Comment faire des factures ? Méthodes, outils et nouvelle obligation de facturation électronique

Faire des factures est une obligation légale qui concerne la majorité des entreprises françaises. Que vous soyez auto-entrepreneur, dirigeant de TPE ou de PME, vous devez savoir comment établir une facture conforme, quels éléments y faire figurer, quel logiciel utiliser et comment vous préparer à la réforme de la facturation électronique.

Entre les mentions obligatoires, la date d'émission, le numéro de facture, les prestations facturées, le montant de la TVA et les nouvelles contraintes réglementaires, les éléments à maîtriser sont nombreux. Ce guide pratique vous explique tout : types de factures, méthodes disponibles, mentions obligatoires, outils et logiciels, processus de création d'une facture électronique.

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Qu’est-ce qu’une facture et à quoi sert-elle ?

Une facture est un document commercial et comptable émis par un vendeur ou un prestataire à destination de son client. Elle formalise une vente de bien ou une prestation de service et indique le montant dû, la date de la transaction et les conditions de paiement.

💡 Dans certains cas, la facture n’est pas établie par le vendeur ou prestataire mais par son représentant fiscal ou par un tiers auquel l’entreprise confie un mandat de facturation.

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Les fonctions d'une facture

Une facture remplit plusieurs rôles essentiels :

• juridique : elle constitue une preuve du contrat entre le vendeur et l'acheteur ;
• comptable : elle est enregistrée dans la comptabilité des deux parties ;
• fiscale : elle permet de justifier la TVA déductible ou collectée ;
• commercial : elle déclenche le délai de paiement et sert de base en cas de litige.

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Les différents types de factures

La facture se décline en plusieurs types de documents, selon la situation :

• la facture classique (ou facture de vente) : le document de base émis après la réalisation d'une prestation ou d'une livraison ;
• la facture d'acompte : émise lors du versement partiel d'un paiement avant la fin de la prestation ;
• la facture d’avoir : document correctif émis en cas d'erreur, de retour de marchandise ou de remise accordée après facturation ;
• la facture proforma : document indicatif non définitif, souvent utilisé à des fins douanières ou pour validation préalable par l’entreprise cliente ;
• la pré-facture : projet de facture soumis à validation avant envoi officiel ;
• la facture acquittée : facture sur laquelle l’entreprise a apposé la mention “acquittée” après paiement. 

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Que contient une facture ? Exemple concret

Voici un modèle de facture de vente :

Les éléments figurant sur cette facture incluent :

• le numéro de facture,
• la date d’émission et la date d’échéance ;
• le nom et l’adresse de l’entreprise prestataire ;
• le nom et l’adresse du client ;
• le libellé des prestations ou services ;
• la quantité et l’unité correspondante ;
• le prix unitaire HT (hors taxes) ;
• le taux et le montant des remises appliquées ; 
• le taux de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ;
• le total TTC (toutes taxes comprises) pour chaque prestation ou produit ;
• la nature de l’opération ; 
• le montant total de la TVA ; 
• le montant total HT ;
• le montant total TTC ; 
• les coordonnées bancaires du prestataire ;
• des informations sur les pénalités de retard ; 
• la forme juridique, le montant du capital social, le numéro SIREN et le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise prestataire.

Chaque service ou prestation facturé fait l'objet d'une ligne séparée. Le total HT, le montant de TVA et le total TTC apparaissent en bas de facture. 

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Comment faire des factures ? Les 3 méthodes possibles

Une facture peut être émise sous la forme d’un document papier, d’un document numérique (PDF, image…) ou dans un format électronique structuré. Dans les deux derniers cas, on parle de dématérialisation des factures.

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1. Établir une facture papier à la main

La méthode la plus ancienne consiste à rédiger une facture à la main sur papier libre ou sur une page d’un carnet à souches. 

Cette méthode reste légale dans de nombreux cas, mais présente des inconvénients majeurs :

• risque d'erreur élevé (montant, quantité…) ;
• numéro de facture à générer manuellement ;
• traitement chronophage pour chaque vente ou prestation ;
• envoi au client et archivage coûteux pour l’entreprise.

De plus, elle n’est pas conforme avec l’obligation de facturation électronique qui entre progressivement en vigueur à partir de septembre 2026 pour les opérations B2B en France.

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2. Créer un fichier numérique type PDF

La deuxième option consiste à utiliser un logiciel bureautique classique ou un logiciel de facturation basique pour établir une facture numérique : PDF, image ou document texte. Le détail de chaque service ou prestation, le prix unitaire, la quantité et le montant de TVA sont saisis un à un.

Le rendu est alors plus professionnel et la facture peut être envoyée au client par email. Cependant, il ne s’agit pas d’une facture électronique. En effet, à la différence d’une facture électronique, une facture PDF est considérée comme une facture papier numérisée.

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3. Émettre une facture électronique

La facture électronique n’est pas un document visuel, mais plutôt un fichier de données structurées exploitable automatiquement par les machines.

Pour être conforme aux nouvelles normes établies par la réforme de la facturation électronique, elle doit : 

• être créée dans un format conforme : Factur-X, CII ou UBL ;
• être émise et transmise depuis une plateforme agréée.

Cette méthode permet d’automatiser une partie du processus de facturation, d’accroître la traçabilité des échanges, de sécuriser les factures et d’accélérer les délais de paiement client.

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Quand faut-il faire une facture ? Les obligations à connaître

Les obligations diffèrent selon le type de client. Elles sont sur le point d’évoluer avec l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, prévue pour septembre 2026.

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En B2B : la facture est obligatoire

Entre professionnels (auto-entreprise ou société), la facture est obligatoire pour toute vente de biens ou prestation de services, quel que soit le montant. Elle doit être délivrée à la date de livraison ou à la date de réalisation des prestations.

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En B2C : des cas spécifiques

Pour les ventes ou prestations destinées à des particuliers (B2C), la facture est obligatoire dans les cas suivants :

• à la demande du client, quel que soit le montant ; 
• pour les ventes à distance (e-commerce) ; 
• pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA ;
• pour toutes les prestations de services dont le montant excède 25 € TTC ; 
• pour certains travaux immobiliers. 

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Ce qui change avec la réforme de la facturation électronique

La réforme de la facturation électronique impose de nouvelles obligations en matière de facturation : le e-invoicing et le e-reporting.

• Le e-invoicing concerne les ventes et prestations B2B domestiques entre assujettis à la TVA. Le format électronique va progressivement se généraliser pour ces opérations, selon un calendrier de facturation électronique en deux temps.
• En parallèle, l’e-reporting va s’imposer pour les transactions B2C et les échanges internationaux. Il s’agit d’une nouvelle procédure de transmission de données de transaction et, dans certains cas, de paiement, à l'administration fiscale.

En d’autres termes : à partir de septembre 2026 ou 2027 (selon leur taille), les entreprises françaises n'auront plus le choix de la méthode pour leurs factures B2B domestiques. Elles resteront en revanche libres de faire leurs factures B2C ou internationales comme elles le souhaitent.

📌  Pour rappel, la facturation électronique via Chorus Pro est obligatoire depuis 2020 pour les opérations B2G (vers les administrations publiques).

Quelles sont les règles à respecter pour établir une facture ?

Les mentions légales

Toute facture doit comporter un ensemble de mentions obligatoires définies par la loi. Voici les principaux éléments à intégrer :

• Numéro de facture : unique et chronologique (ex. : FA-2026-001).
• Date d'émission et date de livraison ou de réalisation de la prestation.
• Identité de l'entreprise vendeuse ou prestataire : raison sociale, adresse, SIREN/SIRET, forme juridique de l’entreprise, numéro de TVA intracommunautaire.
• Identité du client : raison sociale, adresse.
• Détail de chaque prestation ou service : libellé, quantité, prix unitaire HT, montant HT par ligne.
• Taux de TVA applicable et montant de la TVA (ou mentions relatives aux exonérations). 
• Montant total HT et montant total TTC.
• Conditions de paiement : date d'échéance, conditions d'escompte, pénalités de retard.

À cette liste peuvent s’ajouter des obligations spécifiques liées à la nature de l’activité, à la forme juridique de l’entreprise ou encore à des régimes ou modes de facturation particuliers (autoliquidation, autofacturation…).

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De nouvelles mentions obligatoires dès 2026-2027

Avec la réforme de la facturation électronique, les entreprises devront inclure quatre mentions supplémentaires sur leurs factures : 

• numéro SIREN du client (pour les entreprises); 
• adresse de livraison (si différente) ;
• nature des opérations (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte) ;
• option pour le paiement de la TVA sur les débits, le cas échéant.

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Intégrité, authenticité, lisibilité

Toute facture doit satisfaire trois critères :

• authenticité : l'identité du prestataire doit être certifiée ;
• intégrité : le montant et le contenu ne doivent pas avoir été modifiés après émission ;
• lisibilité : le document doit rester consultable dans le temps.

Ces critères sont garantis par les logiciels de facturation certifiés et par les plateformes agréées.
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Conservation des factures

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. Cette exigence garantit la traçabilité des opérations dans la comptabilité, et permet de justifier chaque paiement, chaque vente et chaque prestation en cas de contrôle.

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Des sanctions en cas de manquement

Le défaut de facturation ou les mentions manquantes exposent à des amendes :

• jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale en cas de manquement grave (majorés si récidive) ;
• jusqu’à 15 € par omission ou erreur, plafonnés à 25 % du montant de la facture ;
• jusqu’à 50 % du montant de la facture en cas d’inadéquation avec les biens ou la prestation effectivement fournis ;
• jusqu’à 50 % des sommes versées en cas de dissimulation ou falsification de l’identité du fournisseur ou du client.

Des sanctions spécifiques s’appliquent également en cas de non-respect des obligations liées à la facturation électronique.
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Quels outils utiliser pour faire des factures ?

Choisir un outil adapté à ses obligations

Des plus artisanaux aux plus technologiques, différents outils permettent de faire des factures. Cependant, tous ne permettent pas d'être conforme avec l’ensemble des obligations en matière de facturation. 

Selon le type de facture que vous émettez, vous devez adopter des outils appropriées : 

• Facture B2B domestique : facturation électronique via une plateforme agréée obligatoire dès septembre 2026 ou 2027 (selon la taille de l’entreprise).
• Facture B2C ou B2B internationale : méthode de facturation libre mais obligation de e-reporting via une plateforme agréée dès septembre 2026 ou 2027 (selon la taille de l’entreprise).
• Opération exonérée de TVA : méthode libre.

Pour rappel, la plateforme agréée sera également indispensable dès septembre 2026 pour recevoir des factures de ses grands fournisseurs. Centraliser au maximum la facturation sur cette solution peut donc vous permettre d’éviter la dispersion et d’optimiser la gestion.
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Le facturier (carnet à souches)

Disponible en papeterie, le facturier permet d'établir des factures manuellement en plusieurs exemplaires. C’est une solution de base pour un auto-entrepreneur ou une micro-entreprise avec peu de clients et un faible volume de facturation. Aucun logiciel n’est nécessaire, mais aucune automatisation n’est possible non plus.

→ Les limites : aucune automatisation, pas de numérotation automatique, incompatible avec la facturation électronique.
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Le modèle gratuit Word ou Excel

Utiliser un modèle de facture avec des logiciels bureautiques comme Excel ou Word permet de faire des factures gratuitement et simplement. Il suffit de renseigner les éléments requis à chaque ligne : numéro, date, libellé de la prestation, quantité, prix unitaire, montant de TVA, total. C’est une solution envisageable pour un auto-entrepreneur avec un volume de facturation limité et des besoins basiques en matière de comptabilité. 

→ Avantages : document numérique facile à copier, envoyer et archiver. 

Limites : toujours pas de facturation électronique possible, risque d’erreurs important, rendu potentiellement moins professionnel, pas de suivi des paiements.
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Le logiciel de facturation

Un logiciel de facturation automatise la création, la numérotation et l'envoi des factures. Il peut gérer des fonctionnalités comme les relances, les avoirs, les acomptes et s'interfacer avec la comptabilité. Certains logiciels sont gratuits dans leurs versions de base. Attention cependant : les versions gratuites sont souvent limitées en volume ou en fonctionnalités.

→ Avantages : gain de temps considérable, réduction des erreurs, suivi des encaissements. Limites : tous les logiciels de facturation ne sont pas compatibles avec la facturation électronique, une plateforme agréée reste indispensable. 
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La plateforme agréée

Pour émettre et recevoir des factures électroniques, les entreprises doivent utiliser une plateforme agréée (ex-PDP). C'est le seul outil compatible avec le e-invoicing et le e-reporting ainsi qu’avec le PPF (portail public de facturation).

Il est possible de connecter une interface annexe, appelée “solution compatible”, à sa plateforme agréée pour bénéficier de fonctionnalités et d’intégrations sur mesure.

💡 Kolecto propose un logiciel de facturation flexible avec une plateforme agréée et une solution compatible. Il permet de gérer tous les types de factures depuis une seule interface, avec un suivi des paiements clients et des outils de gestion des achats et des ventes.

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Comment faire des factures électroniques conformes ?

La seule méthode pour faire une facture électronique conforme consiste à passer par une plateforme agréée. Cette solution se charge : 

• d’automatiser une partie de la saisie grâce à des éléments pré-enregistrés ;
• de générer la facture dans l’un des formats de facturation électronique acceptés ;
• de contrôler les informations présentes sur la facture ;
• de la transmettre au client en utilisant l’annuaire du PPF ;
• de la conserver via un archivage électronique ;
• de permettre un suivi du cycle de vie de la facture, pour chaque entreprise et pour l’administration.

En pratique avec Kolecto

1. Renseignez les données du client et le détail des services, prestations ou produits (libellé, quantité, prix unitaire, date).
2. Le logiciel génère automatiquement la facture dans un format électronique.
3. La facture est transmise au client via la plateforme agréée de Kolecto.
4. Vous suivez le cycle de vie de la facture et l'état du paiement depuis votre tableau de bord.
5. Votre expert-comptable accède directement aux éléments liés à la facturation qui le concernent.

Savoir établir des factures est aujourd’hui indispensable pour toute entreprise, à la fois pour respecter les obligations légales et assurer une gestion rigoureuse de son activité. Si des modèles simples ou des tableurs peuvent suffire au départ, le recours à une plateforme agréée permet d’anticiper la généralisation de la facturation électronique et de sécuriser les échanges. La facture s’inscrit ainsi dans les processus de gestion de l’entreprise, en alimentant les outils de comptabilité et de pilotage.