Modèle facture : simplifiez-vous la facturation !

Sociétés, auto-entrepreneurs : quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, toutes les entreprises sont concernées par la facturation. Elles sont notamment amenées à émettre des factures lorsqu'elles vendent un produit ou une prestation à un client. Pour cela, il est nécessaire de respecter quelques grandes règles et de s’équiper d’outils adaptés. C’est pourquoi Kolecto vous propose, dans cet article, différents modèles de factures à télécharger gratuitement et à personnaliser. Pour vous permettre de les utiliser au mieux, revenons aussi sur les grands principes de la facturation à connaître !

Établir des factures : pourquoi est-ce important ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document commercial et comptable qui atteste d’une vente et donne ses détails : nature des produits ou services vendus, prix unitaire, taux de TVA applicable, montant total à régler, etc. Elle est établie par le vendeur, qui en conserve un exemplaire et transmet une copie à son client.

💡 Bon à savoir : on appelle souvent “note” la facture destinée à un client particulier. Une facture émise par un professionnel exerçant une profession libérale est généralement appelée “note d’honoraires”. 

À quoi sert une facture ?

Une facture remplit une quadruple fonction : 

1. Juridique : elle prouve que le produit ou la prestation ont été vendus et que le vendeur est en droit de réclamer le montant correspondant.
2. Commerciale : elle détaille les conditions de vente (prix…) sur lesquelles l’entreprise et le client se sont mis d'accord.
3. Comptable : elle sert de justificatif et permet la tenue de la comptabilité.
4. Fiscale : elle rend possible la collecte et la déduction de la TVA et le contrôle de l’impôt.

Les factures sont-elles une obligation légale ?

L’établissement d’une facture est obligatoire pour toutes les transactions entre professionnels. Le vendeur comme le client doivent conserver ce justificatif comptable pendant 10 ans.

Pour les ventes à des clients particuliers, l’établissement d’une facture est obligatoire uniquement dans les cas suivants : 

• lorsque le client le demande,
• pour les ventes à distance,
• en cas de livraison intracommunautaire exonérée de TVA,
• dans le cadre des prestations de services aux particuliers, si le prix est supérieur à 25 euros TTC,
• pour certains travaux immobiliers.

💡 Bon à savoir : établir un devis, un bon de commande ou une facture pro forma avant la facture définitive n’est pas une obligation.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Pour être conforme à la loi, une facture doit comporter différentes informations. Que vous partiez d’un modèle de facture clé en main ou un document vierge, il est important de vérifier qu’aucune mention obligatoire ne manque, sous peine de pénalités.

Mentions obligatoires sur les factures : cas général

Toute facture doit comporter les informations suivantes : 

• numéro de la facture (le numéro doit être unique et basé sur une séquence chronologique continue établie par le vendeur, par exemple : n°2024-01, 2024-02, 2024-03…),
• numéro du bon de commande correspondant, s’il existe,
• date de la vente et date d’émission de la facture (si différente),
• désignation et identification du vendeur et de l’acheteur (pour les professionnels, cela inclut la dénomination, la forme juridique, le numéro d’immatriculation, l’adresse du siège social, le numéro RCS pour les commerçants ou RM pour les artisans),
• dénomination des produits ou services,
• quantité vendue et prix unitaire hors taxe,
• éventuelles majorations (ex. : frais de transport),
• éventuelles réductions, 
• montant total HT et TTC,
• date de règlement attendu, conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, pénalités en cas de retard et montant de l'indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (fixé à 40 €).

💡 Bon à savoir : le décret n° 2022-1299 en date du 7 octobre 2022 prévoit de nouvelles mentions obligatoires à faire figurer sur les factures à partir du 1er juillet 2024. Cela inclut le numéro Siren/Siret, l’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation, le type d’opération (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte), ainsi que l’option de paiement de la TVA d’après les débits, le cas échéant.

Mentions obligatoires sur les factures : TVA

Parmi les mentions obligatoires à ne pas oublier sur une facture figurent celles relatives à la TVA. Celles-ci sont parfois un véritable casse-tête pour les entrepreneurs, car elles dépendent du régime de TVA applicable à l’entreprise et à la transaction. Pour vous aider à y voir plus clair, faisons le point sur différents cas de figure.

💡 Bon à savoir : pour connaître votre régime de TVA, rendez-vous sur economie.gouv.fr.

Cas n°1 : entreprise au régime réel de TVA qui facture un client français (professionnel ou particulier) 

La transaction est concernée par la TVA. La facture doit mentionner : 

• le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur (sauf si le montant de la transaction est inférieur ou égal à 150 € HT) ;
• le taux de TVA applicable aux différents produits ou services vendus ;
• le montant de la TVA et le prix TTC à régler (prix TTC = prix HT + TVA).

Cas n°2 : entreprise au régime de la franchise en base de TVA qui facture un client français (professionnel ou particulier)

L’entreprise qui bénéficie de la franchise en base de TVA est dispensée de facturer la TVA car son chiffre d’affaires est inférieur au seuil fixé par la loi. Ses factures doivent comporter : 

• un montant total correspondant au montant HT ;
• la mention “TVA non applicable, art. 293B du CGI”.

Cas n°3 : entreprise française qui facture un client en dehors de l’Union européenne

La TVA ne s’applique pas aux ventes réalisées vers un pays hors Union européenne. Les factures émises doivent comporter les mentions suivantes : 

• le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur ;
• la mention “Exonération de la TVA - Article 262 1° du CGI” pour une vente de biens, ou “Exonération de la TVA - Article 259 1° du CGI” pour une prestation de service.

Cas n°3 : entreprise française qui facture un client dans l’Union européenne

On parle alors de livraison intracommunautaire (client professionnel) ou de vente à distance (client particulier). La réglementation en matière de TVA applicable aux échanges européens étant complexe, nous vous invitons à consulter le site entreprendre.service-public.fr pour avoir un aperçu exhaustif de vos obligations.

Mentions obligatoires sur les factures : cas particuliers

Des mentions complémentaires peuvent être obligatoires dans certains cas. Voici quelques exemples (liste non exhaustive) : 

• pour certains biens vendus en magasin (ex. : appareils informatiques ou électroménagers), il est obligatoire de mentionner la garantie légale de conformité d'une durée minimale de 2 ans :
• si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée, il doit indiquer “Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté” ;
• en cas d’autoliquidation de la TVA  (ex. : sous-traitance dans le secteur du BTP), la facture doit porter la mention “Autoliquidation” et indiquer clairement un prix HT ;
• lorsqu’une assurance est obligatoire pour exercer son activité, celle-ci doit être mentionnée sur les devis et factures, avec les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat. 

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Modèles gratuits de factures à personnaliser et à télécharger

Pour éditer une facture, il est possible d’utiliser des logiciels comme Word ou Excel, puis d’exporter le fichier en PDF pour pouvoir l’envoyer par mail ou l’imprimer. Cela va changer à partir de septembre 2026 avec la réforme de la facturation électronique, mais nous y reviendrons plus bas dans cet article. D’ici-là, vous pouvez utiliser nos différents modèles de factures gratuits, adaptés à chaque situation :

Modèle de facture avec TVA

Vous êtes redevable de la TVA (assujetti au régime réel de TVA) et devez facturer un client basé en France ? Téléchargez l’un de ces modèles gratuits à personnaliser : 

• Modèle de facture avec TVA destinée aux clients professionnels.
• Modèle de note destinée aux clients particuliers.

🤓 Astuce : attention à vérifier que le taux de TVA mentionné sur la facture est bien celui qui s’applique au type de produits ou de services que vous fournissez.

Modèle de facture avec franchise de TVA

Les entreprises qui respectent les seuils de chiffre d’affaires fixé par la loi peuvent bénéficier du régime de la franchise en base de TVA, et donc être exonérées de facturer la TVA. C’est notamment le cas de nombreux auto-entrepreneurs. Voici un modèle de facture vierge adapté à leur situation : 

• Modèle de facture avec exonération de TVA pour auto-entrepreneur (vente aux entreprises).
• Modèle de facture avec exonération de TVA pour auto-entrepreneur (vente aux particuliers).

Modèle de facture d’acompte

Une facture d’acompte est une facture émise pour demander un paiement partiel avant la livraison finale des biens ou de la prestation de service. Elle engage le vendeur et le client : une fois l’acompte versé, aucune des deux parties ne peut annuler la commande. Téléchargez notre modèle de facture d’acompte gratuitement : 

• Modèle de facture d’acompte destinée à un client professionnel.
• Modèle de facture d’acompte destinée à un client particulier.

Modèle de facture d’avoir

Une fois émise, une facture ne peut pas être modifiée. En cas d’erreur, il est donc nécessaire d’établir une facture d’avoir pour rectifier ou annuler la précédente facture. Le client bénéficie alors d’un avoir, qui peut lui être remboursé directement, ou qu’il peut utiliser pour un prochain achat. En plus des mentions obligatoires classiques, la facture d’avoir doit porter la mention “Facture d’avoir” et faire référence au numéro de la facture à corriger. Téléchargez gratuitement un modèle type : 

• Modèle de facture d’avoir destinée à un client professionnel.
• Modèle de facture d’avoir destinée à un client particulier.

Réforme de la facturation électronique : ce qui change

Avec la réforme de la facturation électronique, il ne sera plus question d’utiliser Word ou Excel pour créer vos factures. Celles-ci seront créées, transmises, reçues et archivées dans un format électronique via un logiciel spécialisé, directement en ligne. À la clé ? Une facturation plus transparente et sécurisée, et des obligations déclaratives simplifiées grâce à une communication directe avec l’administration. 

⚠️ : une facture électronique n'a rien à voir avec une facture PDF !

Avec une généralisation de la facturation électronique prévue à partir du 1er septembre 2026, il est important de commencer dès maintenant à réfléchir à son processus de facturation et au meilleur moyen de le faire évoluer en douceur. Heureusement, Kolecto est là pour vous aider ! 

Kolecto au service de la gestion la facturation

Kolecto est un logiciel qui centralise la gestion de la facturation, tout en simplifiant et en automatisant vos tâches administratives et financières. Avec Kolecto, toutes vos factures, quel que soit leur format, sont rassemblées sur un seul et même outil en ligne. Grâce aux différentes fonctionnalités que nous proposons, vous pouvez suivre en direct leur cycle de vie, et accélérer leur traitement. 

Dès aujourd’hui, Kolecto vous accompagne pour une transition en douceur vers la facturation électronique. Sur la plateforme, vous pouvez créer des factures électroniques et les télécharger au format PDF pour les transmettre facilement à vos clients. Dès l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, vous serez en conformité avec ses exigences. Vos factures seront transmises à vos clients au format électronique via Kolecto, votre opérateur de dématérialisation connecté au portail public de facturation.

Pour vous épauler dans la gestion de votre entreprise, Kolecto allie un logiciel performant et un accompagnement humain. Nos spécialistes sont là pour vous aider à piloter au mieux votre activité et à vous tenir au courant des évolutions administratives qui vous concernent. N’attendez plus pour essayer Kolecto gratuitement !

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