Admin & Fiscalité

Les logiciels avec OCR pour la gestion de vos factures : quel intérêt ?

Par
Kieran Paccoud
28/3/2023
2
min

L’OCR fait figure de référence pour les entreprises cherchant à moderniser leurs opérations financières. Cette technologie basée sur l'utilisation des intelligences artificielles facilite et sécurise grandement le traitement des factures.

Comment fonctionne l’OCR avec les factures, et quels sont ses avantages ?

Qu'est-ce qu’un système OCR ?

L’OCR, ou Reconnaissance Optique de Caractères en français, est une technologie permettant d’analyser les caractères d’un document PDF ou d’une photo et de les convertir en texte numérique. Le texte retranscrit peut alors être utilisé pour remplir un formulaire, comme un enregistrement comptable par exemple. Chez Kolecto, nous intégrons l’OCR pour vous faciliter la vie dans l’import et la reconnaissance des factures. Une fois analysées, vos factures doivent ensuite passer par un contrôle de cohérence du texte reconnu par Kolecto.

Ce système de reconnaissance automatique des factures permet notamment d’automatiser la saisie comptable, mais aussi l’archivage numérique des documents papier traités par l’entreprise. La reconnaissance optique des factures uniformise le format des factures d’une entreprise en retranscrivant les documents papier en contenu digitalisé.

L’intervention de l'intelligence artificielle

L’OCR devient une technologie particulièrement intéressante une fois combinée à de l’intelligence artificielle. Ce dernier va donner à Kolecto la capacité d’interpréter par lui-même le contenu qui lui est apporté en s’appuyant sur une base de données. L’OCR va ainsi comparer le document avec les images traitées précédemment et définir des hypothèses à propos du document en question : une facture, un ticket, etc.

Quels sont les avantages liés au scan intelligent des factures ?

Choisir la reconnaissance automatique permet de réaliser un précieux gain de temps sur l’enregistrement comptable des factures. Les membres d’une équipe peuvent ainsi se consacrer pleinement à leurs activités.

Il s’agit également d’un moyen de supprimer les erreurs de saisie manuelle. Les entreprises devant traiter des volumes importants de documents manuscrits peuvent numériser rapidement leurs archives. La recherche de documents s’en trouve ainsi grandement simplifiée.

C’est un atout de taille pour retracer l’historique des factures avec un fournisseur ou un client. La démocratisation de cette nouvelle technologie incite à la dématérialisation des factures, réduisant ainsi l’empreinte carbone produite par une entreprise. Par ailleurs, l'utilisation de l’OCR dans un service comptable assure une réduction des charges physiques et financières.

L’OCR est applicable à une multitude de processus internes au sein d’une entreprise, il se révèle particulièrement intéressant pour suivre efficacement sa facturation. Le logiciel peut notamment être programmé pour analyser automatiquement les dates d’expiration figurant sur les documents, et retracer les clients payant leurs commandes en retard.

Il est donc une aide précieuse pour les collaborateurs comptables et financiers. Cette technologie est appréciée en raison de sa rapidité de mise en place et la fiabilité des informations sélectionnées. L'OCR révèle son plein potentiel lorsque la base de données exploitée par le logiciel contient des documents pertinents. En éliminant complètement le travail de saisie manuelle, les employés peuvent se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée en lien avec les performances de l'entreprise.

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Automatiser sa dématérialisation de factures avec Kolecto

Conscient des enjeux technologiques que rencontrent les entreprises, Kolecto vous propose une solution complète permettant d'améliorer la gestion de vos factures grâce à une collection et à une reconnaissance automatique de vos factures fournisseurs et clients. Notre plateforme est conçue pour faciliter le travail des collaborateurs comptables d’une entreprise. L’interface simple et intuitive garantit une prise en main rapide et un gain de temps immédiat.

Testez gratuitement Kolecto pour gagner du temps au quotidien sur votre gestion administrative et financière.

Rédigé par
Kieran Paccoud
Head of Operations & Growth
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