Comptabilisez correctement vos factures

Chaque flux financier ayant un impact sur le patrimoine ou l’activité d’une entreprise doit faire l’objet d’une écriture comptable. Ainsi, toutes les factures émises ou reçues doivent être enregistrées dans les comptes de l’entreprise en suivant une codification et une classification bien précises. C’est ce qu’on appelle la comptabilisation d’une facture, qui fait partie de la saisie comptable. Fastidieuse lorsqu’elle est réalisée à la main, cette opération peut être simplifiée avec une plateforme comme Kolecto. Découvrons en quoi consiste la codification d’une facture et pourquoi et comment automatiser une partie du processus.

Qu’est-ce que la comptabilisation d’une facture ?

Enregistrer des factures : qu’est-ce que c’est ?

L'enregistrement ou la comptabilisation des factures, est une opération qui consiste à enregistrer une facture dans la comptabilité en classant les différentes informations qui y figurent. 

En termes comptables, un achat ou une vente sont constitués de plusieurs flux (l’acheteur dépense de l’argent, le vendeur en obtient, la TVA est collectée). Chacun de ces flux doit être imputé au compte du plan comptable correspondant. Pour cela, il est nécessaire d’extraire les montants hors taxe (HT), toutes taxes comprises (TTC) ainsi que le montant de la TVA de la facture.

Comment comptabiliser une facture d’achat ou de vente ? 

Une facture fournisseur (achat) implique pour une entreprise de :

• Débiter le compte de charges qui associé avec le montant HT ;
• Débiter le compte de TVA avec le montant à déduire ;
• Créditer le compte fournisseur avec le montant TTC.

Une facture client (vente) implique de :

• Créditer le compte de produits associé avec le montant HT ;
• Créditer le compte de TVA avec le montant  collecté ;
• Débiter le compte du client avec le montant TTC.

Quelles sont les données saisies lors de l’enregistrement d’une facture ?

La codification comptable implique de recenser certaines informations contenues dans les factures clients et fournisseurs. Les données suivantes doivent être enregistrées lors de la saisie des factures :

• Le libellé de l’opération réalisée ;
• La date de création de la facture ;
• Le numéro du compte auquel chaque flux de la facture est imputé : compte de charges, compte de TVA, compte auxiliaire du client ou du fournisseur…
• Le numéro de la pièce comptable (par exemple, le numéro d’une facture d’achat, à laquelle un code spécifique a été attribué par l’entreprise).

Pour illustrer ce principe, voici un exemple d’écriture comptable obtenue suite à l’enregistrement d’une facture d’achat : 

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Les règles pour bien enregistrer ses factures en comptabilité

Tout d’abord, la codification et l’enregistrement des factures doivent être effectués de manière régulière. Cela permet de repérer rapidement les pièces manquantes et d’éviter de laisser des opérations de côté. De plus, actualiser la comptabilité au fur et à mesure permet d’avoir une meilleure visibilité sur les finances de l’entreprise.

Pour codifier efficacement les factures de son entreprise, une tenue parfaite de la comptabilité est nécessaire. En effet, chaque facture doit avoir un numéro d’enregistrement avant que le service de comptabilité ne la classe. Cela facilite la gestion de la comptabilité, puisque la facture peut ainsi être retrouvée plus facilement.

Différentes méthodes de classement existent. Il est possible de regrouper les factures par client et fournisseur, par type d’opération (achats, ventes…), par ordre chronologique… Une spécificité de certains logiciels de classement est de proposer un lettrage automatique, qui attribue une lettre aux factures pour les reconnaître rapidement. Cette solution existe également avec des chiffres.

Une codification et un classement efficace des factures permettent ainsi de garantir la conservation des factures dans leur intégralité, sans risquer de perte ou d’altération.

➡️ Comme nous allons le voir, automatiser l’encodage de ses factures avec un logiciel comme Kolecto permet de répondre facilement à ces exigences.

Automatisation de l’enregistrement de ses factures : quels avantages ?

Avec des logiciels comptables ou des plateformes de dématérialisation comme Kolecto, la comptabilisation des factures est automatisée. Cela signifie que les factures sont enregistrées sans qu’une saisie manuelle soit nécessaire, ce qui présente de nombreux avantages :

Gagner un temps considérable

Avec l’automatisation de l’encodage, les collaborateurs n’ont plus besoin de codifier les informations des factures de manière manuelle. Cela leur permet de gagner du temps et d’assurer des missions plus stratégiques et à haute valeur ajoutée. On estime qu’à l’heure actuelle, les services comptables consacrent 30 % de leur temps à la saisie manuelle !

La codification et le traitement des factures sont plus simples et rapides : chaque flux de document est identifié avec précision, ce qui simplifie les tâches les plus chronophages des collaborateurs. Par ailleurs, la codification automatique des factures limite les risques d’oubli ou de perte de documents, ce qui représente une autre manière de faire gagner du temps aux services comptables.

Réaliser des économies dans son entreprise

Le traitement de factures codifiées dans un format électronique permet également de limiter les coûts liés à la facturation classique. Le gain de temps (estimé à 5h par semaine par entreprise) est une première source d’économies importantes. De plus, l’impression et l’envoi de factures papier peuvent s’avérer coûteux pour les entreprises.  Elles réalisent donc des économies avantageuses pour leur situation financière à plusieurs titres.

Actualiser la comptabilité en temps réel

La codification automatique des factures permet d’alimenter la comptabilité en temps réel. Les états financiers de l’entreprise sont donc plus précis. Il est ainsi possible, par exemple, d’estimer par anticipation le montant de TVA qui sera dû à l’état lors de la prochaine déclaration.

Simplifier les échanges d’information

Automatiser la codification des factures permet de standardiser le format des données. Ainsi, les factures de vente sont plus faciles à déchiffrer et à échanger via les plateformes dédiées. Les clients et fournisseurs peuvent les intégrer de manière automatique dans leur dossier comptable, tout comme les données de paiement. La société bénéficie ainsi d’une vue d’ensemble en temps réel de sa facturation.

Améliorer les échanges entre clients et fournisseurs

Codifier des factures avec un logiciel gestionnaire de facturation comme Kolecto permet d’améliorer la traçabilité des factures. C’est un gain de temps pour les actions liées au contrôle, à la correction des factures et au traitement des retards. Le suivi du règlement des factures se trouve amélioré, ce qui participe à une meilleure relation entre client et fournisseur.

Diminuer le risque d’erreur

Le risque d’erreur humaine est réel lors de la saisie manuelle des factures. L’encodage automatisé permet d’éviter les fautes de frappe ou les erreurs d’imputation comptable.

Être en conformité avec la réforme de la facturation électronique

Enfin, avec la généralisation de la facturation électronique dès 2026, automatiser la codification des factures va devenir une obligation pour toutes les entreprises. Se familiariser dès maintenant avec cette pratique permet aux dirigeant·es et à leurs collaborateur·ices d’anticiper la réforme pour mieux s’y préparer. 

Enregistrez plus facilement vos factures avec Kolecto

Dès aujourd’hui, Kolecto vous permet de centraliser vos factures et de les codifier automatiquement. Le logiciel sera également à l’avenir votre plateforme de dématérialisation privilégiée, qui vous permettra d’émettre des factures électroniques conformes à la future réforme.

Kolecto propose une solution complète de traitement des factures incluant :

• Une collecte des factures fournisseurs et clients ;
• Une codification et un classement automatique des factures ;
• Une création automatique de son annuaire ;
• Un suivi optimal du cycle de vie des factures et de leur statut ;
• Une détection des fraudes à l’IBAN ;
• Une simplification des paiements des factures.

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L’encodage des factures offre des réponses claires aux enjeux de la dématérialisation des factures. En plus de représenter un vrai gain de temps et d’argent, cette méthode accorde un meilleur suivi de chaque encaissement et un meilleur classement des factures, améliorant par là même le rapport à la comptabilité. Simplifiez la gestion de vos factures clients et fournisseurs ainsi que leur codification avec Kolecto !