Processus validation des factures fournisseurs : définition, étapes et automatisation

Traiter les factures fournisseurs ne se résume pas simplement à régler ce que votre entreprise doit. Il y a tout un processus de validation à établir au sein de votre entreprise afin de gagner en efficacité. On vous aide à comprendre ce qu’implique un tel processus et comment mettre en place un circuit efficace grâce à des solutions automatisées. De la validation à la comptabilisation de la facture fournisseur en passant par le contrôle de conformité, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les processus de validation des factures fournisseurs.

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Qu’est-ce que le processus de validation des factures fournisseurs ?

Le processus de validation des factures fournisseurs, appelé aussi workflow de validation, est l’ensemble des étapes suivies par une facture de sa réception par votre entreprise jusqu'à l'autorisation de paiement en interne par le responsable. 

Il détermine : 

• qui vérifie ;
• dans quel ordre ;
• jusqu’à quel montant ;
• quel niveau de validation ; 
• qui a la validation finale ;
• les règles de validation.

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Plus qu’un outil de comptabilité classique, c’est un outil de pilotage de trésorerie. Cela crée un processus clair et limpide pour une efficacité maximale dans le traitement des factures et des paiements. Automatisé ou manuel, le workflow de validation est indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise pour éviter qu'une facture reste bloquée faute de valideur identifié.

Il permet de maîtriser le DPO (délai moyen de paiement fournisseurs) qui mesure le délai moyen de paiement des fournisseurs. Le DPO est un des leviers du BFR (besoin en fonds de roulement), qui représente l’argent que doit avancer une entreprise pour financer son quotidien. 

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Grâce à un workflow bien organisé on peut ainsi : 

• réduire les erreurs de saisies ;
• sécuriser les factures ;
• prévenir les pénalités de retard ou le paiement de l’indemnité forfaitaire de recouvrement ;
• mieux piloter les flux financiers et anticiper des difficultés. 

🔎 Comprendre : Et si je suis en freelance en solo, j’ai besoin d’un workflow de validation ? Non car vous réceptionnez, traitez et réglez vous-même les factures : une check-list de contrôle suffit. 

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Quelles sont les étapes-clés d’un processus de validation des factures fournisseurs ?

Réception et saisie des factures

La réforme de la facturation électronique transforme déjà les processus B2B (on en parle plus en détail après). En attendant que l’ensemble des entreprises assujetties soient obligées d’émettre des factures électroniques, les factures fournisseurs continuent d’arriver par plusieurs canaux : email, courrier ou logiciel de facturation. 

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Il faut donc centraliser toutes ces factures et les saisir dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise afin de ne rien égarer. 

🔎 À noter :  l’OCR / reconnaissance optique de caractères permet une extraction automatique des données via un point d’entrée unique. 

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Contrôle de conformité et vérification de la facture fournisseur

Cette étape incontournable de la vérification de la facture fournisseur garantit la légalité de la facture reçue. Vous devez vous assurer que chaque mention obligatoire figure bien sur le document : 

• numérotation unique ;
• identité des parties ;
• date d’émission de la facture ;
• date de la prestation ou de la vente ;
• désignation des biens ou services ;
• date d’échéance ;
• taux de TVA ;
• montant TTC. 

⚠️ Attention : une facture non conforme peut entrainer des rejets de déduction de la part de l’administration fiscale. Cette étape est donc aussi importante pour votre fournisseur que pour vous. 

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Rapprochement avec le bon de commande

S’il y a eu un bon de commande ou un devis avant la conclusion de la vente ou de la prestation, il est impératif de procéder à un rapprochement. Cela permet de s’assurer que toutes les conditions établies en amont ont été respectées (quantité, prix, nature de la prestation, escomptes ou remises éventuels, etc.).

Grâce à cette étape, l’entreprise évite les doublons, les prestations non conformes ou les erreurs d’écriture. 

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Rapprochement avec le bon de livraison

Il s’agit en fait d’un rapprochement à trois voies : le bon de commande ou le devis doit être aussi rapproché avec le bon de livraison (ou bon de réception) et la facture du fournisseur. Si on constate un écart (de quantité, de prix) ou une prestation non livrée, on peut mettre la facture en litige. 

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Imputation comptable

Il ne s’agit pas simplement de régler une facture et de la ranger dans un dossier : il faut ensuite l’imputer, c'est-à-dire l’assigner aux bons comptes comptables, selon les montants réglés, la nature de l’achat et le montant de TVA applicable. 

🔎 Exemple : une PME reçoit une facture de 120 € TTC pour des fournitures de bureau.

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Le tout est équilibré : 120 € au débit et 120 € au crédit.

Cette opération est généralement effectuée par le service comptabilité via le comptable fournisseurs ou l’expert-comptable.

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Validation et paiement

La validation finale est effectuée par la personne qui en a l’autorisation (PDG, DAF, RAF, directeur financier, responsable des achats, etc.). Une fois que la facture est validée, elle peut être payée. Une notification « Bon à payer » est transmise au service chargé de ce règlement.

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Archivage légal

Une fois que la facture est traitée et réglée, elle doit être conservée. En effet, la conservation et l’archivage des factures sont des obligations légales. 

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Pour rappel, les délais légaux de conservation sont : 

• 6 ans pour répondre aux exigences de l’administration fiscale (selon l’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales).
• Il est obligatoire de conserver les factures pendant 10 ans en comptabilité selon l’article L. 123-22 du Code de commerce.

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En clair, il vaut mieux conserver chaque document légal pendant 10 ans pour ne prendre aucun risque et respecter l’obligation d’archivage !

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La dématérialisation de la facturation permet de simplifier ces processus de validation des factures fournisseurs. Les logiciels sont calibrés pour attribuer les tâches aux différents collaborateurs concernés et le gain de temps est précieux. Aussi, l’automatisation réduit le risque d’erreurs et permet d’accélérer les validations.

Le logiciel de facturation de Kolecto centralise toutes vos factures : 

• Récupération automatique de vos factures fournisseurs mensuelles
• Collecte de factures en PJ d’emails
• Import des factures simplifié par l’app Kolecto

Vous contrôlez et vous validez vos achats pour une simplification de la gestion de vos dépenses !

Comment créer un processus de validation des factures fournisseurs adapté à son entreprise ?

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Évaluer les besoins de l’entreprise

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins : nombre de salariés impliqués dans le circuit de validation, volume de factures et nombre de fournisseurs, montant des factures à traiter… Il est important de bien évaluer les besoins de l’entreprise pour dimensionner le processus.

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Définir des niveaux de validation

Un responsable d’entreprise ne peut pas tout faire seul même s’il éprouve le besoin de tout contrôler pour ne jamais perdre la main. Déléguer les tâches est à la base d’une bonne gestion de société. 

Par exemple, le patron d’une PME de 50 salariés ne peut passer son temps à tout valider, que ce soit le déplacement d’un collaborateur ou la commande de fournitures d’imprimerie. Son rôle doit rester plus global. Il doit aussi pouvoir organiser un circuit de délégation en cas d’absence.

Il est donc impératif de fixer un seuil de validation avec un circuit d’approbation, en fonction des responsabilités de chacun et des montants à valider. L’approbation de chaque dépense ne doit pas dépendre d’un seul valideur. 

🔎 Exemple concret : le responsable opérationnel valide jusqu'à 3 000 € mais au-delà de ce seuil, c’est le dirigeant ou le DAF qui prend le relais. 

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Déterminer un processus

Une fois que vous avez ciblé les besoins de l’entreprise et défini quels acteurs ont la responsabilité de validation, vous devez mettre en place le processus concrètement, selon vos besoins. Pour cela, vous pouvez avoir recours à plusieurs options : 

• une validation manuelle (la réforme de la facturation électronique a tendance à faire disparaître ce type de processus) ;
• un logiciel simple et généraliste ;
• un logiciel métier dédié aux problématiques spécifiques.

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Quel que soit votre choix, vous devez garder en tête qu’il faut mettre en place un circuit clair et efficace. 

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Former les équipes

Dès lors que le processus est déterminé, les collaborateurs concernés doivent vite être formés pour assimiler le workflow de validation. Cela inclut une formation théorique (présentation du nouveau circuit) et une formation pratique (simuler le traitement des factures selon le circuit proposé et intégration avec les outils déjà utilisés).

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Pourquoi automatiser le processus de validation des factures fournisseurs ?

Des économies avérées

Les avantages de la facturation électronique sont nombreux ! En effet, dès lors que votre processus de validation des factures est automatisé, vous obtenez des gains immédiats : 

• moins de temps perdu sur les tâches fastidieuses et chronophages ;
• réduction des espaces de stockage physiques ;
• baisse des frais d’envoi (imprimante, encre, papier, affranchissement, enveloppes).

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Cette économie est palpable : votre logiciel d’automatisation a certes un coût au départ (installation, formation, abonnement) mais les bienfaits se font rapidement sentir, surtout si votre volume de facturation est important. 

💡 Savoir : la facturation électronique permet d’économiser 12 € par facture, selon une étude menée par le Ministère des finances et des Comptes publics et les entretiens réalisés auprès des utilisateurs de Kolecto.

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Réduction des erreurs

Les saisies manuelles engendrent forcément des coquilles, des erreurs de traitement ou des oublis : doublons, report de montants incorrects, factures non réglées à temps, mauvais rapprochement entre facture reçue et bon de commande… 

L’automatisation permet d’éviter ces erreurs qui ont des conséquences sur la trésorerie de l’entreprise, sans parler du temps et de l’énergie que ça coûte. 

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Sécurité

La sécurisation devient un enjeu très important à l’heure de la digitalisation des échanges commerciaux. Les plateformes ou logiciels de facturation mettent l’accent sur cette sécurité des données afin de protéger les intérêts des entreprises et des clients et assurer une meilleure traçabilité, notamment grâce à la piste d’audit fiable.

Aussi, le processus de validation permet de renforcer le contrôle interne avec une séparation des tâches (celui qui valide n’est pas celui qui paie). 

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Meilleure relation avec les fournisseurs

Grâce à des processus automatisés, les échanges sont plus fluides avec les fournisseurs. Vous n’avez pas besoin de renvoyer un mail pour redemander une facture égarée, par exemple : elle est dans le logiciel, en attente de traitement.

Cela évite aussi les retards de paiement grâce à des notifications lorsqu’on approche de la date butoir. Aussi, vous pouvez mieux piloter votre trésorerie grâce à des tableaux de bord qui vous aident à avoir une vision d’ensemble (paiement dû, en attente, etc.).

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Mise en conformité avec la réforme de la facture électronique

À l’heure de la mise en place de la réforme de la facturation électronique, l’automatisation des processus de facturation devient une obligation et non plus un choix pour les professionnels. En effet, depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques fournisseurs. Les ETI et grandes entreprises doivent aussi en émettre (l’obligation d’émission pour les TPE-PME et micro-entreprises intervient au 1er septembre 2027). 

Concrètement, une facture électronique est une facture avec fichier structuré envoyé de système à système. Ce n’est donc pas un simple PDF envoyé par mail ! Chaque entreprise doit donc désigner une plateforme agréée pour l’envoi ou la réception de ses factures. Elle peut ensuite traiter sa facturation directement depuis cette plateforme ou bien depuis une solution compatible interconnectée à cette plateforme. 

Passer par des logiciels pour gérer les factures représente donc un enjeu de conformité. 

💡 Savoir : Pour tout comprendre aux enjeux de la réforme, consultez nos guides pratiques sur l’e-invoicing et l’e-reporting.

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FAQ

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Comment valider une facture fournisseur ?

Il faut d’abord effectuer un contrôle de la facture : vérifiez le fournisseur, les montants, le numéro, la date, la TVA, les mentions obligatoires, la conformité de la facture. Rapprochez-la du bon de commande ou du devis et validez-la pour règlement avant la date d’échéance.

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Comment contrôler les mentions obligatoires sur une facture ?

Il faut contrôler les coordonnées du fournisseur et du client, le numéro et la date de facture, le détail des prestations, les montants HT et TTC ainsi que les informations relatives à la TVA. S’il s’agit d’une facture spécifique (situation, acompte, etc.), il faut vérifier les mentions spécifiques à ce type de facture.

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Comment automatiser le circuit de validation des factures ?

Le mieux est d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de facturation pour automatiser la réception des documents puis l’extraction des données, les contrôles de conformité, les imputations comptables et les suivis de validation. La dématérialisation des factures permet une meilleure gestion comptable et un meilleur pilotage financier de votre société. Un logiciel comme Kolecto automatise la collecte, le contrôle et le suivi de validation de vos factures.

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Quels sont les risques en cas de non-validation ou de validation erronée ?     

Les principaux risques sont les doublons qui provoquent un double paiement, les erreurs comptables, les fraudes, les retards de paiement, les pénalités et les erreurs de déclaration de TVA. Cela peut entraîner des rejets de déduction fiscale de la part de l’administration, des amendes et des mises en danger de votre trésorerie.