Combien de temps garder une facture ? Durée légale et méthode d’archivage pour être dans les règles

« Garde bien toutes tes factures, on ne sait jamais… » Tout entrepreneur a déjà entendu cette phrase. Mais est-ce que vous savez pourquoi et combien de temps il faut conserver les factures et tout document comptable ? Surtout, comment faire pour archiver ses factures ? À l’heure de la réforme de la facturation électronique, il est important de bien comprendre la loi en vigueur pour les délais de conservation des factures. Explications.

‍Les points à retenir : 

• L’administration fiscale peut vous réclamer vos factures pendant 6 ans, tandis que le Code du commerce exige de conserver vos documents pendant 10 ans.
• L’archivage des factures sert de preuve en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial.
• Il faut respecter des bonnes pratiques pour assurer un archivage légal et efficace de tous les documents comptables.
• La facturation électronique va aider les entreprises dans leur archivage en leur faisant gagner du temps et de l’espace.

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Quelle est la durée légale de conservation des factures ?

Deux durées légales pour la conservation des factures

Il faut bien distinguer deux volets : d’un côté, les obligations liées à l'administration fiscale et de l’autre, la législation en lien avec le code du commerce.

D’après l’article L102 B des procédures fiscales, l’administration fiscale exige de pouvoir consulter les factures ou toute autre pièce justificative pendant au moins 6 ans. Cela peut concerner par exemple une facture liée à une immobilisation pour justifier un amortissement.

De son côté, l’article L123-22 du code de commerce prévoit un délai de 10 ans pour la conservation des factures clients comme fournisseurs. 

En résumé, une bonne pratique consiste à conserver toutes les pièces justificatives pendant une durée de dix ans, que ce soit pour des raisons comptables, commerciales ou fiscales. Mieux vaut avoir un maximum de documents à montrer plutôt que pas assez en cas de litige commercial ou de contrôle de l’administration. Vous pouvez être mis en difficulté si une pièce requise par l’administration n’a pas été conservée.

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À partir de quand démarre le délai de conservation des factures ?

Selon la loi, le délai d’obligation de conservation des factures démarre à compter de la date de la dernière opération comptable inscrite dans les livres ou registres (ou bien date à laquelle les documents ou pièces ont été établis). 

En pratique, les entreprises retiennent généralement une durée de conservation de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné.

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Factures clients, factures fournisseurs, factures d’acompte… Quels sont les documents concernés ?

Peu importe le type de facture (acompte, situation, fournisseur, solde, autoliquidation…) et peu importe si vous l’avez émise ou si c’est un fournisseur qui l’a émise : tous les documents sont concernés par ce délai de conservation. 

De manière plus globale, tous vos documents comptables sont concernés par l’obligation de conservation. Par exemple, les livres comptables, le grand livre, le livre-journal, vos comptes annuels, votre bilan comptable, le compte de résultat, les bons de commande, les bons de livraison, les notes de frais, les relevés bancaires… Bref toute pièce comptable.

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Pourquoi archiver ses factures ?

L’archivage des factures n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi une protection pour l’entreprise dans sa vie quotidienne.

Premièrement, conserver une facture par voie numérique ou papier permet de bénéficier d’une preuve officielle d’achat ou de vente. Cette preuve constitue l’assurance de pouvoir résoudre des litiges plus facilement en cas de désaccord commercial. Les informations sont listées et peuvent ainsi éclaircir tout malentendu.

Comme évoqué en première partie, la facture sert de preuve vis-à-vis des administrations. Lors d’un contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale, il est indispensable de pouvoir présenter les pièces demandées. 

Grâce à un archivage cohérent et clair, vous facilitez la gestion administrative de votre entreprise, de la comptabilité au pilotage de l’activité. Vous suivez plus facilement l’évolution de votre chiffre d’affaires, vos dépenses, les volumes de vente, etc. Grâce à une meilleure visibilité de l’activité, c’est aussi plus simple de solliciter des investisseurs ou bien de revendre votre société.

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Comment archiver ses factures ?

Les bonnes pratiques pour conserver ses factures

L’archivage des factures, ce n’est pas juste les empiler dans un coin en attendant qu’on vous les réclame. Vous devez prendre soin de vos archives en adoptant plusieurs réflexes : 

• Le stockage : il est impératif d’organiser un lieu de stockage, qu’il soit physique pour les documents papier ou numérique pour les fichiers dématérialisés. Le but est d’identifier rapidement l’endroit où se trouvent vos factures.
• La sécurisation : vos factures doivent être sécurisées, avec des accès autorisés aux seules personnes habilitées.
• La chronologie : rangez-les dans un ordre chronologique, année par année, de manière à les retrouver en un clin d'œil. 
• La numérotation : chaque facture comporte un numéro unique. Un doublon peut provoquer des erreurs comptables difficiles à corriger.

⚠️ Attention ! Pensez bien à créer des numérotations distinctes pour vos factures d’avoir, vos factures d’acompte, etc. Il est important de ne pas tout mélanger.

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Facture papier ou facture PDF : quelle différence pour conserver ?

Une facture imprimée sur papier ou enregistrée en PDF ne fait aucune différence pour la conservation. Dans les deux cas, il s’agit de factures dites classiques. En papier, elles sont rangées dans des classeurs et en PDF, elles peuvent être enregistrées sur des clés USB ou disques durs externes.

En revanche, ces factures classiques sont à distinguer des factures électroniques. Celles-ci deviennent obligatoires pour les échanges en B2B entre entreprises assujetties à la TVA. La réforme de la facturation électronique prend effet dès le 1er septembre 2026 et va modifier les habitudes de conservation des factures. A cette date, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques

On vous explique tout.

Réforme de la facturation électronique : qu’est-ce que ça change pour conserver ses factures ?

En tant qu’entrepreneur, cela ne vous a pas échappé : la réforme de la facturation électronique entre en vigueur au 1er septembre 2026. La facturation électronique, appelée aussi e-invoicing, n’est pas une généralisation du format PDF. C’est une nouvelle façon de facturer vos clients en B2B avec des envois de systèmes à systèmes de factures aux formats structurés. Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées, y compris les micro-entreprises en franchise de base. 

Les factures à destination des particuliers, des clients internationaux non assujettis en France ou des entreprises non assujetties par nature (ONG, enseignement ou médical par exemple) pourront encore être envoyées par email au courrier. Mais ces opérations devront être transmises à l’administration fiscale via un e-reporting.

Petit rappel du calendrier de la réforme de la facturation électronique :

Concrètement, la mise en conformité va être facile : chaque entreprise concernée devra choisir une plateforme agréée comme celle de Kolecto. Ces plateformes assurent le lien avec l’administration fiscale puisqu’elles transmettent automatiquement les données de facturation et de e-reporting.

La réforme de la facturation électronique avec Kolecto, ce sont des gains de productivité concrets¹ : 

• 5 h gagnées par semaine
• 12 € d’économies par facture traitée
• 30 % d’impayés en moins

¹ D’après une étude réalisée au 1er trimestre 2024 par Kolecto, sur un panel de 100 utilisateurs éditant en moyenne 30 factures par mois

Surtout, ce passage à la facturation électronique change la vie des entreprises qui vont pouvoir automatiser les processus et gagner du temps tout en sécurisant leurs échanges.

L’archivage électronique des factures offrira aussi plus de garanties car de nombreuses plateformes agréées proposent des fonctionnalités pour conserver les factures et assurer leur sécurité et leur traçabilité pendant 10 ans. 

Préparez-vous à la facturation électronique avec la plateforme agréée 100 % incluse dans tous les forfaits Kolecto !

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Les risques et sanctions en cas de non-respect des règles de conservation des factures

Les délais de conservation des factures imposés et de tout document comptable par le code du commerce ou l’administration fiscale doivent être respectés sous peine de sanctions. 

Le premier risque est d’ordre fiscal puisque certaines demandes de déduction des charges peuvent être refusées. Le rejet de comptabilité peut aussi être ordonné, ce qui vous obligerait à tout reprendre. En effet, sans justificatif, il est impossible de pouvoir se faire rembourser des frais professionnels. Cela peut avoir un effet nuisible sur votre stratégie d’optimisation fiscale : il faut donc conserver à tout prix toutes vos factures et justificatifs.

Les litiges commerciaux sont également plus difficiles à régler sans justificatif : il est donc impératif de conserver les preuves d’achat ou de vente. 

Enfin, notez que vous risquez une pénalité ou amende en cas de défaut de conservation : 

• Pénalité de 50 % des montants facturés sur les factures clients.
• L’exclusion des marchés publics, des sanctions pénales ou un redressement fiscal peuvent aussi être prononcés en cas de fraude avérée (activités occultes, par exemple). 
• L’article 1734 du CGI prévoit une amende de 10 000 € en cas de refus de communication ou de renseignement des documents demandés.

⚠️ Rappel : toutes les factures comportent des mentions obligatoires. Des sanctions peuvent s’appliquer si vous ne respectez pas ce principe.

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FAQ

Quand peut-on détruire une facture ?

Une facture peut être détruite à l'issue de sa durée légale de conservation, à condition qu'aucun litige, contrôle ou procédure en cours ne justifie de la conserver plus longtemps. Il est donc recommandé d’attendre au moins 10 ans avant de procéder à la destruction de la facture.

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Combien de temps garder les factures clients ?

Les factures clients doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné. Ainsi, l’entreprise peut : 

• répondre à un contrôle fiscal ou comptable ;
• disposer d'une preuve en cas de litige avec un client après paiement ;
• respecter les obligations prévues par le Code de commerce.

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Quelle durée de conservation pour les factures fournisseurs ?

La loi stipule que les mêmes délais s’appliquent à une facture fournisseur : elle doit être conservée pendant 10 ans.
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Les factures électroniques doivent-elles être archivées ?

Les factures électroniques doivent être conservées par l’entreprise pendant 10 ans comme n’importe quelle facture. Cet archivage doit respecter les 3 principes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité pendant toute la durée de conservation, qui doit se faire dans le format d’origine et sur des supports spécifiques et non sur des clés USB ou disques durs. Avec la réforme de la facturation électronique, les entreprises vont avoir recours aux  solutions d’archivage en ligne. Cela va faciliter le quotidien des entrepreneurs qui peuvent suivre avec plus de précision le cycle de vie des factures.