Situation 3 : le gros oeuvre est achevée et la charpente posée.

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Situation 4 : la maison hors d’eau / hors d’air et les menuiseries extérieures sont installées.

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La facture finale est enfin éditée lorsque les lots 5 et 6 (électricité et finitions) sont livrés. La valeur totale des travaux déjà facturés est déduite du montant total des travaux (200 000 - 150 000 €). 

Il reste donc 50 000 € à facturer via la facture finale.

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Exemple de facture de situation pour la conception d’un logiciel sur plusieurs mois 

Une entreprise qui développe et conçoit des logiciels informatiques conclut avec un client un contrat de 60 000 € HT pour un logiciel métier personnalisé. Le projet prend plusieurs mois.

• Étape 1 : Analyse des besoins et cahier des charges (avancement de 25 %, 15 000 € à facturer).
• Étape 2 : Développement des fonctionnalités principales (avancement de 60 %, 21 000 € à facturer). 
• Étape 3 : Tests et corrections (avancement de 85 %, 15 000 € à facturer).
• Étape 4 : mise en production et livraison du logiciel (100 % du projet réalisé, reste à payer la totalité moins les factures de situation, soit 9 000 €). 

Ce mode de facturation est particulièrement adapté aux projets informatiques, car il permet d'associer les paiements à des jalons clairement identifiés. Le client ne paie que les étapes effectivement réalisées, tandis que le prestataire sécurise ses revenus tout au long du projet. 

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Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture de situation ?

Les mentions obligatoires classiques

Comme pour toutes les factures, les factures de situation doivent comporter des mentions légales obligatoires.

L’identification du fournisseur

• Dénomination sociale ou nom de l'entreprise
• Adresse du siège social
• Numéro SIREN ou SIRET
• Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable)
• Forme juridique et montant du capital social (pour les sociétés)

L’identification du client

• Nom ou raison sociale
• Adresse de facturation
• Numéro de TVA intracommunautaire (pour les professionnels concernés)

Les informations relatives à la facture

• Numéro de facture et date d’émission
• Date de la prestation ou de la réalisation des travaux (si différente)
• Conditions et délai de paiement
• Taux des pénalités de retard
• Indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (entre professionnels)

Les informations financières

• Désignation des travaux ou prestations réalisés
• Quantités et prix unitaires le cas échéant
• Montant HT
• Taux et montant de TVA
• Montant TTC

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Les mentions obligatoires spécifiques à la facture de situation

Il faut ensuite préciser quelques éléments pour rester en conformité : 

• Numéro de situation
• Référence au devis ou au contrat (rappel du numéro de devis et de sa date de signature
• Période ou état d’avancement du projet (par exemple, « Travaux réalisés au 30 juin 2026 »)
• Détail des travaux ou lots concernés
• Montant cumulé des travaux déjà réalisés
• Déduction des situations précédentes
• Solde restant à facturer
• L’autoliquidation de TVA en sous-traitance BTP, le cas échéant

🔎  Le mécanisme d’autoliquidation de la TVA peut s’appliquer si le sous-traitant facture sans TVA. C’est alors l’entreprise donneuse d’ordre qui déclare la TVA exigible. En dehors de ce régime spécifique, l’entreprise doit appliquer le bon taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 %) en vigueur dans le bâtiment, selon la situation.

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Retenue de garantie et facture de situation : ce qu’il faut savoir

Il est aussi important de signaler les dispositions particulières à la retenue de garantie lorsqu’elle est intégrée à une facture de situation (courant lors d’une facture BTP). Elle peut s’appliquer (à définir par contrat) pour couvrir d’éventuelles malfaçons constatées après réception des travaux. Le montant pratiqué est généralement limité à 5 % du montant HT des travaux. Dans d’autres cas, une caution bancaire remplace cette retenue de garantie. 

La retenue est conservée jusqu’à la levée des réserves et prend fin au terme de la période de l’achèvement des travaux, sous réserve qu’aucune malfaçon n’a été constatée. Les sommes retenues peuvent être consignées sur un compte séquestre afin de garantir les intérêts du prestataire comme du client.

Sur une facture de situation, vous devez soustraire les 5 % de garantie (en intégrant la TVA).

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