Admin & Fiscalité

Comment faire une facture électronique ?

Par
Cynthia Labatut
5/12/2023
4
min

Dans la vie de tous les jours, les écrans sont omniprésents. L'informatique est donc aussi devenue un outil incontournable dans le monde des affaires. Il faut dire que les outils numériques permettent aux entreprises de simplifier et d'optimiser bon nombre de processus, à commencer par leur facturation. Grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, de nombreuses sociétés ne cessent d'accroître leur efficacité tout en réduisant leurs coûts. Qui plus est, il s'agit aussi de faire un bon geste pour la planète en réduisant les émissions de carbone occasionnées par le transport ou la surconsommation de papier. Pour vous accompagner dans ce processus de dématérialisation, il existe désormais des outils très ergonomiques et dotés de fonctionnalités intelligentes. Pour créer, transmettre, payer ou encore archiver vos factures électroniques, découvrez sans plus attendre le logiciel SaaS Kolecto !

 

Qu'est-ce qu'une facture électronique ? 

La facture électronique, également appelée e-facture, est une version numérique de la traditionnelle facture au format papier. Néanmoins, celle-ci est aujourd'hui très normalisée. La réglementation en vigueur impose la présence de certaines mentions, ainsi que l'utilisation de certains formats spécifiques tels que le XML ou Factur-X. Ces derniers permettent d'assurer la lisibilité des données par les systèmes informatiques des différentes entreprises. Il s'agit de règles et de standards imposés, facilitant la transmission, la réception et le traitement des documents par différentes structures, y compris par l'administration fiscale. 

Quelles sont les étapes pour créer une facture électronique ?

Créer une facture électronique n'a rien de très compliqué, à condition d'être méthodique, de suivre précisément certaines étapes et d'utiliser les bons outils.

Décryptage des étapes, de la collecte des données à l'envoi au destinataire

Pour créer une facture électronique, voici les différentes étapes à suivre :

  • Collecter les données : commencez par rassembler toutes les informations nécessaires pour établir la facture, tels que la dénomination sociale, le numéro de SIRET, l’adresse, la forme juridique, le capital social et le numéro de TVA ;
  • Utiliser un système de facturation électronique : pour éditer une facture dématérialisée au format imposé, vous aurez besoin d'un logiciel spécifique, tel que Kolecto. Celui-ci vous garantira la conformité de votre document avec les normes en vigueur, ainsi que sa compatibilité avec les autres systèmes.
    Si vous ne souhaitez pas utiliser de logiciel, il est possible de passer directement par le PPF. Vous pourrez ainsi éditer gratuitement vos factures même si la manipulation peut être plus fastidieuse ;
  • Créer la facture : une fois toutes les données saisies, la facture électronique comportera toutes les mentions obligatoires ;
  • Vérifier et valider : n'oubliez jamais de relire attentivement toutes les informations de la facture avant de l'envoyer au destinataire. Vous pourrez ensuite procéder à son enregistrement et à son envoi.
  • Assurer le suivi de votre facture : l'e-facturation permet ensuite de suivre précisément où en est le traitement de chaque facture, tout en actualisant les montants payés.

Les informations essentielles à inclure dans une facture électronique

Les factures électroniques répondent aujourd'hui à des normes strictes et doivent contenir certains éléments essentiels. Ces dernières doivent notamment intégrer un numéro de facture, une date d'émission, toutes les informations relatives au vendeur et à l'acheteur (raison sociale, coordonnées précises, numéro de SIREN), le détail des produits et/ou services vendus, les montants hors taxes, le montant de la TVA, ainsi que les remises applicables.

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Kolecto : une solution pour votre facturation électronique

Kolecto est un logiciel dédié à la facturation électronique qui offre une multitude de fonctionnalités pour faciliter la gestion de vos documents. Cette plateforme de dématérialisation permet de centraliser toutes les factures sur un même espace et de les collecter automatiquement, ce qui facilite le quotidien et la gestion des factures au sein des TPE et PME.

Kolecto est également un outil qui vous permettra d’économiser un temps précieux en collectant vos factures automatiquement et en les envoyant directement à leurs destinataires. Grâce à lui, la gestion, l'envoi et le suivi des factures deviennent beaucoup plus simples. Les échanges sont considérablement fluidifiés, tandis que le risque d'erreur est minimisé.

Parce que le suivi des paiements est un aspect crucial dans le processus de facturation, Kolecto met à votre disposition une interface intuitive qui vous permet de garder un œil sur vos échéances en cours, et d'automatiser les relances clients. Il contribue donc directement à améliorer la gestion de la trésorerie en entreprise.

Quels sont les avantages de l'utilisation de Kolecto pour la facture électronique ?

Si la législation française impose désormais la dématérialisation des factures, c'est tout simplement parce que les enjeux sont nombreux, tant pour l'administration que pour les entreprises privées. Qui plus est, force est de reconnaître que les avantages de la dématérialisation des factures sont nombreux, notamment lorsque le processus est effectué avec Kolecto, allié idéal pour concevoir et partager des factures électroniques.

Un gain de temps de 5h/semaine et la réduction des délais de facturation

Grâce à Kolecto, la collecte des factures se fait automatiquement. Le statut de ces dernières peut ensuite être suivi en temps réel. Ainsi, il est possible de voir à tout moment si la facture a bien été réceptionnée et payée. Cela s'accompagne donc d'un gain de transparence. Notez que l'outil intègre également plusieurs solutions de paiement, permettant de payer les factures directement en ligne, en quelques clics. Tout cela contribue à accélérer les règlements, pour une gestion de trésorerie simplifiée.

La diminution du risque d’erreurs grâce à l’automatisation

L'automatisation du processus de facturation réduit aussi considérablement le risque d'erreurs humaines, telles que les oublis d'informations importantes, les doublons ou les erreurs de saisie. La facturation électronique renforce la fiabilité des documents émis, ce qui contribue aussi à maintenir de bonnes relations commerciales.

La sécurisation des données et des échanges grâce à des protocoles de sécurité avancés

Enfin, tandis que les documents papier peuvent se perdre facilement, la dématérialisation stocke vos factures sur des serveurs parfaitement sécurisés. Cela assure une meilleure traçabilité. Qui plus est, Kolecto prend la sécurité très au sérieux et assure une protection des données grâce à des protocoles de cryptage avancés. Vos informations confidentielles sont entre de bonnes mains ! 

Un moyen de lutter contre les fraudes 

Kolecto permet aussi de mieux déjouer les fraudes. En effet, le logiciel vérifie la validité des IBAN et des numéros de SIRET présents sur les factures fournisseurs. Il détecte donc les anomalies.

Tandis que la dématérialisation implique souvent une hausse des arnaques, Kolecto se révèle être un parfait allié pour contrer cet inconvénient et accroître la sécurité.

 

La dématérialisation des factures implique certains inconvénients tels que l'installation de nouveaux logiciels, l'instauration de nouveaux protocoles, un changement dans les habitudes, etc. Néanmoins, ces derniers sont largement compensés par de multiples avantages. Cette démarche offre bien des bénéfices aux entreprises, allant de la réduction des délais de facturation à l'amélioration de la gestion financière et de la relation client. Voilà pourquoi, mieux vaut ne pas attendre : conformez-vous dès à présent aux nouvelles attentes du gouvernement. Dématérialisez vos factures dès maintenant et changez vos process de facturation. Avec Kolecto, disposez d'une solution complète et fiable pour créer et gérer vos factures électroniques en toute simplicité !

Rédigé par
Cynthia Labatut
Experte administrative & Financière
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