Facturation freelance : comment facturer ses clients ?

La facturation est obligatoire dès lors qu’on se lance en freelance. Mais concrètement, pourquoi on fait des factures ? Comment facturer les clients lors de ses missions, quelles sont les mentions légales sur une facture et quels outils de facturation utiliser ? On vous explique tout !

Les points à retenir : 

• La facture permet de servir de preuve et d’engager le paiement auprès des clients après avoir réalisé une mission.
• La facturation est obligatoire pour les clients professionnels (mais aussi à destination des clients particuliers dans certains cas).
• Certaines mentions obligatoires doivent apparaître sur les factures transmises.
• La facturation électronique, bientôt obligatoire pour les échanges en B2B, va transformer les pratiques des freelances.

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Pourquoi fait-on des factures en freelance ?

Il est important de le rappeler : freelance n’est pas un régime juridique mais un mode de travail indépendant. Dès sa création d’activité, le freelance doit choisir un statut pour exercer : 

• SASU
• EURL
• Entreprise individuelle (EI)
• micro-entreprise
• Portage salarial 

Ces statuts (hormis en portage car c’est la société de portage qui s’occupe de la relation avec les clients) impliquent une obligation de facturation lorsqu’une prestation ou une vente est réalisée.

Toutefois, retenez que la facture n’est pas qu’une simple obligation administrative à respecter. Elle a une valeur de preuve de la prestation ou de la vente effectuée et du paiement qui doit être reçu pour cette prestation ou cette vente. Elle a donc plusieurs rôles : 

• Engager le paiement : faire une facture implique une obligation de paiement. Légalement, cela protège le prestataire ou le vendeur.
• Justifier une prestation : la facture prouve que la prestation a bien été faite. 
• Se protéger juridiquement : en cas de litige commercial ou de non-paiement, c’est indispensable de s’appuyer sur des preuves.
• Respecter les obligations légales : le Code du commerce stipule que la facturation est obligatoire.

⚠️ Attention : s’il produit une facture fictive ou ne facture pas, un freelance s’expose à des sanctions (amende de 75 000 €  pour une personne physique et 350 000 € pour une personne morale). Un montant de 150 000 € est prévu en cas de récidive dans les 2 ans suivant l’amende.

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La facturation en freelance : quelles sont les obligations légales ?

Clients particuliers ou professionnels : dans quel cas doit-on émettre une facture ?

La législation n’est pas la même en fonction de la nature de vos clients. 

Clients professionnels : Le Code du commerce stipule qu’une facture doit être obligatoirement établie le jour de la livraison de la prestation (ou plus tard dans le cas de plusieurs prestations successives) quel que soit le montant de la vente.

Clients particuliers : La facturation n’est pas obligatoire sauf dans des cas précis : 

• Le client la demande.
• La vente s’effectue à distance ou en ligne.
• Il s’agit d’une livraison intracommunautaire exonérée de TVA.

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Facturer la TVA en tant que freelance

S’il est assujetti à la TVA, le freelance doit facturer la TVA à ses clients. Il existe trois cas de figure pour bien comprendre.

Assujettis non exonérés : dans ce cas, vous facturez le montant de TVA en précisant les taux. Sur votre facture, on doit trouver : 

• Prix HT
• montant de TVA 
• Prix TTC

Assujettis mais en franchise de base : les micro-entrepreneurs bénéficient de la franchise de base de TVA si leur chiffre d’affaires est < 85 000 € en activité de vente de marchandises ou < 37 500 € en prestations de services (seuils en vigueur en 2026). L’auto-entrepreneur dans ce cas doit donc faire figurer la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur ses factures.

Non assujettis par nature : certaines activités (médical ou ONG par exemple) sont non assujetties à la TVA par nature. Dans ce cas, la somme facturée est HT et aucune mention ne doit être ajoutée.

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Le devis est-il obligatoire en freelance ?

Le devis n’est pas obligatoire en tant que freelance mais il vous couvre sur le plan juridique. En effet, un devis signé avec un client engage ce dernier à payer une prestation ou un service.

💡 Rappel : le devis doit toujours comporter le détail des prestations, produits ou services, le prix et les conditions de paiement.

Comment créer une facture en freelance ?

Quel est le tarif moyen d'un freelance par jour ?

Le tarif moyen du freelance dépend de son secteur d’activités, de son domaine d'expertise, de son expérience, de sa zone géographique et de la réalité du marché. Avant de facturer, un freelance doit aussi déterminer comment il fixe ses tarifs : doit-il facturer du temps ou du livrable ? En fait, c’est au choix, en fonction de la nature de la mission et des attentes du client. 

La facturation au temps passé repose généralement sur un taux horaire ou un TJM (taux journalier moyen). Cela permet d’adapter la facturation au temps de travail réellement fourni pour le client.

🔎  Le TJM se calcule de la façon suivante : chiffre d’affaires (CA) souhaité / nombre de jours facturés par mois. Votre CA doit tenir compte de tous vos frais et jours non facturables pour obtenir la rémunération nette souhaitée.

À l'inverse, la facturation au forfait consiste à facturer un montant fixe pour la réalisation d'un livrable ou d'un projet défini à l'avance. Cette approche offre davantage de visibilité au client, mais nécessite une définition précise du périmètre de la mission.

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Les différentes étapes à respecter 

Ce n’est pas difficile d’établir une facture en tant que freelance. Il faut simplement s’organiser en respectant différentes étapes : 

1. Numéroter la facture : chaque document doit avoir un numéro unique pour éviter tout doublon.
2. Recueillir les informations : identité du client, adresse de facturation, adresse de livraison, numéro de TVA… Vous devez aller à la pêche aux infos.
3. Structurer la facture avec les mentions légales (on vous explique plus bas ce que sont les mentions obligatoires).
4. Établir les montants : détail de prestation, montants, prix total HT, TVA, prix total TTC…
5. Faire une check-list de conformité : avant de l’émettre au client, vérifiez toujours une dernière fois les informations et les prix.
6. Envoyer au client : vous la transmettez et la date de transmission sert de base de calcul des délais de paiement.

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Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture de freelance ?

Chaque facture doit comporter des mentions légales : 

• Numéro de facture unique (chronologique)
• Date d'émission de la facture
• Identité et coordonnées du freelance : nom et prénom (ou dénomination sociale) et adresse
• SIRENT / SIRET
• Forme juridique (si société)
• Mention EI pour Entreprise individuelle
• Identité et coordonnées du client : nom ou raison sociale de l'entreprise et adresse
• Description de la prestation
• Date de réalisation de la prestation (si différente de la date de facture)
• Quantité / nombre de jours, heures ou unités facturées
• Prix unitaire HT
• Montant total HT
• Taux de TVA applicable
• Montant de TVA
• Montant TTC
• Date limite de paiement
• Conditions de paiement
• Taux des pénalités de retard
• Indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (uniquement pour les clients professionnels)

Aussi, des mentions obligatoires spécifiques sont à ajouter en fonction du type de facture émise (acompte, autoliquidation, avoir…).

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Comment le freelance doit se préparer à la facturation électronique ?

Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ?

La réforme de la facturation électronique entre en vigueur dès 2026. Concrètement, une facture électronique n’est pas une simple facture au format PDF par e-mail. C’est un document transmis et reçu dans un format structuré permettant son traitement automatique par les logiciels de gestion et l'administration fiscale.

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. L'obligation d'émission concernera les grandes entreprises et les ETI dès cette date, puis les PME, TPE et micro-entrepreneurs à compter du 1er septembre 2027.

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De nouvelles obligations légales avec la réforme de la facturation électronique

Cette réforme va avoir des conséquences sur la gestion de la facturation pour les freelances. Comme évoqué plus haut, toute entreprise assujettie aura l’obligation de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026. Les freelances devront aussi pouvoir les émettre à partir du 1er septembre 2027.

Concrètement, il faudra s’inscrire à une plateforme agréée pour faire transiter ces factures. Ces plateformes assurent le lien entre les logiciels de facturation et l’administration fiscale.

💡 Découvrez la plateforme agréée et la solution compatible de Kolecto : des outils adaptés aux freelances pour une gestion d’entreprise plus sereine et plus efficace !

Les entreprises enverront toujours des factures « classiques » aux particuliers, aux entreprises non assujetties ou aux clients internationaux non assujettis en France. Mais elles devront transmettre à l’administration fiscale un e-reporting des données de paiement et de transaction. Ce e-reporting se fera par le biais des plateformes agréées. 

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Les avantages de la facturation électronique pour les freelances

La facturation électronique va bouleverser les habitudes et les pratiques des freelances. S'il faut découvrir et maîtriser de nouveaux outils, cette transformation présente de nombreux avantages pour la facturation et la gestion de la vie quotidienne des entrepreneurs. Voici lesquels : 

• L’archivage électronique : les factures sont conservées dans un espace sécurisé, facilitant leur consultation, leur recherche et leur conservation pendant la durée légale. Cela réduit les risques de perte de documents et simplifie les contrôles administratifs ou fiscaux.
• La sécurisation des données : les formats de facture électronique utilisés et les plateformes agréées par lesquelles transitent les documents garantissent l'intégrité, l'authenticité et la confidentialité des informations échangées. Les risques d'erreur, de falsification ou de fraude sont ainsi limités.
• La simplification des usages : l’automatisation va permettre de réduire les tâches chronophages liées à la création, à l'envoi, à la saisie et au traitement des factures. Le gain de temps réalisé permet de se concentrer davantage sur le cœur d’activité.
• Le suivi de paiement : les outils de facturation électronique offrent une meilleure visibilité sur le cycle de vie des factures. Vous pouvez ainsi avoir une idée plus précise du moment où le client règle sa facture.
• La traçabilité des factures : chaque étape du traitement d'une facture est enregistrée, de son émission jusqu’à son règlement. Cette traçabilité renforce la transparence des échanges et facilite la résolution d'éventuels litiges ou contrôles.

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Quel logiciel de facturation choisir en tant que freelance ?

Les critères de choix pour un logiciel de facturation freelance

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions en ligne pour trouver un logiciel de facturation. Il faut néanmoins vérifier toute une série de critères avant de se décider : 

• La conformité réglementaire : votre logiciel doit être compatible avec la réforme de la facturation électronique.
• La simplicité d’utilisation : il faut un outil intuitif avec un modèle établi qui vous permet de facturer sans perdre de temps.
• Le suivi des paiements : votre mission est achevée et votre facture envoyée au client : suivez en temps réel où en sont les paiements attendus avec un statut pour chacun (réglé, retard, etc.) pour une bonne gestion de la trésorerie de l’entreprise. 
• La centralisation des documents : il est important de pouvoir bien conserver vos devis, factures et justificatifs avec un bon système d’archivage qui facilite la vie quotidienne de l’entreprise.

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Simplifiez votre facturation avec Kolecto

Gérez vos devis et factures avec le logiciel de facturation Kolecto conçu pour les indépendants. Grâce à sa plateforme intuitive, il est facile de créer des factures et devis conformes tout en suivant les paiements en temps réel. La facturation en ligne avec Kolecto, c’est : 

• La création de factures conformes aux pré-requis de la réforme.
• La centralisation de vos contacts clients.
• Un catalogue de vos services pour les ajouter en un clic à vos factures.

Grâce à Kolecto, toute votre facturation est suivie de bout en bout en un clin d'œil !

💡 Pour vous préparer à la réforme de la facturation électronique, la plateforme agréée est 100 % incluse dans l’ensemble des forfaits Kolecto !

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FAQ

Un freelance est-il obligé de faire une facture ?

Un freelance est obligé de faire une facture, peu importe s’il est assujetti à la TVA ou non et peu importe si le client est un professionnel ou un particulier. Tout manquement à cette obligation entraîne des sanctions importantes (Legifrance rappelle ici les sanctions encourues en cas de manquement à la facturation en tant que professionnel).

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Est-il possible de facturer en tant que freelance sans TVA ?

Vous pouvez (et devez !) facturer en tant que freelance, même sans TVA. Si vous êtes sous le statut micro-entrepreneur en franchise de base, le site economie.gouv stipule que vous devez ajouter la mention légale suivante à votre facture : « Tva non applicable - article 293 B du CGI ».

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Impayés et recouvrement : comment gérer les retards des clients ?

Lorsqu'une facture impayée dépasse son échéance, il est recommandé de commencer par une relance client sous forme de relance amiable (mail, message, appel téléphonique), afin de vérifier qu'il ne s'agit pas d'un simple oubli ou d'un litige administratif.

Si le paiement n'intervient toujours pas, l'entreprise peut engager une relance formelle puis adresser une mise en demeure de payer. Des pénalités de retard ainsi que l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement peuvent alors être réclamées. En dernier recours, le créancier peut engager une procédure d'injonction de payer afin d'obtenir le règlement de sa créance et sécuriser le recouvrement des sommes dues.

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Quelles sont les conditions de paiement pour une facture freelance ?

Entre professionnels, le délai de paiement est souvent fixé à 30 jours à compter de la réception de la facture, mais il peut être porté à 45 jours ou 60 jours à compter de la date d'émission de la facture lorsque cela est prévu contractuellement. En cas de retard, le freelance peut réclamer des pénalités de retard ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.