Schéma de la facturation électronique : comprendre son fonctionnement, les acteurs, les flux et le circuit des factures

À partir de septembre 2026, la facturation électronique, ou e-invoicing, va progressivement s’imposer pour les transactions B2B soumises à la TVA en France. Les impacts de cette réforme sont nombreux. Cela signifie notamment que les factures concernées ne pourront plus circuler librement par email au format PDF classique. Elles devront suivre un schéma précis impliquant l’entreprise émettrice, l’entreprise cliente et la DGFiP ainsi que plusieurs plateformes. Cet article vous présente le schéma de fonctionnement, les acteurs et les flux impliqués et les impacts concrets sur votre gestion. 

Quel est le schéma de fonctionnement de la facturation électronique ?

Dans le cadre de la réforme en cours, la facturation électronique repose sur un schéma en Y défini par la DGFiP. Ce modèle organise les flux de factures entre les entreprises via des intermédiaires techniques : les plateformes agréées et le PPF. Parallèlement, il assure la remontée automatique de données fiscales vers l'administration.

Voici comment se structure ce schéma “en Y” :

Quels sont ses impacts sur la gestion de la facturation en entreprise ?

Le schéma de la facturation électronique repose sur un principe simple : les factures concernées ne circulent plus directement d’une entreprise à une autre par email ou courrier papier.

Les échanges passent désormais par des plateformes capables de :

• contrôler les données ;
• sécuriser les flux ;
• transmettre certaines informations à l’administration fiscale ;
• assurer la conformité réglementaire des factures.

Ce fonctionnement repose sur des formats électroniques structurés et des circuits de transmission sécurisés.

🔎  Concrètement, quels impacts positifs pour les entreprises ? Ce fonctionnement présente un double intérêt. D’une part, il permet d’automatiser une grande partie du processus de facturation. D’autre part, il renforce la transparence des échanges. Pour en savoir plus sur les avantages de la facturation électronique, consultez notre article dédié.

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Qui sont les acteurs de la facturation électronique ?

Le dispositif de facturation électronique implique plusieurs acteurs opérationnels (entreprises, DGFiP) et techniques (plateformes agréées, PPF, solutions compatibles).

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Les entreprises émettrices (fournisseurs) et réceptrices (clients)

Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA ont une place sur ce schéma. En effet, la nouvelle obligation de facturation électronique introduite par la réforme va leur imposer a minima de recevoir des factures électroniques en tant que client dès le 1er septembre 2026. 

Elles auront également l’obligation d’en émettre pour certaines opérations à partir de septembre 2026 ou septembre 2027, selon le calendrier de la réforme de la facturation électronique.

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L’administration fiscale (DGFiP)

Avec le e-invoicing (et le e-reporting, autre procédure mise en place par la réforme), l’État s’implique plus directement dans la facturation entre entreprises. 

Le nouveau schéma permet à l’administration fiscale de recevoir en temps réel des informations sur les échanges commerciaux. Au fil du cycle de vie d’une facture électronique, la DGFiP reçoit des mises à jour de statut ainsi que des données associées.

Pour l’État, la facturation électronique doit avoir deux impacts bénéfiques : 

• lutter contre la fraude à la TVA ;
• obtenir une vision plus précise de l’activité économique en France.

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Les plateformes agréées (ex-PDP)

Les plateformes agréées jouent un rôle central dans le nouveau modèle. Obligatoires pour les entreprises, elles leur permettent de remplir toutes leurs obligations liées à la nouvelle réforme. 

Ces logiciels mettent les entreprises en lien entre elles et avec l’administration. Elles sont l’intermédiaire technique indispensable par lequel passent les flux de factures électroniques : 

• envoi de facture aux clients ;
• réception de factures fournisseurs ;
• transmission des données fiscales (TVA…).

Elles garantissent la conformité des factures électroniques, la sécurité des flux et l’interopérabilité entre acteurs.

💡 Où trouver une Plateforme Agréée ? Anciennement appelées “plateformes de dématérialisation partenaires” (PDP), les plateformes agréées – comme celle de Kolecto – sont proposées par des éditeurs privés et immatriculées par l’État. L’administration fiscale publie une liste recensant chaque plateforme officiellement agréée.

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Le PPF (portail public de facturation)

Bien qu’invisible pour les entreprises, le PPF est un rouage clé du fonctionnement de la facturation électronique.

En jouant un rôle d’annuaire central, cette infrastructure numérique gérée par l’État permet le routage des flux de factures vers leur destinataire. 

C’est également le PPF qui rend possible l’agrégation des données fiscales et leur transmission. Il joue le rôle d’un concentrateur de flux à destination de l’administration fiscale.
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Les solutions compatibles

Un autre acteur optionnel peut apparaître dans le schéma de la facturation électronique : la solution compatible.

Ce logiciel ne remplit pas à lui seul les prérequis du e-invoicing et du e-reporting. Il ne peut pas envoyer directement une facture électronique, mais doit être connecté à une plateforme agréée qui s’en chargera.

Son rôle est alors d’apporter une nouvelle interface et des fonctionnalités plus adaptées aux besoins de l’entreprise, ainsi que des intégrations avec ses autres logiciels métier.

Flux et statuts : quel est le cycle de vie d’une facture électronique ? 

Le cycle de vie d'une facture électronique correspond à l'ensemble des statuts qu'elle traverse au fil des flux, de son émission à son archivage. Ce cycle est normalisé et tracé automatiquement.

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Les grandes étapes du processus

1. Émission

Depuis sa plateforme agréée ou sa solution compatible, l'entreprise crée sa facture : description des produits ou services, montants, TVA... La facture est ensuite émise par la plateforme agréée dans un format structuré : Factur-X, UBL ou CII.

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2. Contrôle de conformité

La plateforme agréée vérifie la conformité de la facture (format, données obligatoires). Elle s’assure également que le client destinataire est bien concerné par la réception des factures électroniques via l'annuaire centralisé du PPF.

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3. Transmission

L’annuaire du PPF permet à la plateforme émettrice de router la facture vers la bonne plateforme destinataire. La facture est ainsi acheminée vers la plateforme agréée du client. Ce flux est sécurisé et horodaté.

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4. Réception et traitement

Lorsque la plateforme destinataire reçoit la facture, le statut est automatiquement mis à jour. Le client peut ensuite valider ou refuser manuellement la facture. Les statuts (déposée, rejetée, refusée, encaissée…) sont remontés à l'émetteur en temps réel.

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5. Archivage

Chez le client comme chez le fournisseur, la facture est conservée pendant 10 ans via un archivage électronique à valeur probante, conformément aux obligations légales.

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Les statuts du cycle de vie

Selon les normes définies par la réforme, le cycle de vie des factures s’articule autour de 4 statuts obligatoires : 

• Le statut “DÉPÔT” indique que la facture a été déposée sur la plateforme de l’émetteur (la date de dépôt est automatiquement horodatée).
• Le statut “REJET” signifie que la facture n’a pas été acceptée par la plateforme de l’émetteur ou du destinataire, pour diverses raisons (format non conforme, incohérence entre les montants HT, TVA et TTC, etc.).
• Le statut “REFUS” est utilisé lorsque le destinataire refuse la facture (par exemple en cas d’erreur de destinataire ou d’erreur sur la facture).
• Le statut “ENCAISSÉE” correspond à l’enregistrement des informations de paiement, notamment la date et le montant encaissé.

Certaines plateformes agréées prévoient également des statuts facultatifs supplémentaires.
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En pratique, quels sont les différents schémas possibles ? Exemples pratiques avec Kolecto

Bien que le fonctionnement global de la facturation électronique soit toujours le même, différents modèles peuvent coexister dans la pratique. 

Un logiciel flexible comme Kolecto, qui se décline à la fois comme plateforme agréée et comme solution compatible, peut vous permettre de choisir le schéma le plus pertinent pour votre entreprise : 
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Modèle 1 : vous utilisez directement la plateforme agréée de Kolecto 

La première option consiste à choisir la plateforme agréée de Kolecto, qui devient alors votre outil de référence pour émettre et recevoir vos factures électroniques. Votre expert-comptable dispose d’un accès spécifique pour extraire facilement les données dont il a besoin.
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Modèle 2 : Kolecto se connecte à la plateforme agréée de votre expert-comptable

Si votre expert-comptable met sa plateforme agréée à votre disposition, Kolecto peut s’y connecter en tant que solution compatible. Vous bénéficiez ainsi d’outils simples, intuitifs et pratiques pour centraliser votre facturation, gérer vos achats et vos ventes, et piloter vos finances.

Le schéma de la facturation électronique peut sembler complexe au premier abord. En réalité, il repose sur une logique simple : des flux sécurisés, des acteurs bien définis et un cycle de vie tracé de bout en bout. Cette nouvelle organisation normalisée est une opportunité de changement autant qu'une obligation. Elle permet d'automatiser la gestion des factures, de fiabiliser les données et de gagner en visibilité sur la trésorerie. Pour en tirer pleinement parti, le choix d’une plateforme à la fois fiable, souple et adaptée à vos besoins est déterminant.