Maîtrisez la création des pré-factures pour une facturation efficace

La facturation est la base de la relation entre une entreprise et son client ou son fournisseur. Il existe différents moyens de facturer ses produits ou services : facture classique, facture X, ou encore pré-facturation. Presque semblable à un devis, la pré-facture se différencie de la facture classique par plusieurs caractéristiques, mais lesquelles ? Quelles sont les différences entre devis et facture proforma ? Comment et quand utiliser une pré-facture ? Kolecto vous présente tout ce qu’il faut savoir sur les pré-factures pour gérer plus efficacement la facturation dans votre entreprise.

La pré-facture : de quoi s’agit-il ?

Principes et définition de la pré-facturation

La pré-facturation consiste à facturer un bien ou un service avant qu’il ne soit payé ou réalisé par l’entreprise. Il s’agit d’une facture proforma, soit d’une facture créée “pour la forme”. La pré-facture est un document commercial avec une valeur plus officielle que celle d’un devis. En revanche, elle n’a aucune valeur légale. Son rôle est simplement de mettre en forme une proposition commerciale : définir ses termes à l’avance offre la possibilité aux deux partis de discuter et de modifier la pré-facture avant de la convertir en facture commerciale.

Différentes solutions de comptabilité sont mises à disposition des professionnels en entreprise pour simplifier la gestion de leurs factures. Avec un outil digital comme Kolecto, les dirigeants d’entreprise peuvent faciliter le travail de leurs services de comptabilité au quotidien pour un gain de temps, de réactivité et de productivité considérable.

La pré-facture a-t-elle le même usage qu’une facture classique ?

Au même titre qu’une facture classique, la pré-facture repose sur un accord commercial. Elle estime le montant facturé au client pour les marchandises qui lui ont été proposées et remises avant la conclusion du contrat. Toutefois, les conditions de vente peuvent être encore changées, ce qui n’est pas le cas lors de la réalisation d’une facture classique.

La facture commerciale classique est émise lorsqu’un bien ou un service a été acheté ou rendu. Elle a une valeur légale comptable. À l’inverse, la facture proforma, ou pré-facture, n’a aucune valeur comptable ni légale. C’est la raison pour laquelle elle n’est pas tenue de respecter des normes légales de facturation, telles que les conditions générales de vente. La pré-facture répond à d’autres critères qui la différencient de la facture classique :

• Elle peut être complètement modifiable ;
• Elle n’a pas de valeur juridique, légale ou fiscale ;
• Elle ne peut être payée ;
• Elle ne peut pas être intégrée dans la comptabilité d’une entreprise.

Pré-facturation et devis : quelles différences ?

La pré-facture est un type de facture dont le rôle se rapproche de celui du devis. Pourtant, plusieurs différences subsistent.

La pré-facturation ne peut être incluse dans la comptabilité d’une entreprise : elle permet simplement au fournisseur d’un produit ou d’un service d’établir une facture de manière provisoire. Son intérêt réside dans le fait de donne aux deux partis une idée plus précise des conditions de réalisation de la prestation requise. Lorsque le fournisseur et son client se sont mis d’accord sur les mentions légales de la facture provisoire, une facture définitive est ensuite éditée.

Contrairement à la pré-facture, le devis a une valeur légale. Ce document permet de présenter au client les coûts d’un projet. Très répandu dans le commerce international pour sa flexibilité, le devis sert de base pérenne à la relation client.

Quelles informations figurent sur une pré-facture ?

Bien que la facture proforma ne dispose pas d’une valeur légale, elle est tenue de mentionner certaines informations telles que :

• La mention “proforma”, qui lui permet d’être différenciée d’une facture classique ;
• Une numérotation ;
• Une date d’émission ;
• Le nom et l’adresse de l’entreprise émettrice et de l’entreprise bénéficiaire ;
• La description du produit ou service : quantité, prix unitaire, prix total… ;
• Le montant du produit ou service, et le taux de TVA si applicable ;
• Le montant toutes charges comprises (TTC) ;
• La devise ;
• Les modalités de paiement et de livraison ;
• La durée de validité de l’offre ;
• La signature de l’entreprise émettrice.

Bien qu’elles ne soient pas obligatoires, des conditions générales de vente peuvent être mentionnées sur une pré-facture. En revanche, il n’est pas nécessaire de faire mention le numéro de TVA de l’acheteur ou du vendeur.

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Quand utiliser une pré-facture ?

Pour les marchandises qui ne sont pas destinées à la vente

La pré-facturation est couramment utilisée pour les marchandises qui ne sont pas destinées à être vendues, comme des échantillons de produits ou des cadeaux. Ce document permet simplement de déclarer la nature et la valeur de ces biens. À l’inverse, une facture commerciale classique est nécessaire pour tout produit destiné à la vente.

En cas d’activités d’import-export, la pré-facture doit comporter des mentions complémentaires :

• La date d’expédition ;
• L’adresse de livraison ;
• L’assurance et l’incoterme choisis ;
• Les modalités de transport ;
• Les frais de douane.

Pour une demande de prêt bancaire

À l’occasion d’une demande de financement, une banque est susceptible de réclamer un document qui justifie certaines informations relatives au prêt demandé. L’édition d’une pré-facture s’avère alors idéale pour apporter une valeur supplémentaire au dossier en cours.

Prenons l’exemple d’un dirigeant d’entreprise qui nécessite un prêt assez conséquent dans le cadre de ses activités : en présentant une pré-facture, il atteste de sa connaissance des tenants et des aboutissants de son projet. Cela permet à la banque de mieux le comprendre et de mieux évaluer les risques encourus par cette situation.

Pour des paiements en avance

Généralement, lorsqu’un achat de produit ou de service est réalisé, le client paie le fournisseur à la livraison ou après livraison. Toutefois, ce mode de paiement peut être difficile pour les fournisseurs dont la trésorerie est encore restreinte. Réaliser une pré-facture permet ainsi de réaliser un paiement en avance pour que le fournisseur soit payé avant d’avoir livré la marchandise. Quant au client, il dispose d’un document commercial qui justifie la sortie d’argent dans les comptes de l’entreprise.

En d’autres termes, les pré-facturent jouent le rôle de justificatifs provisoires. Elles sont fréquemment utilisées dans les relations de confiance entre clients et fournisseurs

Dans le cadre d’une négociation commerciale

Au cours d’une négociation commerciale, l’offre est à la base d’un contrat entre deux partis. Elle se doit d’être matérialisée sous forme écrite pour énumérer les conditions et les tarifs de l’offre commerciale.

Grâce à la pré-facturation, il est possible d’établir des lignes de vente qui reprennent toutes les composantes d’une facture classique afin de partager ses spécificités au bénéficiaire. La pré-facture engage la responsabilité du vendeur et le soumet à certaines obligations, ce qui lui confère un cadre légal, bien qu’elle n’ait aucune valeur juridique.

Optimisez votre pré-facturation avec Kolecto

Une bonne gestion financière en entreprise s’accompagne d’une gestion des factures optimisée. C’est d’autant plus vrai dans l’optique où la facturation électronique et le e-reporting seront bientôt rendus obligatoires, avec un échange de factures dématérialisées. Pour se préparer à ces évolutions, les entreprises doivent s’accompagner d’outils digitaux efficaces qui permettront d’optimiser la gestion de leurs factures et de leurs finances et de se mettre en conformité.

À ce titre, Kolecto est un logiciel de gestion qui facilite la gestion financière des TPE et PME au quotidien. Cet outil intuitif optimise différentes tâches, comme :

• La collecte et le classement automatiques de factures clients et fournisseurs ;
• Le suivi en temps réel des statuts de paiement et d'encaissement de ses factures ;
• une vision consolidée de sa trésorerie et la trésorerie passive avec la synchronisation de plusieurs comptes bancaires ;
• Le paiement simultané ou à échéance de plusieurs factures depuis un ou plusieurs comptes bancaires ;
• La détection des fraudes à l’IBAN dans les factures fournisseurs pour déjouer les fraudes.

Optimisez votre pré-facturation et la gestion de vos factures avec Kolecto pour suivre plus facilement la santé financière de votre entreprise.