Facture d’avoir : fonctionnement, utilité, modèle gratuit

Lorsqu’une entreprise facture un produit ou un service à son client, il arrive que la facture initiale doive être modifiée, par exemple à la suite d’une erreur ou d'un changement dans la commande. Dans ce type de situations, il est possible d’émettre une facture d’avoir. Voyons en quoi consiste ce document comptable, quel est son rôle, et comment bien l’utiliser.

Les points à retenir :

• Une facture d’avoir est une facture de régularisation qui permet de corriger le montant dû par un acheteur à un vendeur en le revoyant à la baisse.
• Il s’agit d’un document comptable obligatoire, qui doit suivre un modèle précis.
• Elle peut être émise dans différentes situations : erreur de facturation, problème de livraison, remise commerciale a posteriori…
• Elle peut entraîner un remboursement de trop-perçu, une remise sur un achat futur, ou une simple modification du montant à régler.

Les différents types de factures

La facturation joue un rôle crucial dans la gestion des transactions commerciales. Elle sert à la fois à documenter les ventes et les achats, et à garantir une transparence fiscale et comptable.

La facture d’avoir est l’une des grandes catégories de factures qui peuvent être émises dans le cadre des transactions. Pour bien comprendre en quoi elle consiste, commençons par rappeler quels sont les différents types de factures et quelles sont les spécificités de chacune :

• La facture standard documente une vente de biens ou de services en donnant le détail des prix, des quantités et des conditions de paiement.
• La facture proforma permet de fournir une estimation détaillée d'une future vente, à la manière d’un devis. Elle n’exige pas de paiement immédiat et n'a pas de valeur comptable ou fiscale.
• La facture d’acompte est émise lorsqu'un paiement partiel est demandé avant la livraison complète des biens ou services. La facture de solde permet d’obtenir le paiement final du montant restant, après livraison des biens ou services.
• La facture de régularisation est utilisée pour ajuster le montant facturé, par exemple en cas d’erreur ou de changement de prix. Elle permet de corriger une facture émise précédemment. 
• La facture d’avoir est un type spécifique de facture de régularisation qui permet de réduire le montant dû par le client. 

💡 Bon à savoir : la facture d’avoir est parfois appelée “note de crédit”, notamment en Belgique et en Suisse.

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Une facture d'avoir est un document comptable utilisé pour annuler ou corriger une facture incorrecte, ou pour rembourser totalement ou partiellement le montant d’un achat. Elle peut être émise pour diverses raisons, telles que des erreurs de facturation, des retours de marchandises, des remises accordées après facturation, des litiges commerciaux…

La facture d’avoir permet de rectifier le montant dû tout en respectant le principe d’inaltérabilité des factures. En effet, au regard de la loi, une facture ne peut pas être modifiée ou supprimée une fois qu’elle a été émise. Si le montant de la transaction est revu à la baisse, il faut donc émettre un nouveau document rectificatif : la facture d’avoir. La facture d’avoir matérialise un crédit en faveur du client, qui réduit le montant de sa dette.

🔎 En pratique ?
Imaginons que Pierre a acheté un service censé coûter 900 € à Paul. Par erreur, Paul lui facture 1000 €. Il n’a pas le droit de supprimer la facture erronée pour en créer une nouvelle, pour un montant de 900 €. Il doit au contraire émettre un avoir d’un montant de 100 € destiné à Pierre afin que celui-ci ne lui doive au final que 900 €, comme prévu. Chacun devra enregistrer deux pièces différentes dans sa comptabilité : la facture initiale (pour un montant total de 1000 €), et la facture d’avoir. 

Dans quelles situations créer une facture d’avoir ?

La création de factures d’avoirs est une obligation légale dès lors que le montant d’une facture fait l’objet d’une régularisation à la baisse. 

⚠️ L’entreprise qui ne respecte pas ses obligations et n’émet pas de facture pour documenter une transaction s’expose à une amende fiscale égale à 50 % du montant de la transaction. Elle est réduite à 5 % si l'opération a été comptabilisée. Depuis le 1er janvier 2022, le montant de cette amende est plafonné à 375 000 € par exercice ou 37 500 € lorsque l'opération a été comptabilisée. Ces amendes peuvent concerner toutes les factures obligatoires : facture standard, facture d’acompte ou de solde, facture d’avoir ou autre facture de régularisation.

L’émission d’une facture d’avoir peut être nécessaire dans différents cas de figure. Voici les principaux.

Erreur de facturation

Comme nous l’avons évoqué, une facture finalisée ne peut pas être corrigée. En cas d’erreur sur le prix facturé, il est donc nécessaire d’émettre une facture d’avoir pour réajuster le montant dû. De même, si une facture est adressée par erreur au mauvais client, un avoir pourra être lui être envoyé afin d’annuler sa dette.

Retour de marchandise ou annulation d’une prestation

Une facture d’avoir peut être émise par un fournisseur pour rembourser son client si le produit ou le service facturé n’a finalement pas été rendu. Ce cas de figure peut se présenter, par exemple, si le client renvoie une marchandise parce qu’elle est défectueuse, non conforme à la description, ou qu’elle ne répond pas à ses besoins. Il peut également se produire si la fourniture d’une prestation de services précédemment facturée est annulée.

Correction de la nature ou de la quantité des biens ou services fournis

La facture d’avoir peut également permettre de revoir à la baisse le montant dû en cas de fourniture partielle d’un bien ou d’un service. Elle peut par exemple être utile si le client a reçu moins de marchandises que prévu, ou si la nature des biens ou services fournis ne correspond pas totalement à ce qui avait été conclu.

Geste commercial

La facture d’avoir permet aussi de proposer un rabais ou une remise commerciale aux clients après l’émission de la facture initiale. Ce cas de figure peut notamment se présenter si les produits ou services fournis sont défectueux, ou que le fournisseur souhaite récompenser la fidélité de son client.

Litige commercial

Si un désaccord survient quant au montant facturé ou aux conditions de vente, la facture d’avoir peut être un moyen de résoudre le litige en annulant ou en corrigeant la transaction.

💡 Bon à savoir : comme tout justificatif comptable, les factures d’avoir doivent être conservées pendant 10 ans.

Quel est l’impact des avoirs sur le paiement ?

L’émission d’une facture d’avoir peut avoir différentes conséquences sur les modalités de paiement, selon que les montants prévus par la facture initiale ont déjà été réglés ou non.

Modification du prix à payer

Imaginons que le prix total prévu par la facture initiale n’a pas encore été réglé par le client. Après émission de l’avoir, il pourra effectuer un règlement unique du montant corrigé, correspondant au prix initial moins le montant de l’avoir.

Remboursement du trop-perçu

Si les montants prévus par la facture initiale ont déjà été réglés, alors la facture d’avoir peut entraîner un remboursement du trop-perçu par le fournisseur. Celui-ci reverse simplement le montant de l’avoir à son client.

Avoir sur un prochain achat

Une autre option est possible dans le cas où le client a déjà réglé son achat. Le fournisseur peut lui proposer un crédit qui sera déduit du prix d’un achat futur, à la manière d’un bon d’achat.

💡 Bon à savoir : la modification du prix facturé a un impact sur le montant de la TVA. Il ne faut donc pas oublier de réviser la TVA, en appliquant le taux en vigueur aux nouveaux montants facturés pour les biens ou services. 

Les mentions obligatoires sur les factures d’avoir

Quelles mentions doivent figurer sur les factures ?

La loi définit un certain nombre de mentions obligatoires qui doivent figurer sur toutes les factures, y compris les factures d’avoir, sous peine d’amende. 

Toute facture doit ainsi comporter :

• un numéro de facture unique,
• la date d’émission,
• la désignation du vendeur et de l’acheteur : raison sociale, numéro Siren, adresse, forme juridique,
• l’adresse de facturation ou l’adresse de livraison si elles diffèrent de l’adresse de l’acheteur,
• le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur (si la transaction est concernée par la TVA),
• la date de la vente ou de la réalisation de la prestation,
• la dénomination des produits ou services vendus ainsi que leur quantité,
• le prix unitaire HT des produits, 
• les éventuelles réductions acquises à la date de la vente ou de la prestation,
• les éventuelles majorations (frais de livraison…),
• le montant total HT, la répartition selon le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA due (ou, le cas échéant, la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA),
• le montant total TTC,
• la date à laquelle le règlement doit intervenir, les éventuelles conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure, le taux des pénalités exigibles en cas de retard ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement (40 €), 
• la mention du type d’opération (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte).

💡 Bon à savoir : la loi peut imposer d’autres mentions obligatoires au cas par cas. Par exemple, les entreprises qui ont l’obligation de souscrire à une assurance professionnelle doivent faire figurer les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat sur leurs factures.

Quelles sont les différences entre facture et facture d’avoir ? 

Une facture d’avoir doit reprendre les informations listées ci-dessus. Elle présente toutefois quelques différences avec une facture standard :

Tout d’abord, l’intitulé “avoir” ou “facture d’avoir” doit apparaître clairement. De plus, une référence doit être faite au numéro de la facture initiale. Certains termes peuvent également être modifiés : “montant net à payer” sera remplacé par “montant net à créditer”.

D’autre part, le motif de l’avoir ainsi que les modalités de paiement (remboursement, remise…) figurent généralement sur la facture.

Comment fonctionne la numérotation des factures d’avoir ?

La numérotation des factures, et notamment des factures d’avoir, doit respecter quelques règles. Elle doit suivre une séquence chronologique et continue (ex. : n°2025-0001, 2025-0002, 2025-0003…). L’année, voire le mois, sont souvent inclus dans les numéros de factures afin de faciliter leur gestion et leur archivage.

Deux options sont possibles pour numéroter une facture d’avoir : 

• L’intégrer à la séquence générale des factures. Ex. : ma facture initiale comporte le numéro 2024-0005, et ma facture d’avoir aura le numéro 2024-0006.
• Ouvrir une séquence spécifiquement dédiée aux factures d’avoir. Ex. : ma facture initiale comporte le numéro 2024-0005, et ma facture d’avoir aura le numéro AV-2024-0001 (si c’est le premier avoir émis cette année).

La deuxième option permet de distinguer les factures d’avoir des factures standard au premier coup d'œil, ce qui peut faciliter la gestion.

Créer une facture d’avoir : modèle et alternatives

Modèle gratuit de facture d’avoir

Pour vous aider à créer des factures d’avoir conformes aux exigences légales, nous vous proposons un modèle gratuit à télécharger. Vous pourrez ensuite le remplir en utilisant le logiciel de votre choix.

• Télécharger un modèle de facture d’avoir.

Les différentes manières d’émettre une facture d’avoir

Il existe plusieurs manières de créer une facture d’avoir : 

• Créer une facture PDF en utilisant un logiciel de traitement de texte (Word, Google Docs, LibreOffice…) ou un tableur (Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc…). Un modèle comme celui que nous vous avons proposé peut vous aider.
• Utiliser un logiciel de facturation. Cela permet de gagner du temps et de faciliter la gestion des factures, tout en s’assurant qu’elles répondent à certains standards.
• Utiliser une plateforme de dématérialisation afin d’émettre une facture au format électronique, en conformité avec la réforme de la facturation électronique qui entrera en vigueur en 2026. Le format électronique permet à la facturation de gagner en efficacité et en sécurité.

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