E-Invoicing : Tout comprendre à la facturation électronique et ses obligations

E-invoicing ou facturation électronique ? Pas besoin de choisir : les deux termes veulent dire la même chose. En effet, l’e-invoicing, traduction anglaise de « facturation électronique », est le volet B2B domestique de la facturation électronique. Mais qu’est-ce que c’est exactement et comment fonctionne l’e-invoicing ? Est-ce la même chose que l’e-reporting ? Quelles entreprises sont concernées ? Comment se préparer à la réforme de la facturation électronique et quel logiciel choisir pour se mettre en conformité ? On vous explique tout. 

Les points à retenir : 

• L’e-invoicing, ou facturation électronique, est un nouveau processus pour transmettre les factures entre professionnels.
• Retrouvez le calendrier de la réforme de la facturation électronique pour savoir quelles obligations vous concernent et à partir de quelle date.
• Il faut bien distinguer les notions d’e-invoicing et d’e-reporting qui sont complémentaires.
• La facturation électronique présente de nombreux avantages pour la gestion des entreprises.
• Retrouvez les étapes à suivre pour vous préparer à l’arrivée de l’e-invoicing dans votre activité.

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Qu’est-ce que l’e-invoicing ?

L’e-invoicing est le processus par lequel une facture est émise, transmise, reçue et traitée sous un format électronique structuré afin de permettre un échange automatisé des documents de système à système. Cet échange se fait par l’intermédiaire de formats structurés. Seuls trois formats sont autorisés en France, à savoir Factur-X (un format hybride XML + PDF), Cross Industry Invoice (CII) et Universal Business Language (UBL).

Mais quelle est la différence entre e-invoicing et facturation électronique ? En fait, ce sont des synonymes car les deux expressions se rattachent au même dispositif. La France a aussi adopté le terme anglophone car les textes européens l’utilisent, de même que les éditeurs de logiciel. Le terme est entré dans le vocabulaire courant dans un but de simplification à l’heure de la réforme de la facturation qui arrive à la rentrée 2026.

La facture PDF ordinaire, quant à elle, désigne tout autre chose : c’est simplement la version numérique d’une facture papier. Elle n’est pas structurée comme une facture électronique. Et avec la réforme de la facturation électronique qui intervient à partir de 2026, le PDF ordinaire, non structuré, disparaît des échanges B2B au 1er septembre 2027. Attention à la confusion : le Factur-X reste visuellement un PDF, mais il embarque un fichier XML de données. C'est ce couple qui est valide, pas le PDF seul. Vos factures aux particuliers et aux clients non assujettis, elles, restent en PDF ou en papier.

🔎 Comme toute facture, une facture électronique doit garantir trois principes posés par l'article 289 du CGI : l'authenticité de son origine, l'intégrité de son contenu et sa lisibilité.

La facture électronique impose aussi quatre nouvelles mentions obligatoires :

• Le numéro SIREN du client (jusqu’ici, seul le SIREN de l’émetteur suffisait) ;
• L'adresse de livraison des biens si elle diffère de l'adresse de facturation ; 
• Une ligne qui précise s’il s’agit d’une prestation de services, d’une vente de biens ou des deux à la fois ;
• L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits si cette option est choisie.

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Qui est concerné par l’e-invoicing ?

L'e-invoicing concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France, pour leurs transactions entre professionnels (B2B). Les échéances concernant l’obligation de réception ou d’émission des factures électroniques varient selon la taille de votre entreprise :

N’hésitez pas à consulter le document officiel du gouvernement pour retrouver les étapes clés de la transition vers la facturation électronique.

En résumé, tous les entrepreneurs doivent retenir deux dates essentielles : 

Au 1er septembre 2026 : 

• Toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France devront être en capacité de recevoir leurs factures électroniques via une plateforme agréée ;
• L'obligation d'émission ne concernera que les grandes entreprises et les ETI. Les autres restent sur la seule obligation de réception jusqu'en 2027.

Au 1er septembre 2027 :

• L’obligation d’émission est étendue aux PME et micro-entreprises assujetties à la TVA.
• L'obligation d'e-reporting entre en vigueur pour les PME, TPE et micro-entreprises, sur leurs opérations hors champ de l'e-invoicing.

Comment fonctionne l’e-invoicing ?

Avec l’e-invoicing, les factures ne se transmettent plus directement par mail du fournisseur au client : elles transitent par des plateformes agréées (auparavant appelées PDP) qui assurent la transmission, le suivi et la communication des données à l’administration fiscale. 

⚠️ Attention ! Le portail public de facturation (PPF), initialement prévu comme une plateforme publique et gratuite pour déposer les factures (sur le modèle de Chorus Pro), n’aura finalement pas cet usage : il faudra bien passer par une plateforme agréée.

Ces plateformes permettent de suivre les différents statuts tout au long du cycle de vie des factures (émise, reçue, approuvée, en litige, paiement transmis, etc.). Elles assurent ensuite la conservation des documents. Pour rappel, la durée légale de conservation des factures et documents comptables est de 10 ans. 

Le fonctionnement de l'e-invoicing peut ainsi être résumé en cinq étapes :

1. Création de la facture dans un logiciel compatible.
2. Transmission via une plateforme agréée (ex PDP).
3. Réception automatique par le client.
4. Suivi des différents statuts de la facture.
5. Archivage électronique sécurisé.

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Quelle est la différence entre e-invoicing et e-reporting ?

Vous êtes beaucoup à vous poser la question : mais quelle est la différence entre l’e-invoicing et l’e-reporting ? En fait, il s’agit de deux obligations qui interviennent dans le cadre de la réforme mais qui sont complémentaires. 

L’e-invoicing, on l’a vu, c’est l’émission, la transmission et la réception des factures au format électronique via une plateforme agréée. Il concerne toutes les transactions entre entreprises établies et assujetties en France. 

L’e-reporting, c’est l’obligation pour les entreprises d’émettre certaines données de transactions et de paiement à l’administration fiscale et qui ne relèvent pas de l’e-invoicing. On parle des opérations suivantes : 

• ventes aux particuliers (B2C) ;
• ventes à des clients établis à l'étranger, qu'ils soient assujettis ou non ;
• ventes à des associations non assujetties.

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Quels sont les avantages de l’e-invoicing ?

Il est important de le rappeler : il ne faut pas voir la réforme de la facturation électronique comme une contrainte mais comme une opportunité. Ce changement d’habitude va en effet présenter de nombreux avantages pour les entreprises.

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Des gains de productivité pour les entreprises

Grâce à l’automatisation des processus, les entreprises vont gagner du temps et de l’énergie sur un certain nombre de démarches ou tâches répétitives : 

• La simplification du traitement, de l’intégration et du suivi des factures (plus de transparence, moins d’erreurs).
• La traçabilité des échanges.
• La diminution des coûts de traitement (impression, envoi, salaire de l’employé) : on passe de 5 à 10 € pour une facture papier à quelques centimes seulement en dématérialisé).
• La réduction des délais de paiement.
• Une meilleure gestion de trésorerie avec plus de visibilité.
• La sécurisation des transactions.
• Un gain environnemental non négligeable pour favoriser la transition écologique avec une réduction de l’empreinte carbone de chaque facture émise
• Des déclarations de TVA simplifiées.

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Lutter contre la fraude fiscale

C’est l’un des objectifs affichés par l’administration fiscale : en mettant en place l’e-invoicing, il sera plus simple de détecter d’éventuelles fraudes fiscales (ou erreurs déclaratives). Par exemple, les services de contrôle pourront plus facilement déceler les dépassements de seuils de TVA grâce à l’automatisation de la collecte des données. 

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Comment se préparer à la réforme de la facturation électronique ?

Voici ce qu’il faut faire pour anticiper vos échéances et vous mettre en conformité : 

1. Bien comprendre le calendrier : selon la taille de votre structure, votre activité et l’assujettissement de vos clients, vous devez savoir comment agir à partir du 1er septembre 2026 et surtout du 1er septembre 2027.
2. Évaluer les outils en place : si vous utilisez un logiciel de facturation, assurez-vous de sa conformité vis-à-vis des nouvelles réglementations. Et surtout, est-il compatible avec une plateforme agréée ?
3. Déterminer vos volumes de factures : selon si vous n’avez que 5 ou 10 factures à traiter par mois ou beaucoup plus, vos besoins sont très différents.
4. Choisir une plateforme agréée : cela fait partie des obligations en lien avec le calendrier de la réforme. Retrouvez par ici la liste des plateformes agréées. 
5. Former vos équipes : Il est important que vos collaborateurs soient formés sur les nouveaux outils afin d’être efficaces dès l’entrée en vigueur de l’e-invoicing.

Retenez aussi que la DGFiP (Direction générale des Finances publiques) a prévu un barème de sanctions en cas de non-respect des règles de facturation électronique : 

• 50 € d’amende par facture non éditée au bon format (avec un plafond de 15 000 € par an).
• 500 € d’amende pour non transmission des données de e-reporting (plafond à 15 000 € par an).
• Les entreprises qui n’adhèrent pas à une plateforme agréée devront s’y conformer dans les 3 mois à partir de la contestation de la faute. Passé ce délai, une amende de 500 € s’applique (puis 1 000 € supplémentaires à chaque trimestre, tant que la situation n’est pas régularisée).

Quel logiciel utiliser pour l’e-invoicing ?

Pour vous préparer aux exigences de la réforme, il est important d'utiliser un logiciel adapté à vos besoins. Votre solution doit vous permettre de :  

• Suivre en temps réel des factures émises, en attente de paiement ou échues.
• Créer des liens de paiement sécurisés.
• Automatiser les relances aux clients qui dépassent les délais.

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Avec Kolecto, vous bénéficiez de :

• Une mise en conformité dès l’entrée en vigueur de la réforme. 
• Une gestion centralisée : factures, trésorerie, paiement et pré-comptabilité réunis au sein d’un seul et même outil.
• Des experts basés en France qui vous accompagnent au quotidien, sans jargon ni complexité.

En résumé, retenez que l’e-invoicing représente une grande opportunité pour votre activité. Vous allez pouvoir simplifier votre gestion et gagner du temps et de l’énergie. Préparez-vous dès maintenant afin d’être efficace dès la mise en place officielle des nouveaux processus de facturation !