Factur-X, le format standard des factures électroniques

Face à la nouvelle réforme de dématérialisation qui démarre en 2026, la gestion des factures électroniques devient un enjeu majeur pour les entreprises. Factur-X émerge donc comme un standard pour répondre à la norme de la nouvelle réforme en France, afin de faciliter et d’accélérer les encaissements et les échanges de factures électroniques entre les entreprises. Ce format, basé sur une norme ISO pour l'archivage à long terme des documents PDF, garantit notamment la pérennité des informations échangées et affiche une large adoption dans les pays de l’UE. Il permet donc de simplifier les échanges commerciaux dans le cadre de la facturation électronique. Pour vous permettre de mieux gérer votre e-facturation et les nombreux avantages qui y sont rattachés, il existe une plateforme SaaS multi-fonctions : Kolecto. Cet outil vous promet déjà une gestion simplifiée parfaitement sécurisée de vos factures au format Factur-X.

Qu'est-ce que Factur-X ?

Factur-X, un standard de facturation européen

Factur-X est bien plus qu'un simple format de facture électronique. Il s'agit d'un standard développé pour faciliter l'échange de Factures EDI entre les entreprises européennes. Grâce à lui, les entreprises ont l'assurance que leurs factures électroniques sont conformes aux normes établies, ce qui garantit ainsi l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité des données envoyées.

Factur-X est un standard qui repose sur la norme ISO 19005, également connue sous le nom de norme PDF/A. Cette dernière définit les spécifications pour l'archivage à long terme des documents PDF. En d'autres termes, les factures créées dans le format Factur-X peuvent être archivées et conservées sur le long terme, ce qui répond aux exigences légales et réglementaires.

Factur-X est de plus en plus adopté dans les pays européens pour simplifier les échanges commerciaux transfrontaliers. En l’utilisant, les entreprises peuvent échanger des documents de manière standardisée ce qui a aussi l'avantage de réduire les délais et le risque d'erreurs liés à la facturation traditionnelle.

Quel est l’objectif de Factur-X ?

L'objectif principal de Factur-X est de faciliter et de sécuriser l'échange de factures électroniques entre les entreprises, tout en contribuant à la conformité avec la législation en respectant les mentions obligatoires. Grâce à ce standard, les entreprises peuvent automatiser leur processus de création de pré-factures, ce qui entraîne une accélération significative des paiements. 

Factur-X vise aussi à garantir que les Factures EDI échangées entre les entreprises soient conformes à la nouvelle réforme en 2026, ce qui assure l'intégrité et l'authenticité des données. Cela permet d'éviter les erreurs de facturation et les litiges potentiels.

En adoptant Factur-X, les entreprises simplifient leur processus de facturation, ce qui contribue à réduire aussi les coûts opérationnels liés à la gestion des factures papier. Cette transition vers la e-facturation octroie non seulement une gestion financière plus efficace, mais aussi une meilleure traçabilité des transactions commerciales, tout en contribuant à l'écologie.
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Les fonctionnalités de la e-facturation avec Kolecto

La collecte automatique des factures

La collecte automatique des factures dématérialisées est une fonctionnalité clé de Kolecto. Grâce à cette fonction, les entreprises peuvent recevoir et centraliser automatiquement les factures émises par leurs fournisseurs. Plus besoin de saisir manuellement les informations de facturation ! Le processus de gestion administrative est considérablement simplifié !

Cette automatisation est particulièrement avantageuse pour les PME/TPE, car elle leur permet d'économiser du temps et des ressources. Les avantages sont multiples : la collecte automatique permet également de réduire les risques d'erreurs de saisie et de facilite le processus comptable, améliorant ainsi l'organisation administrative.

Le suivi en temps réel des factures

Le suivi des statuts des factures est une autre fonctionnalité essentielle de la e-facturation. Cette fonction permet de suivre automatiquement l'avancée du traitement de vos factures clients et fournisseurs. Cela facilite les relances, limite les oublis, diminue les impayés et accélère les encaissements, améliorant ainsi la santé globale de l'entreprise.

L’analyse en temps réel de la situation financière de l'entreprise

L'analyse en temps réel de la trésorerie d'entreprise est une autre fonctionnalité puissante liée à la dématérialisation. Cela permet d'obtenir une vision claire et instantanée des finances de la société. Grâce à cela, les dirigeants peuvent suivre leurs flux de trésorerie et leurs performances financières en temps réel, sans attendre la fin du mois ou du trimestre. Ainsi, ils peuvent prendre des décisions éclairées à tout moment et plus rapidement. Ils peuvent notamment mieux anticiper leurs fluctuations de trésorerie, planifier leurs investissements et évaluer les performances financières de leur structure.

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Kolecto et Factur-X : Comment ça marche ?

Kolecto est une plateforme SaaS multi-fonction qui facilite la gestion des documents au format Factur-X. Pour cela, il suffit d'effectuer une inscription simple et rapide sur le site, suivi de la configuration du compte en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise.

Une fois inscrites, les sociétés peuvent importer très facilement leurs factures existantes et configurer d'autres paramètres, comme une connexion instantanée à leurs comptes bancaires. Par un processus d'automatisation, vos factures peuvent même être importées automatiquement. L'interface intuitive de Kolecto offre une expérience utilisateur conviviale, permettant aux entreprises de consulter, de traiter et de suivre leurs factures en temps réel, très simplement.

Comment sont sécurisées les données ?

La sécurité des données est une préoccupation majeure pour Kolecto. Notre plateforme met donc en place des mesures avancées pour protéger les données sensibles des utilisateurs. Les échanges de factures, par exemple, sont sécurisés grâce à des protocoles de chiffrement avancés, garantissant la confidentialité et l'intégrité des informations financières. Les utilisateurs de Kolecto peuvent ainsi être assurés que leurs données sont protégées contre tout accès non autorisé ou toute fuite d'informations.

Factur-X représente un tournant majeur dans la gestion des factures électroniques en Europe. Ce format offre aux entreprises un moyen simplifié et sécurisé d'échanger des documents comptables. En intégrant parfaitement le format Factur-X, Kolecto offre une solution complète pour la gestion des factures dématérialisées. En adoptant Factur-X via Kolecto, les entreprises bénéficient d'une gestion comptable optimisée, tout en assurant la confidentialité de leurs données financières. Cette transition vers la e-facturation ouvre ainsi de nouvelles perspectives d'efficacité et de croissance pour de multiples entreprises, tous secteurs confondus.

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