Facturation des frais de déplacement au client : règles, calcul et bonnes pratiques

Il peut arriver qu’une prestation exige de se déplacer. Ce déplacement génère des coûts (carburant, transports en commun, parking, nuitée, repas…). Deux options s’offrent alors aux entrepreneurs : refacturer ces coûts au client ou intégrer les déplacements dans le tarif de départ. Si vous choisissez de refacturer les frais de déplacement au client, il faut respecter un certain nombre de pratiques et de règles. Forfait, facturation au réel, barème kilométrique, TVA, débours… Comment distinguer les obligations et les comptabiliser ensuite ? On vous explique tout.

Les points à retenir : 

• Il est tout à fait légal de refacturer des frais de déplacement aux clients.Les faire figurer dans le devis n'est pas une obligation légale, mais c'est la seule façon de sécuriser leur paiement.
• Vous pouvez facturer au forfait, au réel ou en vous basant sur le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale.
• Ces frais peuvent être ajoutés à une facture classique ou bien faire l’objet d’une facturation spécifique.
• La TVA doit être comptabilisée sur les frais de déplacement liés à la mission car ils constituent des frais accessoires à la prestation principale (article 267 du CGI).
• Il ne faut pas confondre avec les frais de débours qui sont les frais avancés au nom du client et qui ne font l’objet d’aucune marge ni de facturation de TVA.

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Peut-on facturer des frais de déplacement au client ?

Oui, c’est tout à fait légal et possible de facturer les frais de déplacement au client à partir du moment où une dépense a été engagée dans le but de satisfaire à la prestation ou au service souhaité. Il doit donc s’agir d’une dépense professionnelle effectuée pendant des heures de travail en lien avec la mission qui concerne ce client. Cette dépense doit pouvoir être justifiée.

Comme leur nom l’indique, ces frais regroupent toutes les dépenses en lien avec le déplacement : 

• Les frais kilométriques.
• Les dépenses de taxi ou de transport privé.
• Les tickets de transport en commun (avion, bus, train, ferry, tram, métro).
• Les frais de stationnement (parking, garage, zone de stationnement payante).
• Les frais de carburant et de péage.
• Les nuits passées à l’hôtel.
• Les repas pris dans le cadre du déplacement.

Certaines entreprises décident de ne pas facturer les frais de déplacement au client. Néanmoins, cette absence de facturation se répercute dans les prix des marchandises, prestations ou des services : ils sont plus élevés afin d’englober les éventuels déplacements ou frais de livraison à prévoir. Néanmoins, gardez toujours en tête que vous ne devez pas mettre en danger votre rentabilité, travailler à perte ou réduire votre marge à cause d’un déplacement qui vous coûterait trop d’argent.

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Comment facturer des frais de déplacement au client ?

La tarification des déplacements peut prendre trois formes.

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La tarification au forfait

Il s’agit de la solution la plus simple et la moins contraignante. L’entreprise fixe un montant qui s’applique dans un certain rayon kilométrique. C’est elle qui décide de ce montant et de ce rayon car aucune loi n’encadre la pratique. Il faut simplement que ce montant soit raisonnable et conforme à ce que la concurrence pratique pour être crédible. Selon le périmètre géographique, on se situe généralement entre 15 et 50 €.

Exemple concret : L’entreprise paysagiste Fleurs de Passion est implantée dans le village de Géranium. Elle fixe une grille tarifaire avec un forfait par zone selon son rayon d’intervention. Si le déplacement se situe à moins de 15 km de Géranium, l’entreprise fixe un montant de 15 €. Entre 15 et 40 km de Géranium, Fleurs de Passion facture un prix fixe de 30 €. Au-delà de 40 km, l’entreprise applique un barème de 10 € par tranche de 20 km supplémentaires en plus du montant fixe de 30 €. 

La tarification au forfait est intéressante si les déplacements sont courts (cela convient moins à un freelance qui doit traverser le pays, par exemple). Elle permet aussi de simplifier la comptabilité.

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La tarification au réel

Il s’agit de refacturer au client les dépenses effectivement engagées, sur la base des justificatifs fournis. La tarification au réel permet une facturation plus juste.

Exemple concret : Justin, freelance en IT, se déplace dans le cadre d’une mission ponctuelle. Il doit vérifier une installation en place avant de démarrer un projet qui se situe dans une zone rurale. Il prend un billet de train puis loue un véhicule.

• Billets de train : 75,00 €
• Location du véhicule : 62,00 €

• Péages : 7,80 €
• Parking : 6,00 €
• Carburant : 39 €
• Total = 189,80 €

Justin facture donc 189,80 €, soit le total de ses dépenses réelles.

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La tarification selon un barème kilométrique

C’est le nombre de kilomètres parcourus qui fixe le tarif, selon une grille établie par l’administration fiscale. Ce barème sert à évaluer les indemnités kilométriques (IK) en fonction de la puissance administrative du véhicule. 

Ce barème comprend : 

• les frais de carburant ;
• les cotisations d’assurance ;
• l’usure et la dépréciation du véhicule (perte de valeur, réparations ,entretien, pneumatiques).

En revanche, il ne couvre ni les frais de péage, ni les frais de stationnement, ni les intérêts d'emprunt : ces dépenses se refacturent en plus du barème, sur justificatifs.

Le calcul se base sur le nombre de kilomètres effectivement parcourus et la puissance fiscale du véhicule.

💡 Calculer : c’est tout à fait légal d’utiliser un site comme Google Maps pour calculer les indemnités kilométriques (IK) et fixer vos tarifs.

Voici le barème kilométrique applicable aux voitures (thermiques, à hydrogène et hybrides) pour 2026, soit aux revenus 2025 (prix en €), selon la puissance administrative (chevaux fiscaux) et les distances parcourues :

🔎 Savoir :  l’administration fiscale procède à une revalorisation annuelle du barème. Dans les faits, il est reconduit à l'identique depuis la hausse de 5,4 % de 2023 : vérifiez chaque année la publication de la DGFiP (BOFiP, BOI-BAREME-000001).

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Les frais de déplacement doivent-ils figurer dans le devis ?

Ce n’est pas une obligation légale mais il est évidemment très recommandé de faire figurer vos frais de déplacement dans le devis dans les conditions générales de vente (CGV). Cette pratique offre de la transparence au client mais elle vous protège aussi juridiquement si le client ne veut pas régler ces frais en fin de prestation.

Aussi, gardez en tête qu’il s’agit de bon sens car toute facturation surprise peut avoir des conséquences négatives sur la relation avec votre client. On n’aime jamais être pris au dépourvu : il est donc important d’annoncer les tarifs dès le début de la relation commerciale. Vous pouvez aussi réaliser un avenant au devis si vous constatez après coup qu’il y a davantage de frais de déplacement qu’initialement prévu.

Selon la manière dont vous facturez vos frais, il existe plusieurs façons de présenter votre tarif de déplacement dans votre devis : 

• Soit vous fixez le montant forfaitaire en expliquant votre méthode de calcul.
• Soit vous mentionnez le barème kilométrique de l’administration fiscale.
• Soit vous indiquez que chaque frais fera l’objet d’une refacturation au réel à la fin de la prestation.

Ainsi, même si vous n’avez pas encore toutes les informations concernant le lieu d’intervention ou le nombre de déplacements nécessaires à la réalisation des prestations, vous êtes transparent avec votre client.

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Comment présenter des frais de déplacement sur une facture ?

Mentionner les frais de déplacement au client sur une facture classique

La majorité des entreprises font figurer les frais de déplacement dans la facture classique. Il suffit d’ajouter une ligne dédiée. Toutes les informations déjà mentionnées dans le devis doivent être reprises : 

• la méthode de calcul ;
• le barème kilométrique si appliqué ; 
• les dépenses réellement engagées lorsque vous demandez un remboursement au réel.

Il est important de joindre les justificatifs de ces dépenses lorsque votre client l’exige.

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Créer une facture spécifique pour les frais de déplacement

La facturation spécifique est pertinente dans quatre cas : 

• Les déplacements interviennent une fois la prestation effectuée.
• Les missions s’étendent sur plusieurs mois ou années (contrat de maintenance, par exemple).
• Les interventions sont récurrentes chez un même client.
• Les prestations sont réalisées pour un même client sur plusieurs sites car cela permet de mieux détailler les déplacements : la facture séparée permet alors de détailler chaque déplacement.

Cette facture distincte doit faire figurer les mentions obligatoires d’une facture classique. Reliez cette facture à celle émise pour la prestation afin de recouper les informations

Bien entendu, comme sur le devis ou la facture classique, les modalités de calcul et les barèmes appliqués doivent figurer sur le document transmis au client.

Quelle différence entre une facture de débours et une facture de frais de déplacement ?

Il est important de le rappeler : une facture de débours n’est pas une facture de frais de déplacement. Ces derniers correspondent aux dépenses engagées par le professionnel dans le cadre de sa mission. Ils sont facturés selon les conditions prévues dans le devis ou le contrat. Ils sont intégrés au chiffre d’affaires de l’entreprise, sont soumis aux règles habituelles de TVA et sont déductibles du résultat en société (SAS, SARL, EURL), mais pas en micro-entreprise, où ils s'ajoutent au chiffre d'affaires

Les débours répondent à une autre règle. Il s’agit de dépenses avancées au nom et pour le compte d’un client. Le professionnel ne règle les dépenses qu’en tant qu’intermédiaire, sur mandat du client après conclusion d’un accord écrit préalable. Concrètement, le prestataire avance une somme et le client rembourse ensuite le montant exactement engagé. Juridiquement, c’est le client qui effectue la dépense et non le prestataire : ce dernier avance uniquement les fonds, sans réaliser de marge sur cette dépense. 

Il faut bien distinguer ces deux notions car le traitement comptable et fiscal n’est pas le même. 

Voici deux exemples concrets : 

• Frais de déplacement : Joël, plombier, facture les 80 km parcourus pour intervenir au domicile du client. Il l’avait annoncé sur le devis qui a été accepté et signé. La refacturation des frais de déplacement est intégrée à sa facture de prestation. Ils font donc partie de son chiffre d’affaires.
• Frais de débours : Caroline, architecte, avance les frais d’obtention d’un document d’urbanisme demandé par son client. Elle établit ensuite une facture de débours et le client rembourse la somme exacte à l’architecte, sans qu’aucune marge ne soit appliquée. Cette somme n’est pas intégrée au chiffre d’affaires.

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Comment facturer la TVA sur les frais de déplacement au client ?

La question revient souvent : doit-on intégrer la TVA sur les frais de déplacement facturés au client ? La réponse est simple : oui, les frais de déplacement sont en principe soumis à la TVA car ils sont considérés comme faisant partie de la prestation. Si votre entreprise est assujettie, sans exonération ni franchise en base, il faut donc facturer la TVA. 

Le mode de calcul des frais de déplacement (forfait, frais réels ou barème kilométrique) est sans incidence sur leur régime de TVA. Dès lors qu'ils sont refacturés au client en complément d'une prestation, ils constituent des frais accessoires au sens de l'article 267 du CGI et sont, en principe, soumis au même taux de TVA que la prestation principale.

🔎 Bon à savoir : pour récupérer la TVA, cela dépend de la nature de la dépense. La TVA sur le transport de personnes (train, avion, bus, métro, taxi) et sur l’hébergement n’est pas déductible. Elle l’est en totalité sur le parking et les péages, et à 80% seulement sur le carburant d’un véhicule de tourisme (100% pour un utilitaire et 100% pour l’électricité, le GPL et le GNV).

En revanche, on ne facture pas de TVA sur une facture de débours car les dépenses sont faites au nom du client. C’est donc ce dernier qui est destinataire de la facture fournisseur et qui peut exercer son droit à déduction de la TVA.

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Facturation des frais de déplacement en micro-entreprise, comment ça marche ?

En micro-entreprise, la facturation des frais de déplacement ne fonctionne pas comme en société (SAS, SASU, SARL, EURL). En effet, un auto-entrepreneur ne peut déduire ses frais de son résultat imposable puisqu’ils s’ajoutent simplement à son chiffre d’affaires qui sert de base de calcul à ses cotisations sociales. L’auto-entreprise bénéficie simplement d’un abattement forfaitaire pour frais professionnels afin de réduire sa base imposable.

🔎 À noter :  si la micro-entreprise est en franchise en base de TVA, il n’y a pas besoin de l’ajouter à la facture. La facture doit alors porter la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

La facture de débours est souvent présentée comme la solution idéale en micro-entreprise. En pratique, elle est rarement applicable à un déplacement : le billet de train ou la facture d'hôtel est presque toujours établi au nom du prestataire, alors que le débours exige une facture au nom du client et un mandat préalable. Le régime du débours convient mieux à l'avance de droits, taxes ou frais administratifs.

La solution réaliste consiste donc à intégrer vos cotisations dans votre tarif de déplacement. Puisque les frais refacturés gonflent votre chiffre d'affaires, ils sont soumis aux cotisations Urssaf : 12,3 % pour la vente de marchandises, 21,2 % pour les prestations de services BIC, 25,6 % pour les activités libérales BNC au régime général et 23,2 % pour celles relevant de la Cipav (taux 2026). Majorez votre tarif de déplacement d'autant pour ne pas perdre d'argent sur le déplacement.

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Comment simplifier la gestion des frais de déplacement ?

Les bonnes pratiques de refacturation des frais de déplacement au client

Avant de procéder à la refacturation de vos frais de déplacement au client, il est important de dérouler la check-list suivante pour vous assurer de respecter les règles autant que les bonnes pratiques.

1. Informer le client : Il est important que vos clients soient au courant de votre façon de fonctionner (par exemple en affichant clairement votre politique de frais et les tarifs de déplacement sur votre site web).
2. Établir un barème clair : Si vous appliquez un montant forfaitaire, il ne doit laisser place à aucune interprétation. Si vous appliquez le barème de l’administration fiscale, veillez à bien le mettre à jour chaque année en suivant les publications officielles.
3. Inclure les frais dans le devis : Votre devis doit comporter le montant des frais prévus dans le cadre de la mission. Si cette mission est susceptible d’intégrer plus de déplacements que prévu, il est important de le signaler et de stipuler que le calcul sera fait en fonction du nombre de déplacements.
4. Facturer la TVA : comme les déplacements entrent dans le cadre de la prestation, la TVA doit être facturée au client sur la facture émise.
5. Conserver les justificatifs : Conserver les justificatifs permet de démontrer la réalité des dépenses en cas de contestation ou de contrôle. Conservez donc toutes les factures émises dans le cadre de la mission (parking, nuitée, repas, péage…), en respectant les durées légales de conservation

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Automatiser avec un logiciel de facturation

À partir du 1er septembre 2026, les entreprises françaises devront se conformer à la  réforme de la facturation électronique : toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI de les émettre, avant l'extension aux TPE-PME au 1er septembre 2027. Cette réforme va faire évoluer les pratiques et fluidifier les processus de facturation. Conserver les justificatifs, les regrouper et les envoyer ensuite en comptabilité : ces tâches sont fastidieuses et font perdre du temps aux équipes ou à l’entrepreneur indépendant.

💡 Astuce : préparez-vous à la facturation électronique avec la plateforme agréée de Kolecto qui est incluse dans tous ses tarifs !

Un logiciel de facturation comme Kolecto vous permet de ne plus avoir à gaspiller votre temps : tous vos justificatifs sont réunis sur une même plateforme. Ainsi, vous gagnez du temps sur votre pré-comptabilité car Kolecto simplifie et automatise vos tâches administratives et financières. 

En résumé, retenez que les frais de déplacement sont à facturer comme un élément à part entière de la prestation, TVA incluse. S’ils sont le plus souvent intégrés à la facture classique, ils peuvent aussi faire l’objet d’une facture spécifique. L’arrivée de la facturation électronique simplifiera les usages et permettra de gagner du temps sur ce type de facturation qui peut s’avérer fastidieuse.