Comment choisir une Plateforme Agréée ?

La réforme de la facturation électronique approche à grands pas ; se préparer maintenant peut faire toute la différence pour votre entreprise. Anticiper les changements implique de sélectionner une Plateforme Agréée (PA), certifiée par l’administration fiscale, qui permet de se conformer aux réglementations à venir. Mais comment sélectionner la bonne Plateforme Agréée pour votre TPE-PME ? Quels critères prendre en compte ? Passons en revue les éléments à considérer pour faire le choix du bon outil.

Les points à retenir : 

• Une Plateforme Agréée assure la conformité légale en garantissant une gestion correcte des factures électroniques et de l’e-reporting.
• Le choix d'une Plateforme Agréée dépend de sa capacité à prendre en charge les formats de factures requis et à gérer le volume de facturation de votre entreprise.
• L'intégration avec vos outils existants et la sécurité des données sont des critères essentiels pour faciliter la gestion et protéger vos informations.

Qu’est-ce qu’une Plateforme Agréée (PA) ?

Définition d’une Plateforme Agréée

Une Plateforme Agréée (PA) est un service en ligne homologué par l’État, qui permet aux entreprises assujetties à la TVA de gérer leurs factures électroniques (e-invoicing) ainsi que l’e-reporting en conformité avec la réglementation en vigueur.

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, obligatoire à partir de 2026 pour les grandes entreprises et progressivement jusqu'en 2027 pour les PME et microentreprises, ces plateformes facilitent l’émission, la réception et la transmission des factures de manière sécurisée et standardisée. 

Les Plateformes Agréées agissent ainsi comme des intermédiaires de confiance en permettant :

• L’émission de factures sous les différents formats acceptés (PDF, Factur-X, UBL, CII), et leur transmission à l’administration fiscale. 
• La réception de factures conformes, avec la possibilité d’être notifié, de les consulter et de les télécharger.
• La transmission des données requises dans le cadre du e-reporting, c’est-à-dire des transactions avec des particuliers ou des entreprises étrangères qui sortent du cadre de l’e-invoicing. 

En résumé : votre Plateforme Agréée garantit ainsi un processus de facturation conforme et optimisé pour l’ensemble des entreprises françaises. Ce type de plateforme contribue plus globalement à la mission de la réforme de la facturation électronique pour une meilleure transparence des transactions et une lutte contre la fraude - notamment la fraude à la TVA.

💡 Les Plateformes Agréées doivent obtenir une immatriculation par la Direction générale des finances publiques (DGFiP), valable trois ans, et renouvelable. La liste des Plateformes Agréées est disponible en ligne. 

Plateformes Agréées et Solutions Compatibles : quelles différences ?

Les Plateformes Agréées et les Solutions Compatibles jouent toutes deux un rôle spécifique dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique.

→ Les Plateformes Agréées, plateformes privées immatriculées par l’État, gèrent l’intégralité du processus de facturation (transmission, conformité, archivage) et offrent des fonctionnalités avancées comme les relances automatiques et la gestion de divers formats de factures.

→ Les Solutions Compatibles ne sont pas homologuées pour transmettre les factures directement à l’administration ; ils créent et préparent les factures électroniques mais nécessitent une connexion avec une Plateforme Agréée pour assurer la conformité légale.

Le choix entre ces options dépend donc des besoins de chaque entreprise en matière de coût, de volume, et de gestion automatisée.

Comment fonctionne une Plateforme Agréée ?

Le principe d’une Plateforme Agréée repose sur le “modèle en Y” choisi par l’État pour la gestion de la facturation électronique en France. Autrement dit, les factures circulent entre fournisseurs et acheteurs, avec comme point central la Plateforme Agréée de chacun.

Elles offrent ainsi un large éventail de fonctionnalités : 

• Émission et réception de factures électroniques
• Conversion au format électronique requis 
• Transmission des factures à l’administration fiscale 
• Extraction des données essentielles (TVA, identité, montants…) 
• E-reporting 
• Relance automatisée et suivi des paiements 
• Suivi en temps réel du cycle de vie des factures avec des analyses précises
• Archivage sécurisé des factures pendant la période légale de 10 ans
• Protection des données conformément au RGPD
• Connexion bancaire pour suivre les paiements 

💡 Bon à savoir : une Plateforme Agréée peut s'intégrer avec vos ERP et logiciels comptables, ce qui permet une gestion centralisée et fluide des données. C’est ce que nous proposons chez Kolecto pour simplifier votre processus de facturation, automatiser les tâches répétitives et assurer une conformité totale avec les nouvelles exigences réglementaires.

Comment choisir la bonne Plateforme Agréée ?

Pour sélectionner une Plateforme Agréée adaptée, plusieurs critères sont essentiels.

S’assurer de la conformité

Assurez-vous que la Plateforme Agréée est immatriculée et conforme aux exigences légales de l’administration française. Une Plateforme Agréée immatriculée garantit une gestion correcte des factures électroniques, dont le respect des réglementations fiscales et la transmission adéquate des informations relatives à la TVA.

Vérifier les formats et volumes pris en charge

Les besoins des entreprises varient en matière de formats et de volumes de facturation. Une bonne Plateforme Agréée doit être en mesure de gérer différents formats de factures (comme Factur-X, UBL, ou XML) et d’absorber le volume de factures que votre entreprise émet ou reçoit. Ce critère est essentiel pour assurer une compatibilité et une efficacité optimales.

❌ Pour rappel, une facture PDF n’est pas un format accepté dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. 

Prendre en compte les fonctionnalités avancées

Les fonctionnalités supplémentaires que propose une Plateforme Agréée peuvent faire la différence en termes de gestion et de performance. En effet, certaines PA comme Kolecto proposent en parallèle des fonctionnalités avancées (relances automatiques, connexion bancaire, outils d’analyse et de reporting).

Considérer l’intégration avec vos outils

L'intégration avec les logiciels de comptabilité ou ERP que vous utilisez déjà est un atout majeur pour fluidifier le processus de facturation. Cette compatibilité assure des échanges de données plus simples et contribue à l’optimisation de vos opérations.

Analyser la sécurité des données

La protection des données est primordiale, surtout dans le cadre de la facturation électronique. Veillez à ce que votre Plateforme Agréée mette en œuvre des protocoles de sécurité avancés, comme le chiffrement des données, pour assurer la confidentialité des informations sensibles.

Il est également important de s'assurer que les données restent hébergées sous souveraineté nationale ou européenne, afin de respecter les exigences légales en matière de confidentialité, de conservation et de localisation. Cette démarche garantit une conformité totale avec les réglementations en vigueur.

Tarification

Enfin, la question du coût est déterminante. Comparez les tarifs des différentes Plateformes Agréées et choisissez une solution qui soit en adéquation avec votre budget et vos besoins. Certaines PA proposent des versions d’essai ou des démos qui permettent de tester leurs services avant de s’engager.

Kolecto : la Plateforme Agréée qui vous fait gagner en temps et argent

Kolecto, en tant que Plateforme Agréée accompagne les entreprises dans le respect des obligations de facturation électronique en transformant les factures au format requis, en les vérifiant et en garantissant leur transmission sécurisée. Notre outil réduit ainsi les risques d'erreurs et accélère le traitement des documents.

De plus, Kolecto centralise et sécurise les échanges avec les clients et fournisseurs. Cela permet d’offrir un suivi en temps réel des paiements pour réduire les délais de règlement et améliorer la trésorerie des entreprises. En complément, nos experts restent disponibles pour accompagner vos équipes et répondre à leurs questions.

Résultat : vos équipes peuvent ainsi se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, tout en limitant les coûts administratifs liés aux corrections et aux suivis.

Récapitulatif : la checklist avant de choisir une Plateforme Agréée

✅ Est-elle immatriculée par l’État et conforme aux exigences de facturation électronique ?

✅ Prend-elle en charge les formats requis (Factur-X, UBL, etc.) et le volume de factures de votre entreprise ?

✅ Offre-t-elle des fonctionnalités supplémentaires comme les relances automatiques et le suivi en temps réel ?

✅ S’intègre-t-elle facilement avec vos outils de comptabilité et ERP ?

✅ Assure-t-elle la sécurité des informations avec un archivage conforme ?

✅ Est-elle facile d'utilisation, avec un support client accessible ?

✅ Son tarif est-il compétitif et adapté à vos besoins ?