Facturation infirmière libérale : comment gérer les soins NGAP, achats fournisseurs, collaborations et rétrocessions ?

La facturation d’une infirmière libérale ne se limite pas à la cotation NGAP et à la télétransmission des soins à l’Assurance Maladie. Factures fournisseurs, rétrocessions d’honoraires, redevances de collaboration, dépenses du cabinet : les IDEL doivent gérer plusieurs circuits financiers. Cette organisation se complexifie lorsque plusieurs infirmiers partagent un cabinet, et avec l’arrivée de la facturation électronique. Comment organiser la facturation, suivre les règlements et préparer sa comptabilité sans multiplier les tâches administratives ?

‍

Comment facturer les actes de soins en tant qu’infirmière libérale ?

La facturation des soins conventionnés repose sur deux étapes : coter les actes selon la nomenclature générale des actes professionnels (NGAP), puis transmettre les feuilles de soins à l’Assurance Maladie pour obtenir leur paiement. 

‍

Cotation NGAP : comment calculer le montant des soins ?

La nomenclature générale des actes professionnels (NGAP) fixe les règles de tarification des actes remboursables par l’Assurance Maladie. Chaque acte est associé à une lettre-clé et à un coefficient (exemple : AMI 1,5 pour une prise de sang).

‍

Pour déterminer le montant facturable, l’infirmier doit prendre en compte :

• la nature de l’acte : injection, pansement, surveillance, perfusion, etc. ;
• la cotation applicable : lettre-clé et coefficient prévus par la NGAP ;
• les éventuelles majorations : nuit, dimanche et jours fériés, mais aussi acte unique (MAU), coordination infirmière (MCI) ou soins d'un enfant de moins de 7 ans (MIE) ;
• les indemnités de déplacement : IFD ou IFI (2,75 €) et indemnités kilométriques (0,35 €/km en plaine), selon les soins réalisés et les conditions de facturation applicables ;
• les règles de cumul : lorsque plusieurs actes sont réalisés au cours d'une même séance, le deuxième est en principe facturé à 50 % de sa valeur et les suivants ne sont pas facturés, sauf exceptions prévues par la NGAP.

‍

Les principales lettres-clés rencontrées par les infirmiers en libéral sont les suivantes :

‍

💡 Les tarifs conventionnels applicables sont disponibles sur le site ameli.fr. L'AMI passe de 3,15 € à 3,35 € en novembre 2026 (avenant 11), première étape d'une revalorisation qui se poursuit fin 2027.

‍

Une cotation inadaptée peut entraîner un rejet de facturation ou une demande de remboursement d’indu. Avant de facturer, vérifiez donc la prescription, les conditions de prise en charge et la version en vigueur de la NGAP.

‍

Télétransmission : comment obtenir le paiement des soins ?

Une fois les actes cotés, l’IDEL établit une feuille de soins électronique (FSE) dans son logiciel de facturation infirmier, puis la transmet à l’Assurance Maladie via le système SESAM-Vitale.

‍

En pratique, le processus suit plusieurs étapes :

1. Identifier le patient et vérifier ses droits à partir de sa carte Vitale ou de l’application carte Vitale, avec l'aide du service ADRi (acquisition des droits intégrée) si nécessaire.
2. Enregistrer les actes réalisés dans le logiciel métier, avec les cotations et majorations applicables.
3. Sécuriser la facturation avec la carte de professionnel de santé (CPS) et la carte Vitale du patient, ou utiliser le mode dégradé si celle-ci n'est pas disponible.
4. Télétransmettre la FSE à la caisse d’Assurance Maladie et, lorsque cela est nécessaire, envoyer les pièces justificatives numérisées via SCOR.
5. Suivre les retours de traitement pour identifier les paiements, les rejets et les éventuelles corrections nécessaires.

‍

Les retours NOEMIE permettent de consulter les paiements et les rejets transmis par l’Assurance Maladie. Ils servent notamment à identifier les actes non réglés, corriger les erreurs et rapprocher les virements CPAM de l’activité facturée.

Le règlement dépend des droits du patient et de l'application du tiers payant. Sans tiers payant, le patient règle les soins avant de demander leur remboursement. Avec le tiers payant, l'Assurance Maladie verse directement sa part à l'IDEL. Si le tiers payant s'applique également à la complémentaire santé, celle-ci règle la part correspondante, selon les garanties et les modalités prévues.

💡 À retenir : une FSE transmise n’est pas nécessairement une FSE payée. Un contrôle régulier des retours NOEMIE et des paiements évite l’accumulation de factures rejetées ou en attente.‍

Quelles autres factures un cabinet infirmier libéral doit-il gérer ?

Au-delà des soins conventionnés, les cabinets infirmiers libéraux doivent également suivre leurs achats, justifier leurs dépenses et enregistrer certaines opérations entre professionnels. 

‍

La gestion des factures fournisseurs et des dépenses professionnelles

Une infirmière libérale et son cabinet reçoivent chaque mois de nombreuses factures liées à leur activité, par exemple :

• matériel médical et consommables : équipements, protections, fournitures, dispositifs nécessaires aux soins ;
• logiciels et abonnements : logiciel métier, téléphonie, internet, services numériques ;
• frais de déplacement : carburant, entretien du véhicule, réparations, stationnement ;
• frais du cabinet : loyer, électricité, ménage, fournitures administratives, assurances ;
• prestations externes : expert-comptable, maintenance, services administratifs ou juridiques.

‍

Pour les infirmiers au régime de la déclaration contrôlée, les charges professionnelles engagées dans l'intérêt de l'activité et justifiées sont en principe déductibles du bénéfice imposable. En micro-BNC, les charges réelles ne sont pas déductibles : un abattement forfaitaire de 34 % s'applique aux recettes.

Quoi qu’il en soit, une gestion des achats rigoureuse et structurée facilite les travaux de clôture comptable, les déclarations fiscales, mais aussi le pilotage de la trésorerie. 

💡 Un outil capable d’automatiser la collecte des documents, le suivi des règlements et la conservation des justificatifs simplifie le quotidien des professionnels de santé. Découvrez comment Alexandre Bruyant, kiné en libéral, suit ses achats et charges avec Kolecto.

‍

Les autres opérations à facturer ou à justifier

En parallèle de la télétransmission des soins, les IDEL doivent suivre d’autres opérations : rétrocessions d’honoraires, redevances de collaboration et prestations facturées hors du circuit conventionnel.

‍

Les rétrocessions d’honoraires en cas de remplacement

Imaginons que Thomas, infirmier, remplace sa consœur Léa pendant ses congés. Lorsqu’il soigne ses patients, il s’identifie avec sa propre carte CPS, mais facture sous le numéro Assurance Maladie de Léa. Elle encaisse donc les honoraires, puis reverse à Thomas la part prévue dans leur contrat : c’est la rétrocession d’honoraires.

À la fin du remplacement, Thomas émet une facture de rétrocession récapitulant les actes et le montant dû. Elle porte la mention « Exonération de TVA, article 261, 4-1° du CGI », car elle rémunère des soins. 

‍

Les redevances de collaboration

La collaboration libérale (article 18 de la loi n° 2005-882 du 2 août 2005) fonctionne différemment. Ici, Thomas exerce en tant qu’indépendant : il facture ses soins sous son propre numéro et encaisse directement ses honoraires. Il verse ensuite une redevance de collaboration à la titulaire, Léa, en contrepartie des locaux, du matériel et de la patientèle mis à sa disposition.

Cette redevance est une prestation de services soumise à TVA. Léa émet donc chaque mois une facture de prestation de services à destination de Thomas.

Léa bénéficie de la franchise en base de TVA tant que ses recettes taxables ne dépassent pas les seuils réglementaires (37 500 € HT par an, ou 41 250 € en seuil majoré). Dans ce cas, elle facture sans TVA, avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

‍

La facturation des prestations hors du circuit conventionnel

Un infirmier libéral peut également réaliser des actes ou prestations qui ne donnent pas lieu à une feuille de soins remboursable par l’Assurance Maladie. Ces prestations sont facturées directement au patient ou à une structure.

‍

Il peut s’agir, par exemple :

• de soins réalisés dans un Ehpad et directement rémunérés par l’établissement, selon son mode de financement ;
• d’épilations au laser ou à la lumière pulsée à visée non thérapeutique, seuls actes esthétiques ouverts aux infirmiers, à titre accessoire (voir position de l’Ordre) ;
• d’une mise à disposition rémunérée de locaux ou de matériel ;
• de missions d’expertise ou de conseil facturées à une entreprise, réalisées dans le respect des règles déontologiques et professionnelles applicables.

‍

Le régime de facturation et de TVA dépend de la nature de la prestation. Un soin à finalité thérapeutique relevant des compétences infirmières est exonéré de TVA, même s'il n'est pas remboursé par l'Assurance Maladie.

💡 Découvrez notre guide « Comment faire des factures ? » pour tout savoir des mentions obligatoires et des méthodes de facturation possibles.

‍

Réforme de la facturation électronique : quel impact pour les infirmières en libéral ?

Comme les autres professionnels, les infirmiers doivent se mettre en conformité suite à la réforme de la facturation électronique. Depuis le 1er septembre 2026, tous les IDEL doivent être capables de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée, même lorsqu’ils réalisent exclusivement des soins exonérés.

‍

Deux nouvelles obligations entreront en vigueur à compter du 1er septembre 2027 pour certaines opérations : 

• l’e-invoicing (émission de factures électroniques), qui concerne notamment les redevances de collaboration et autres opérations taxables destinées à un professionnel établi en France ; 
• l’e-reporting (transmission de données à l’administration) pour les prestations taxables auprès des particuliers ou d’entreprises étrangères.

‍

En revanche, les actes de soins infirmiers exonérés de TVA restent hors des nouvelles obligations.

💡 Pour tout savoir sur cette réforme et son impact au cabinet, consultez notre guide « Facturation électronique infirmière libérale ».

‍

Cabinet infirmier partagé : comment gérer les factures de plusieurs professionnels ?

Dans un cabinet partagé, la gestion des factures se complexifie : plusieurs IDEL peuvent exercer dans les mêmes locaux, sans relever de la même entreprise.

Le fonctionnement dépend du mode d’organisation retenu :

• Partage de locaux entre indépendants : chaque IDEL conserve son activité et sa comptabilité, avec éventuellement des dépenses réparties entre professionnels.
• Collaboration libérale : le collaborateur exerce sous sa propre responsabilité et verse une redevance au titulaire.
• Société civile de moyens (SCM) : une structure distincte mutualise certaines dépenses nécessaires à l’exercice des associés, sans réaliser elle-même les soins.
• SEL (société d’exercice libéral) : les infirmiers exercent leur activité au sein d’une société, par exemple une SELARL ou une SELAS. Les honoraires sont perçus par la société, qui prend également en charge ses propres dépenses professionnelles.

🔎 Exemple : trois infirmières partagent un cabinet au sein d’une SCM. Chacune règle ses propres consommables et son logiciel de télétransmission. La SCM prend en charge le loyer, l’électricité et les frais de secrétariat.

‍

Chaque facture doit être établie au nom du bon destinataire : l’infirmier concerné, la SCM ou la SEL. Les comptes bancaires, les justificatifs et les dépenses doivent également être bien distincts.

Un outil capable de gérer plusieurs entités depuis un même espace permet d’organiser ces flux sans les mélanger. Il facilite le suivi des opérations individuelles et communes, tout en conservant des comptabilités distinctes.

‍

Logiciel métier, solution de facturation, plateforme agréée : comment simplifier sa facturation IDEL ?

La facturation infirmière repose sur différents circuits et différents outils. L’enjeu consiste à définir une organisation cohérente pour une gestion administrative simple, efficace et fiable au quotidien.

‍

Logiciel infirmier ou facturière : quelle solution pour les soins NGAP ?

Pour facturer les actes conventionnés, les IDEL doivent disposer d’un équipement compatible avec les exigences de l’Assurance Maladie, notamment pour la télétransmission SESAM-Vitale.

‍

Deux organisations sont courantes :

• Le logiciel infirmier permet de gérer directement les cotations, les FSE et les retours de paiement. Selon les fonctionnalités proposées, il peut également intégrer le planning des soins, les dossiers patients ou la gestion des tournées.
• La facturière, ou service de facturation externalisé, prend en charge tout ou partie du travail administratif lié aux soins : préparation des factures, télétransmission selon l’organisation retenue, suivi des règlements et traitement des rejets. 

Cette deuxième solution peut soulager un cabinet très sollicité. Elle représente toutefois un coût supplémentaire (souvent 3 à 5 % du chiffre d’affaires) et suppose une organisation rigoureuse des échanges de données. En pratique, les IDEL qui débutent gèrent souvent seuls leur facturation avec leur logiciel.

‍

Quel logiciel utiliser pour les factures hors soins NGAP et les dépenses du cabinet ?

Le logiciel métier répond aux besoins de facturation des soins NGAP, mais ne couvre pas nécessairement l’ensemble de la gestion financière d’une activité libérale. 

Depuis septembre 2026, tous les IDEL doivent passer par une plateforme agréée pour recevoir leurs factures électroniques. Autant profiter de cette obligation pour choisir une solution qui centralise également le suivi de facturation, les règlements et les justificatifs comptables.

‍

L’idéal est de disposer d’un outil permettant de :

• centraliser les factures fournisseurs quel que soit leur format ;
• créer et suivre les factures de prestations annexes ;
• synchroniser les comptes bancaires, pour suivre les dépenses et rapprocher les règlements des justificatifs ;
• préparer la comptabilité, avec un classement fiable des documents et un accès pour l’expert-comptable ;
• gérer plusieurs entités, le cas échéant.

‍

💡 C’est l’approche proposée par Kolecto pour les professionnels de santé. La solution associe gestion des achats, facturation, suivi de trésorerie et facturation électronique via une plateforme agréée adaptée aux professions libérales. Elle permet ainsi de conserver son logiciel infirmier pour les soins, tout en centralisant les autres flux financiers du cabinet.

‍

Pour simplifier votre facturation infirmière libérale, privilégiez des outils qui s’adaptent à votre quotidien : tournées à domicile, déplacements fréquents et temps limité pour l’administratif. Accès mobile, interface simple et vision centralisée permettent de garder la main sur la gestion du cabinet, sans y consacrer vos soirées.