Obligations, choix de plateforme agréée, format : comment faire une facture électronique ?

L’approche de la réforme de la facturation électronique suscite quelques interrogations de la part des entreprises. Obligations, choix de plateforme agréée, format, transmission des données : comment faire une facture électronique ? Préparez-vous à vous mettre en conformité grâce à nos conseils.

Les points à retenir : 

• Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées par la réforme de la facturation électronique.
• E-reporting, e-invoicing, plateforme agréée, Factur-X… Apprenez à connaître tous les mots-clés liés à cette nouvelle obligation.
• Découvrez des cas concrets pour projeter votre entreprise dans la transition.
• Comprenez les différentes étapes à respecter pour vous mettre en conformité.

‍

Qu’est-ce qu’une facture électronique et quelles sont les obligations en 2026 ?

Facturation électronique : définition

Une facture électronique n’est pas une facture PDF envoyée par email. C’est un socle de données qui se transmet de système à système sous forme structurée. L’émission, la transmission et la réception de ces factures nécessitent de passer par une plateforme agréée et immatriculée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). 

Les objectifs de la réforme sont multiples pour l’administration fiscale : 

• Lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA.
• Améliorer la compétitivité des entreprises grâce à la digitalisation.
• Simplifier les obligations déclaratives de TVA grâce, à terme, au pré-remplissage.‍
• Plus de transparence au sujet de l’activité des entreprises.

‍

Plateforme agréée, e-invoicing, e-reporting : les nouveaux termes à connaître

En tant qu’entrepreneur, vous devez vous familiariser avec de nouveaux termes qui vont entrer dans votre quotidien. Et notamment faire la différence entre e-invoicing et e-reporting.

E-invoicing : c’est l’autre nom de la facturation électronique. En clair, c’est l’obligation d’émettre, transmettre et recevoir les factures dans un format électronique structuré via une plateforme agréée.

E-reporting : il s’agit de la transmission à l’administration fiscale des données de transactions et de paiements qui n’entrent pas dans le champ du e-invoicing.

Plateforme agréée : opérateur certifié par l’Etat pour assurer l’émission, l’échange, le contrôle et la transmission des factures et des données fiscales des entreprises. 

‍Factur-X, CII et UBL : il s’agit des trois formats obligatoires de facture électronique. Toutes les plateformes agréées sont capables de lire ces formats et aucun autre format n’est autorisé.

‍

Les nouvelles mentions légales à ajouter à vos factures

La réforme implique l’ajout de nouvelles mentions obligatoires pour la facturation électronique. Vous devrez ainsi ajouter les quatre mentions suivantes à partir de septembre 2026 pour les grands groupes et ETI et à partir du 1er septembre 2027 pour les micro-entreprises, TPE et PME : 

• Le numéro SIREN du client.
• L’adresse de livraison des biens si différente de l’adresse de facturation.
• L’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraison de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories.
• Le paiement de la TVA sur les débits, lorsque le prestataire a opté pour cette option.

‍

Les dates-clés de la réforme de la facturation électronique en 2026-2027

Si votre entreprise est assujettie à la TVA, vous êtes forcément concerné par la réforme. Retrouvez les dates-clés et le calendrier de la réforme de la facturation électronique en fonction de la taille de votre entreprise.

‍

Cas concrets d’entrepreneurs concernés par la réforme : 

Exemple 1 : 

Noémie, à la tête d’une SASU, emploie 2 salariés. 

Dans son local professionnel, elle a une fontaine à eau fournie par une ETI. Dès le 1er septembre 2026, cette ETI lui transmettra sa facture via une plateforme agréée. Elle devra donc être équipée pour traiter cette facture.
‍

Exemple 2 : 

En octobre 2027, Justin, céramiste en micro-entreprise et installé en France, voit un restaurant espagnol lui acheter un équipement complet de vaisselle. Comme le restaurateur n’est pas assujetti à la TVA en France, Justin n’a pas besoin de lui transmettre une facture électronique, un PDF suffira. En revanche, il devra transmettre un e-reporting à l’administration fiscale en détaillant l’opération. 

Mais avant septembre 2027, rien ne change pour Justin lorsqu’il doit émettre une facture.

Préparer et anticiper la réforme

En tant qu’entrepreneur, vous devez vous préparer. Mais concrètement, comment faire ?

1/ Anticiper votre calendrier : vérifiez bien vos obligations en fonction de votre statut.

2/ S’inscrire à une plateforme agréée : une solution complète comme Kolecto vous permet de vous mettre en conformité, gagner en productivité et d’émettre vos factures électroniques en toute sécurité.

3/ Former vos équipes : il est important que tout le monde soit au point avant le jour J.

Quelles sont les étapes à respecter pour créer une facture électronique conforme ?

Choisir une solution de facturation légale

La première étape, c’est de choisir une solution légale pour être en conformité. Vous pouvez utiliser une solution compatible qui est reliée à une plateforme agréée, comme celle de Kolecto, incluse dans toutes ses offres.  

C’est tout de même plus simple et moins coûteux d’utiliser une Plateforme Agréée !

🔎  La facturation électronique avec Kolecto, c’est un gain de productivité concret : 5 h gagnées par semaine ; 12 € d'économie par facture traitée ; 30 % d'impayés en moins.

Les plateformes agréées collectent automatiquement vos factures électroniques. Elles sont suivies en temps réel pour plus de transparence. Plusieurs solutions de paiement sont possibles, ce qui permet de payer les factures en quelques clics pour une accélération des règlements et une gestion de trésorerie simplifiée.

L’automatisation réduit les risques d’erreurs (doublons, oublis d’infos importantes, erreurs de saisies) et renforce la fiabilité des documents tout en sécurisant les données. Grâce à son affiliation au Crédit Agricole, Kolecto suit les standards de sécurité bancaire avec une protection des données complète : vos informations confidentielles sont entre de bonnes mains !

‍

Créer la facture simplement

Pour créer des factures électroniques sur une plateforme agréée, il n’y a pas de différence avec la création de factures classiques via un logiciel de facturation. Au contraire, c’est même plus facile ! Voici le processus à respecter avec les différentes étapes à suivre :

• Collecter les données : commencez par rassembler toutes les informations nécessaires pour établir la facture, tels que la dénomination sociale, le numéro de SIRET, l’adresse, la forme juridique, le capital social et le numéro de TVA. Vous pouvez vous appuyer sur l’annuaire de la facturation électronique pour trouver les informations nécessaires.
• Utiliser un système de facturation électronique : pour éditer une facture électronique au format imposé, vous aurez besoin d'un logiciel spécifique, tel que Kolecto. Celui-ci vous garantira la conformité de votre document avec les normes en vigueur, ainsi que sa compatibilité avec les autres systèmes.
• Créer la facture : une fois toutes les données saisies et les mentions obligatoires inscrites, la facture électronique est enregistrée automatiquement avec un format adapté (Factur-X, CII, UBL).

Concrètement, comment ça se passe avec Kolecto ?

1. Vous vous connectez à la plateforme agréée Kolecto.
2. Vous créez votre facture en renseignant les champs obligatoires.
3. Vous l’envoyez directement au client qui la réceptionne via sa Plateforme Agréée.

‍

Transmettre au client et suivre la facture

Une fois la facture créée, il n’y a plus qu’à vérifier les infos et la valider avant de la transmettre à votre client : 

• Vérifier et valider : n'oubliez jamais de relire attentivement toutes les informations de la facture avant de l'envoyer au destinataire. Vous pourrez ensuite procéder à son enregistrement et à son envoi.‍
• Assurer le suivi de votre facture : Le e-invoicing permet ensuite de suivre précisément où en est le traitement de chaque facture par vos clients, tout en actualisant les montants payés.

🔎 Suivi et traçabilité améliorés :  grâce au e-invoicing, vous avez une vision en temps réel tout au long du cycle de vie de votre facture !

‍

Archiver la facture

Grâce aux plateformes agréées, vous pourrez archiver les factures électroniques facilement. Cela vous permettra un gain de temps (vous retrouvez vos documents en quelques clics) et d’espace (plus besoin de lieu de stockage). Et le risque de perte de facture n’existe plus !

🔎  Bon à savoir : La durée légale d’archivage des factures est de 6 ans pour l’administration fiscale et de 10 ans pour la comptabilité.

‍

Schéma récapitulatif des étapes de création d’une facture électronique

Retrouvez un schéma de la facturation électronique pour bien comprendre les processus qui vous attendent avec l’entrée en vigueur de la réforme !