Factures proforma : définition, utilité et modèle

Proforma, terme latin, est littéralement traduit par « pour la forme ». La facture proforma est donc établie pour la forme, c'est-à-dire qu’elle n’a pas de valeur légale sur les plans fiscaux et comptables. Utilisée en tant que document commercial, elle offre des détails sur les conditions de la transaction. Définition, utilité, conditions pour l’utilisation, mentions, modèle… On vous explique tout sur la facture proforma et ses usages.

Les points à retenir : 

• La facture proforma n’a pas de valeur légale car elle n’engage pas le paiement des clients au contraire de la facture classique.
• La proforma est utilisée dans des cas précis (demande de financement, informations avant de conclure une vente, négociations commerciales, appel d'offres, passage en douane).
• Des mentions obligatoires doivent figurer sur une proforma.
• Il faut numéroter les factures proforma distinctement de la facturation classique pour éviter de commettre des erreurs ou doublons.

Qu’est ce qu’une facture proforma ?

Facture proforma : définitionUne facture proforma est un document commercial provisoire qui n’a pas de valeur légale pour la fiscalité ou la comptabilité des entreprises ni d’obligation de paiement pour les clients. Elle est éditée pour informer l’acheteur sur les détails des conditions de la transaction.

Elle détaille :

• la description des produits ou services ;
• les quantités ;
• les prix unitaires et le montant total ;
• les conditions de livraison et de paiement.

‍

Différence avec une facture classique

Contrairement à la facture classique qui déclenche le paiement, la facture proforma est purement informative. C’est un document prévisionnel qui n’entre dans aucun livre de compte. Au contraire, la facture classique est obligatoire et définitive. Son émission est inscrite dans la comptabilité.

🔎  Attention : la mention « proforma » doit bien figurer sur la facture pour la distinguer des factures classiques.

Exemple concret : une entreprise envoie une proforma à un client pour lui confirmer la tenue de la livraison avec l’ensemble des conditions. Le client l’accepte et l’entreprise fournisseur procède à l’envoi de la livraison et joint la facture classique qui déclenche la demande de paiement.

💡 Astuce : Kolecto ne génère pas de factures proforma mais vous pouvez vous mettre en conformité avec la réforme de la facturation électronique grâce à sa plateforme agréée 100 % incluse dans tous ses tarifs. Bientôt obligatoire pour tous les professionnels assujettis à la TVA, la facture électronique facilite la gestion des entrepreneurs !

La facturation électronique avec Kolecto, c’est :

• 5 h gagnées par semaine
• 12 € d’économie par facture traitée
• 30 % d’impayés en moins

‍

Différence avec un devis

On dit souvent que « la proforma, c’est comme le devis ». Mais ce n’est pas vraiment exact. En effet, le devis, proposition commerciale concrète, a une valeur juridique supérieure car il est plus engageant par les signataires. La proforma demeure informationnelle.

‍

Différence avec une facture d’acompte

Là aussi, la confusion est commune du fait que la facture proforma intervient avant la livraison de la prestation ou des produits. Mais dans les faits, les deux n’ont absolument rien à voir.

La facture d’acompte :

• Est émise lorsqu’un client verse une partie du paiement avant la livraison.
• A une vraie valeur fiscale et comptable.
• La TVA peut devenir exigible dès l’encaissement.

La facture proforma :

• Ne correspond à aucun paiement réel.
• N’a aucun impact comptable.

Une proforma peut précéder une facture d’acompte, mais ne la remplace pas.

‍

Numéroter une facture proforma : les bonnes pratiques

Il n’y a pas d’obligation légale de numéroter une facture proforma car cela reste dans le cadre de l’entreprise (pas de transmission comptable officielle). En revanche, c’est important de numéroter pour le bon fonctionnement de l’entreprise en assurant un suivi cohérent.

🔎 Attention : Il est indispensable de faire une numérotation distincte de la facturation officielle afin de ne pas commettre d’erreur ou d’éditer des doublons.

‍

Quand utiliser une facture proforma?

La proforma est utilisée pour informer, préparer, négocier ou faciliter des démarches. Mais concrètement, quand utiliser une facture proforma ?

• Avant de finaliser une vente : détails, quantité, prix, frais annexes… La proforma est un bon complément pour détailler les informations avant de finaliser une transaction. Elle sécurise et clarifie le processus pour éviter les mauvaises surprises.
• Pour des négociations commerciales : ajustement des prix, modification des quantités, choix des transports, négociation des délais… Le document est modifiable, il peut donc aider à réajuster avant la commande.
• Dans un contexte international : les formalités douanières peuvent l’exiger pour procéder à une évaluation des marchandises et calculer certains droits ou taxes ou autoriser des imports/exports.
• Pour une demande de financement ou crédit : la proforma peut justifier le coût prévisionnel d’un investissement avant de solliciter un prêt ou un crédit.
• Lors d’un appel d’offre : lorsqu’une entreprise sélectionne ou pré-valide un fournisseur, elle peut demander une proforma pour détailler et confirmer l'offre, les montants, etc.

‍

Exemples concrets d’utilisation d’une facture proforma

Exemple 1 : Vente internationale avec passage en douane.Une entreprise française vend des machines industrielles à un client basé au Maroc. Avant expédition du matériel, le fournisseur émet une proforma qui détaille la nature des marchandises, les quantités, les prix, les frais de transports et les conditions de livraison. Le client utilise alors ce document pour :

• obtenir les autorisations d’importation ;
• préparer le dédouanement ;
• transmettre les informations aux autorités douanières ;
• organiser le paiement international.

Dans ce contexte, la facture proforma permet donc de préparer les formalités administratives avant l’émission de la facture définitive et l’expédition réelle des marchandises.

Exemple 2 : Demande de financement pour l’achat d’un véhicule professionnelUn artisan souhaite acheter un utilitaire pour son activité. Le concessionnaire lui remet une facture proforma qui détaille le modèle, les équipements, le prix (HT et TTC), les frais annexes et modalités de paiement.L’artisan transmet ensuite cette facture proforma à sa banque ou à un organisme de crédit afin :

• de demander un financement ;
• de constituer son dossier de prêt ou de leasing ;
• de justifier le montant exact de l’achat.

La banque peut ainsi étudier le financement sans qu’une vente définitive ait encore été conclue. Une fois le crédit accepté, le vendeur émettra la facture définitive.

‍

Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur une facture proforma ?

Contrairement aux factures définitives classiques, les mentions obligatoires n’ont pas de valeur légale sur une facture proforma. Ce sont plutôt des « bons procédés » à suivre pour indiquer les informations nécessaires. On retrouve donc :

• Les mentions générales : l’intitulé « facture proforma », le numéro de facture et le date d’émission du document.
• Les mentions liées aux parties concernées : les coordonnées complètes du vendeur et du client (noms, adresses, numéros TVA…).
• Les mentions liées aux détails des prestations : description précise des produits ou services, quantité, prix (unitaire, total HT et TTC), conditions de paiement et modalités de livraison.
• Les mentions spécifiques : validité de l’offre, indication claire pour stipuler que le document n’a pas de valeur comptable et mention « ne vaut pas facture définitive » pour bien le distinguer de la facturation finale.

⚠️ Attention : ce n’est pas parce que la facture n’a pas de valeur comptable qu’il faut galvauder sa rédaction. Une facture proforma impeccable est aussi un signe de fiabilité et de confiance vis à vis de votre client.

Les étapes pour créer votre facture proforma

Avant de commencer à rédiger votre proforma, vous devez cadrer le contexte dans lequel cette facture est éditée (douanes, appel d’offres, financement, demande d’acompte…). Ensuite, suivez notre check list !

1. Identifier le vendeur et le client

Il s’agit ici d’inscrire toutes les mentions légales en lien avec les acteurs de la transaction :

• Les informations du vendeur : nom, adresse, mail, telephone, numéro Siren/Siret, numéro TVA (si applicable).
• Les informations du client : nom, adresse de facturation, contact client, numéro TVA (si applicable)

2. Identifier le document

Le document doit systématiquement s’intituler « FACTURE PROFORMA » afin d’éviter toute confusion avec une facture définitive.

Ajoutez ensuite les références : numéro de proforma (pour rappel, toujours à distinguer de la numérotation des factures définitives), date d’émission et date de validité de l’offre.

3. Décrire les produits et services

Cette partie doit détailler chaque produit, les quantités, les prix et les totaux, avec des mentions si nécessaires.

Les montants doivent être bien explicités (total HT, taux de TVA, montant de TVA, total TTC).

4. Ajouter les conditions commerciales

Cette partie va contenir des informations complémentaires concernant les conditions commerciales de votre offre :

• délais de livraison ;
• conditions de paiement (échéance, acompte exigé) ;
• devise utilisée ;
• validité de l’offre.

5. Ajouter une mention de distinction

Il est impératif d’ajouter une mention qui stipule que le document n’a pas valeur de facture définitive. Par exemple : « Document à titre informatif ne valant pas facture définitive. »

Vous devrez ensuite créer un lien clair entre vos différents documents (proforma, devis, facture définitive, facture d’acompte…) si plusieurs d’entre eux concernent la même transaction.

FAQ

La facture proforma est-elle valable ?

Oui, la facture proforma est un document valable d’un point de vue commercial et administratif. Elle permet de présenter une offre détaillée avant la conclusion définitive d’une vente. En revanche, d’un point de vue juridique ou fiscal, on a l’habitude de dire qu’elle n’est pas valable en comparaison avec une facture définitive pour les raisons suivantes :

• Pas une preuve comptable ;
• Ne déclenche pas l’exigibilité de la TVA ;
• N’oblige pas le client à payer.

Peut-on comptabiliser la facture proforma ?

Non, une facture proforma ne doit pas être enregistrée en comptabilité car elle ne correspond pas à une vente définitivement réalisée. Il n’y a donc ni écriture comptable, ni déclaration ou récupération de TVA possible. Seules la facture définitive ou la facture d’acompte peuvent être comptabilisées.

Quelle différence entre facture et proforma ?

La principale différence est que la facture proforma est un document provisoire, tandis que la facture classique est un document officiel et définitif.