Admin & Fiscalité

Les avantages de la dématérialisation des factures

Par
Cynthia Labatut
24/10/2023
4
min

La réforme de la facturation électronique est en passe de bouleverser les méthodes de gestion financière et administrative traditionnelle dans les entreprises. Désormais obligatoires, les e-factures s'inscrivent dans une tendance générale de transformation numérique des entreprises, tout en offrant une multitude d'avantages. Voyons donc plus en détail quels sont les nombreux bénéfices de la facture électronique.

 

Les avantages de la dématérialisation des factures

La réduction des coûts

La dématérialisation des factures engendre d'abord une réduction significative des coûts. En effet, grâce à elle, il est désormais inutile d'imprimer les documents, de les envoyer par courrier postal et de les stocker. Cette simplification des processus engendre des économies considérables pour les entreprises ainsi qu'un véritable gain de temps. De plus, la réduction des erreurs de facturation et la diminution des litiges financiers permettent aussi d'économiser des ressources précieuses.

Le gain de temps

La dématérialisation des factures libère aussi un temps précieux pour les employés. En effet, de nombreuses tâches manuelles fastidieuses peuvent désormais être automatisées. La saisie traditionnelle des données comptables liées aux factures papier est éliminée. Les factures électroniques sont générées, envoyées et archivées automatiquement, ce qui accélère considérablement l'ensemble du processus global. Grâce à cette nouvelle pratique, les employés peuvent se consacrer davantage à leur cœur de métier, c'est-à-dire sur des activités à plus haute valeur ajoutée.

L’accélération des délais de paiement

La rapidité de traitement est l'un des autres atouts majeurs de la dématérialisation des factures. En effet, les factures électroniques sont désormais transmises instantanément à leurs destinataires. Qui plus est, l'e-facturation permet de faciliter le suivi des factures et donc de relancer au bon moment, tout en limitant les oublis. Ce nouveau processus permet donc de réduire les retards de paiement, ce qui engendre une meilleure gestion de trésorerie. 

L’amélioration de la traçabilité

Avec la facture électronique, la traçabilité est améliorée. Il est désormais beaucoup plus simple de retrouver une facture et de savoir où en est précisément son paiement. En effet, les e-factures ont un statut partagé en temps réel qui permet de voir l'avancement de leur traitement. Tel un colis tracké, on sait désormais si la facture est en cours de paiement, payée etc... Les entreprises peuvent ainsi suivre chaque étape du cycle de vie de leurs factures, de leur création jusqu'à leur archivage, en passant par la consultation des factures ou leurs paiements. Cette visibilité en temps réel permet également de résoudre rapidement les oublis de règlement, par l'envoi de relances, ce qui réduit les risques de litige. Par un lien de cause à effet, cela améliore les relations avec les partenaires commerciaux et les fournisseurs.

La réduction des erreurs

La saisie manuelle des données sur les factures papier était autrefois sujette à des erreurs humaines. En automatisant cette saisie, la dématérialisation des factures garantit une précision maximale dans le processus comptable. Désormais, les dirigeants et les cadres d'entreprise ont la certitude de s'appuyer sur des données chiffrées plus fiables, ce qui leur permet de prendre des décisions stratégiques parfaitement éclairées.

Une meilleure gestion des archives

La gestion des archives électroniques est également bien plus efficace que l'accumulation de montagnes de documents papier ! Les factures électroniques sont ainsi stockées de manière sécurisée et organisée, ce qui facilite la recherche de documents et la traçabilité. Or, comme la récupération des factures archivées est grandement simplifiée, cela permet de gagner du temps lors des audits ou des enquêtes. Cela profite donc tout autant aux entreprises qu'aux organismes de contrôles.

Le respect de l'environnement

Bien entendu, la dématérialisation des factures est aussi un geste concret en faveur de l'environnement et de la préservation des ressources. Moins de papier utilisé signifie moins d'arbres abattus, moins d'encre consommée, et moins de déchets générés. Par cette nouvelle pratique, les entreprises contribuent ainsi à la préservation de l'écosystème tout en réduisant leur empreinte carbone.

La sécurité des données

La sécurité des données est une autre préoccupation majeure pour les entreprises. En ce sens, les systèmes de dématérialisation des factures intègrent des protocoles de sécurité avancés et très stricts, tels que le chiffrement des données et la gestion des accès, pour protéger les informations financières sensibles. Cela garantit la confidentialité et l'intégrité des données de l'entreprise et de ses partenaires. Cela contribue donc aussi à préserver la confiance de ses clients et de ses interlocuteurs commerciaux. 

L’accessibilité et la mobilité

L'accessibilité est un autre avantage majeur des factures électroniques. Ces dernières peuvent désormais être consultées et traitées depuis n'importe quel appareil connecté à Internet. Cela offre une mobilité accrue aux professionnels en déplacement, qui peuvent ainsi accéder aux données financières importantes à n'importe quel moment et en tout lieu. Cela peut aussi faciliter la collaboration entre les équipes, tout en facilitant l'échange de documents comptables au sein de l'entreprise.

La lutte contre la fraude à la TVA

Enfin, l'État profite également des avantages de la dématérialisation des factures. En effet, la fraude à la TVA est un problème majeur qui entraîne des pertes fiscales considérables pour le gouvernement et les entreprises, estimées à 22 milliards d’euros. La dématérialisation des factures renforce la lutte contre cette fraude, en automatisant la vérification des transactions. Les systèmes électroniques peuvent ainsi détecter plus facilement les irrégularités ou les incohérences. Cela contribue à maintenir l'intégrité du système fiscal et à protéger les revenus publics.

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Kolecto : une solution pour faciliter la dématérialisation de vos factures

Le Portail Public de Facturaction (PPF) est aujourd'hui le support officiel de la réforme sur la facturation électronique. Néanmoins, il est aussi un outil peu ergonomique et peu intuitif. Dans ce contexte, Kolecto se distingue comme une solution logicielle avancée totalement dédiée à la dématérialisation des factures. Son ambition ? Simplifier et optimiser le processus de e-facturation, grâce à une interface beaucoup plus claire et de multiples fonctionnalités. En d'autres termes, Kolecto est un outil idéal pour vous permettre de tirer pleinement parti des avantages de la facturation électronique, tout en atténuant les inconvénients de la dématérialisation des factures.

 

Ses principales fonctionnalités sont les suivantes :

  • L’automatisation : Kolecto collecte automatiquement les données bancaires et les factures. Il effectue seul la saisie et l'archivage des documents comptables, ce qui élimine les tâches manuelles fastidieuses. Il permet d'économiser en moyenne 12 € par factures et 5h de travail par semaine ;
  • Le suivi en temps réel : Kolecto permet de suivre l'état des factures et de leurs paiements en temps réel ;
  • La conformité légale : les factures générées par Kolecto sont conformes à la nouvelle réglementation ;
  • Les relances automatiques : Kolecto permet de mettre en place des relances automatiques pour assurer le bon paiement des factures dématérialisées. Il permet d'éviter en moyenne 30 % des impayés. Pour faciliter les règlements, il inclut également des solutions de paiement directement en ligne ;
  • La sécurité renforcée : Kolecto met un point d'honneur à protéger les données financières stockées sur ses serveurs, pour garantir la confidentialité des informations de l'entreprise. Pour lutter contre les fraudes, il vérifie aussi la validité de l'IBAN et du SIRET indiqués sur chaque facture.

Désormais, la dématérialisation des factures n'est plus une option. Elle est non seulement une nécessité pour les entreprises, mais aussi une obligation réglementaire. Ses avantages sont multiples, allant de la réduction des coûts en passant par le gain de temps, la sécurité des données ou encore la lutte contre la fraude à la TVA. Kolecto ne fait alors que décupler ces avantages, pour permettre à votre entreprise de prospérer dans un environnement numérique en constante évolution.

Rédigé par
Cynthia Labatut
Experte administrative & Financière
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