Tout savoir sur la dématérialisation des factures

De plus en plus d’entreprises font le choix de la digitalisation des factures. Mais vous hésitez peut-être à franchir le pas. Nous vous expliquons toutes les étapes nécessaires pour intégrer la dématérialisation des factures dans votre entreprise et l'intérêt de la centralisation de toutes vos e-factures sur un espace dédié.

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🔴 Important : Suite aux travaux d'adoption de la loi de finances pour 2024, l'entrée en vigueur de la généralisation de la facturation électronique est reportée au 1er septembre 2026.

L’objectif du report est de garantir aux 4 millions d’entreprises concernées, un passage à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles.

Source : Direction Générale des Finances Publiques, Communiqué de presse du 28 juillet 2023

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Malgré le report de la mise en œuvre de la généralisation de la facturation électronique, il est essentiel de noter que ce changement n'impacte pas le désir de mener à bien cette réforme. Cette décision, bien que repoussant les échéances, reflète l'engagement à assurer une transition optimale vers la facturation électronique pour les 4 millions d'entreprises concernées.
L'équipement vers une mise en conformité des entreprises sera un enjeu clé dès 2024, pour permettre auxTPE et PME de choisir le bon équipement adapté à leurs besoins et usages.
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La dématérialisation des factures : définition

La dématérialisation des factures correspond au passage au format numérique des différentes factures qu’émet et reçoit une entreprise. Celles-ci doivent pouvoir être produites, approuvées, payées et archivées dans un processus entièrement informatisé.

Les e-factures doivent respecter 3 critères afin d’être approuvées par l’administration fiscale :  

• L’authenticité : le document doit présenter un élément non modifiable garantissant l’identité de son émetteur.
• L’intégrité : les informations trouvées dans le document ne doivent pas pouvoir être modifiées ou supprimées. 
• La lisibilité : le document doit être compréhensible par tous, y compris par des personnes extérieures aux deux entreprises.
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Deux formats se distinguent :

• La numérisation simple : elle consiste à scanner les factures déjà existantes sous format papier afin d'obtenir une version digitale. Ce procédé implique une étape d'édition de factures sous format physique avant de passer à la numérisation, ce qui peut être contraignant et chronophage.
• La numérisation complète : la facture est directement crée sous format numérique grâce à un outil dédié, permettant ainsi de ne pas être contraint par le format papier. Cette méthode est favorisée par les entreprises car elle permet de faire gagner un temps précieux tout en réduisant le risque d'erreurs.

Dématérialisation des factures : obligations légales

La loi de Finance 2021 sur la dématérialisation des factures a posé un certain nombre d’obligations concernant l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA. Ces mesures ont été fixées avec l’objectif d’améliorer la transparence des transactions commerciales. Les entreprises de toute taille vont ainsi avoir l’obligation de produire et d’émettre à leurs clients des factures électroniques et de transmettre à l’administration fiscale des informations relatives à la gestion de ces factures.

Lors de l'entrée en vigueur de la réforme en 2026, en plus de l’obligation de production de factures numérisées pour les grandes entreprises, toutes les entreprises devront être en mesure d'accepter les factures électroniques qui leur seront envoyées.

Les entreprises devront donc gérer la dématérialisation entrante des factures dès le 1er jour de l’entrée en vigueur de la loi.

Ainsi, les entreprises auront tout intérêt à numériser intégralement leurs services de factorisation afin de gagner en simplicité et être prêtes à recevoir les factures électroniques de leurs grands fournisseurs.

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

L’état des lieux 

Avant même de déterminer quelle plateforme de dématérialisation sera utilisée, votre entreprise doit avoir une compréhension nette de son processus de facturation actuel. Ce travail d’audit est nécessaire pour bien comprendre les besoins que devra remplir le futur système de gestion des factures fournisseurs.

Une analyse pertinente va graviter autour de 6 points principaux :  

• Le logiciel comptable : inclut-il un module de gestion des factures fournisseurs ? Est-il possible de payer automatiquement les fournisseurs depuis celui-ci ? 
• Les acteurs : qui est impliqué dans le processus de gestion des factures fournisseurs ? Par qui sont validées les factures ? Y'a-t-il des bons de commande ?
• Le volume de travail : combien de factures sont traitées en moyenne chaque mois ? Les factures sont-elles rapprochées avec un contrat/devis ou tout autre document de suivi ?
• Les relations avec les fournisseurs : l’entreprise utilise-t-elle un outil de suivi pour gérer le statut de ses factures fournisseurs ? Si ce n’est pas le cas, quels sont les moyens utilisés pour communiquer avec les fournisseurs ?
• Les délais : quels sont les délais de paiement avec les fournisseurs ? Quels sont les moyens de paiement utilisés : chèque, CB, prélèvement, virement...
• L’archivage : comment sont stockés actuellement les factures ? Sont-elles déjà enregistrées dans un format numérique, et lequel (PDF, EDI…)

Grâce à ce travail d’audit, vous aurez une idée plus précise de l’ampleur du changement à opérer, des outils que vous pourrez continuer d’utiliser une fois intégrés aux nouveaux processus, mais également du potentiel gain sur la fiabilité des informations reçues par l’équipe chargée de ce périmètre. 

Le choix des outils

Une fois l’audit mené, aussi bien pour les factures entrantes que sortantes, l’entreprise doit déterminer quelle sera la structure de son nouveau système de facturation. Le cycle de vie d’une facture électronique est composé de 4 phases, chacune d’entre elles correspondant à l’usage d’un outil bien spécifique : 

La collecte, ou acquisition des factures.

• L’outil dédié à la collecte de factures doit être en mesure de lire les factures électroniques sous les divers formats disponibles : XML, PDF, etc. Mais il doit aussi permettre la numérisation des documents papier, notamment pour assurer une transition souple de l’organisation. Le logiciel ou le module doit également pouvoir extraire toutes les mentions obligatoires figurant sur la facture de manière à automatiser la saisie et gagner ainsi un temps précieux : date, identité du fournisseur, montants des taxes, devise utilisée, numéro de TVA, références de la commande… Lorsque le document est bien identifié comme une facture par le logiciel, celui-ci est enregistré avec la date et l’heure de réception, garantissant ainsi l’intégrité du contenu.

La GED, ou Gestion Électronique des Documents.

• Les factures sont centralisées et classifiées dans un espace dédié. Un système d’indexation permet de retrouver facilement la facture de son choix. Un logiciel GED doit permettre de paramétrer librement l’accès, la consultation et le téléchargement des factures selon le profil de l’utilisateur. 

La validation des factures avant paiement.

• Après réception des factures fournisseurs, celles-ci doivent être approuvées avant d’être signées et de procéder au paiement. Le logiciel doit notifier automatiquement l’utilisateur lorsque des factures sont en attente de visa, et si le délai de paiement est dépassé. L’authenticité du document doit pouvoir être prouvé soit par une signature électronique, soit par l’application de la norme EDI (Échange de Données Informatisées), qui donnent à la facture sa valeur juridique et légale. 

L’archivage légal des documents.

• Toute entreprise doit conserver ses factures durant une période minimale de 10 ans. Le système d’archivage électronique doit permettre aux documents de rester parfaitement lisibles durant cette période. 

Utiliser un logiciel différent pour chaque étape de la facturation peut s’avérer être très contraignant. C’est pourquoi Kolecto propose de regrouper toutes les étapes de la facturation sur une seule et même plateforme. La plateforme possède une interface complète et intuitive permettant d’assurer une facturation de A à Z sur un seul et même outil. 

Définir l’organisation

Une fois que le dispositif technique a été décidé, l’entreprise doit déterminer qui sera impliqué dans les différentes étapes de la facturation. La numérisation implique des compétences différentes de la facturation papier, et il sera probablement nécessaire de former davantage les employés sur l’utilisation des nouveaux outils. La mise à disposition d’une documentation simple, présentant les fonctionnalités et l’usage de l'outil , sera probablement nécessaire pour mettre en confiance vos équipes et faciliter la transition.

Comment la dématérialisation des factures peut booster vos performances ?

Il n’est pas étonnant que de plus en plus d’entreprises fassent le choix de la facture électronique. Plus qu’une obligation légale, le passage à la digitalisation apporte de nombreux avantages. 

En collectant toutes les factures sur un espace dédié, les services comptables gagnent un temps précieux qui serait autrement passé sur des tâches à faible valeur ajoutée. Le personnel peut ainsi consacrer son temps sur des missions plus importantes et valorisantes. Les logiciels utilisant l’intelligence artificielle peuvent même se charger de la saisie comptable des factures, les employés n’ayant alors plus qu’à contrôler les écritures en cas d’irrégularité.

Le transfert automatisé des factures en archivage une fois le paiement effectué permet d’éviter les erreurs de tri, qui amènent parfois à payer deux fois une même facture. Grâce au système de notifications, l’entreprise n’a plus à craindre les oublis de paiement aux fournisseurs.  Les opérations de validation des factures sont facilement traçables, permettant une meilleure transparence et une meilleure piste d'audit. Par ailleurs, le traitement d’une e-facture permet de réaliser des économies en comparaison d’une facture papier, dont le coût moyen de gestion est de 14 €.

Un outil puissant pour lutter contre les fraudes

Utiliser une plateforme de dématérialisation des factures est également un moyen efficace pour se protéger des fraudes et des anomalies de paiement.

7 entreprises sur 10 ont fait l’objet d’une tentative de fraude entre 2018 et 2020

Dans ce contexte, l’utilisation des factures électroniques devient une protection indispensable. Chaque facture est rattachée à une fiche fournisseur, permettant d’identifier immédiatement les factures douteuses. Les informations des fournisseurs peuvent être examinées en temps réel : date du Kbis, coordonnées bancaires, etc. 

Les procédures sont sécurisées grâce au paramétrage des profils utilisateurs. Le champ d’action de chaque employé est ainsi limité aux tâches qui lui sont demandées dans son travail. Aussi, en cas de variation de trésorerie inhabituelle, le logiciel peut lancer une notification, et avertir si les délais de paiement sont dépassés tout en proposant un prévisionnel de trésorerie. L’entreprise peut ainsi identifier, analyser le niveau de fiabilité de ses partenaires commerciaux et éventuellement décider de mettre en place des actions (mise en place d’une procédure de relance, négociation des prix etc.).

Kolecto a été conçu avec cet objectif : simplifier la vie de nos clients et leur apporter une sécurité supplémentaire en vérifiant la fiabilité des informations tout en leur proposant un outil performant, qui permet de traiter d’importants volumes de factures en un temps record.

En centralisant toutes les étapes de la facturation sur un seul et même logiciel, Kolecto apporte aux PME une solution de digitalisation simple à utiliser et économique.