Choisir son logiciel de comptabilité gratuit

Pour les petites entreprises et les indépendants, la comptabilité est souvent perçue comme une tâche complexe, chronophage et coûteuse. Choisir un logiciel de comptabilité gratuit peut être une solution pour simplifier la gestion quotidienne tout en respectant ses obligations légales. Mais que vaut réellement la gratuité ? À qui les logiciels gratuits sont-ils destinés ? Comment choisir la solution qui répond à vos besoins tout en restant conforme à la réglementation, notamment en matière de facturation électronique ? Kolecto vous dit tout.

Les points à retenir :

• D’un point de vue légal, il est tout à fait possible de gérer sa comptabilité avec un logiciel gratuit.
• Pour être pertinent, celui-ci doit offrir des fonctionnalités adaptées aux besoins de l’entreprise et des garanties solides en matière de sécurité.
• Avec la réforme du e-invoicing, la prise en compte de la facturation électronique devient un enjeu crucial pour choisir son logiciel comptable. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité gratuit ?

Logiciel comptable : définition

Un logiciel de comptabilité est une solution informatique qui permet de digitaliser, et parfois d’automatiser, une partie de la gestion comptable.

Ces logiciels ne fonctionnent pas tous de la même manière. Certains nécessitent de télécharger une application, tandis que d’autres sont disponibles en ligne. Les logiciels les plus basiques imposent une saisie entièrement manuelle, tandis que les plus modernes sont capables d’importer et de catégoriser des données de manière automatique.

Les caractéristiques incontournables

Qu’il soit gratuit ou payant, le logiciel comptable doit répondre à certaines exigences légales. Il doit en particulier garantir la traçabilité et l’inaltérabilité des opérations enregistrées, et produire un fichier des écritures comptables (FEC).
 

🔎 Attention : Excel n’est pas un logiciel de comptabilité et ne peut s’y substituer. La loi impose à tous les professionnels de tenir un livre des recettes dans lequel les opérations sont enregistrées de manière indélébile. Seuls les registres tenus à la main ou via un logiciel de comptabilité conforme sont conformes à cette obligation.

Gratuit ou freemium ?

Certains logiciels de comptabilité sont entièrement gratuits, notamment les logiciels open source. D’autres fonctionnent sur un modèle freemium, avec une formule gratuite aux fonctionnalités limitées, et un bouquet de services complémentaires accessible sur abonnement payant. Enfin, certains outils payants proposent une version d’essai gratuite.

À quoi servent les logiciels de comptabilité ?

Exemple de fonctionnalités

Les logiciels de comptabilité, y compris gratuits, proposent généralement un socle de fonctionnalités essentielles comme :

• la saisie des écritures comptables ;
• le suivi des encaissements et décaissements ;
• l’édition des journaux, du grand livre et de la balance ;
• la gestion de la TVA (collectée et déductible) ;
• l’export comptable.

Certaines solutions offrent également des fonctionnalités avancées, comme le traitement et l’archivage des justificatifs, la gestion des immobilisations, des notes de frais ou de la caisse, la création et la transmission des déclarations fiscales, la pré-édition des comptes annuels, etc.

Logiciel de comptabilité ou logiciel de facturation : quelles différences ?

Il est important de distinguer logiciel de comptabilité et logiciel de facturation. Le premier est centré sur l’enregistrement des écritures comptables et la production de documents comptables conformes aux normes françaises. Le second est orienté vers l’émission de documents commerciaux (devis, factures, bons de commande), le suivi des paiements et parfois la relance client.

💡 Bon à savoir : certaines plateformes, comme Kolecto, associent des outils de facturation, de gestion bancaire et de pré-comptabilité pour offrir une solution de pilotage des finances plus complète.
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Qui peut utiliser un logiciel de comptabilité gratuit ?

Tenue de la comptabilité : les obligations légales

La loi ne contraint pas les entreprises à faire appel à un expert-comptable pour leur comptabilité. De même, elles n’ont pas l’obligation de se tourner vers une plateforme payante. En principe, il est donc possible pour toutes les entreprises d’utiliser un logiciel gratuit. 

Cependant, comme nous l’avons vu, celui-ci est plutôt adapté à une gestion simple comme celle des micro-entreprises ou des TPE. Les sociétés soumises à des obligations plus complexes, comme la comptabilité d’engagement ou l’établissement de comptes annuels complets, préfèrent généralement se tourner vers un cabinet d’expertise comptable et/ou un logiciel payant.

Avantages et limites du logiciel de comptabilité gratuit

Le principal avantage de cette solution est bien sûr son aspect économique. Elle permet aux entreprises aux ressources limitées de bénéficier d’outils de gestion basiques sans alourdir leurs charges. Cela représente un atout pour les micro-entreprises qui n’ont besoin que de quelques fonctionnalités simples, mais aussi pour les TPE et PME qui démarrent juste leur activité.

Bien entendu, cette gratuité s’accompagne de certaines limites. Les services proposés sont généralement plus rudimentaires que sur un logiciel payant. Le support client et la documentation disponible peuvent aussi être moins développés. Enfin, aucun accompagnement humain n’est généralement proposé.
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Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité gratuit ?

Une solution adaptée à une gestion comptable simple

Pour certains professionnels, utiliser un logiciel comptable gratuit suffit à remplir les obligations en matière de comptabilité. Le logiciel gratuit peut par exemple couvrir les besoins de base des micro-entrepreneurs : suivi des recettes et dépenses, enregistrement des pièces justificatives… Contrairement à une gestion manuelle, il permet d’organiser les données de façon structurée et sécurisée, et limite les risques d’erreurs.

Un outil de pré-comptabilité pour automatiser certaines tâches

Les moyennes et grandes entreprises qui disposent d’un service comptabilité en interne vont plutôt avoir tendance à se tourner vers des logiciels métier payants. En revanche, les solutions gratuites peuvent être adaptées aux TPE et PME qui collaborent avec un expert-comptable externe. Jouant le rôle d’un outil de pré-comptabilité, elles permettent de gagner du temps et de fiabiliser les données. 

Les petites entreprises peuvent utiliser un logiciel gratuit pour centraliser et automatiser la saisie des factures, simplifier le rapprochement bancaire et faciliter l’export des écritures pour l’expert-comptable. L’outil devient ainsi un véritable assistant facilitant la collaboration avec les professionnels du chiffre, notamment pour préparer la clôture comptable.

Critères pour choisir un logiciel de comptabilité gratuit

Fonctionnalités

Avant tout, assurez-vous que le logiciel propose les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. Voici quelques questions à vous poser :

• Est-ce que je peux enregistrer mes recettes et dépenses facilement ?
• Puis-je suivre la TVA et générer les documents utiles à mon expert-comptable ?
• Le traitement des justificatifs comptables sera-t-il facilité ?

Un bon logiciel gratuit doit proposer au minimum la saisie des opérations, la génération de journaux, l’export comptable et la gestion simplifiée de la TVA. 

Interconnectivité

Les solutions capables de s’intégrer à votre environnement de travail sont les plus susceptibles de faciliter la gestion administrative. Si votre logiciel comptable n’inclut pas un module de facturation, vérifiez s’il peut se connecter aux outils que vous utilisez. De même, la synchronisation avec les comptes bancaires est un atout précieux pour un pilotage efficace et centralisé. 

Sécurité et conformité

Un bon logiciel comptable doit offrir des garanties en matière de lutte contre la cybercriminalité et de protection des données sensibles (chiffrement, hébergement en France ou en UE).

Il doit aussi respecter la législation française en assurant la traçabilité des opérations comptables et la production d’un FEC (fichier des écritures comptables). Vérifiez également que l’éditeur propose des mises à jour régulières pour rester conforme aux évolutions réglementaires.

Évolutivité

Avec le développement de votre activité, vos besoins peuvent évoluer. Pour éviter de perdre des données, il est important de s’assurer que vous ne devrez pas changer d’outil le cas échéant. 

Pour cela, vérifiez que le logiciel offre la possibilité d’ajouter des modules complémentaires, de souscrire à des offres payantes avec plus de fonctionnalités ou de transférer les données vers un autre outil. Si vous ne collaborez pas avec un expert-comptable, ayez à l’esprit que cela peut changer, et qu’il sera alors important que le logiciel permette de lui exporter vos écritures.

Logiciels de comptabilité et facturation électronique : comment être en conformité ?

Avec la réforme de la facturation électronique en France, la question de la compatibilité des logiciels comptables devient centrale. Très prochainement, toutes les entreprises devront être capables de recevoir et d’émettre des factures électroniques grâce à des plateformes dédiées.

Un bon logiciel comptable doit prendre en compte les nouvelles obligations : 

• soit en obtenant une immatriculation qui lui donne le statut de PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) ;
• soit en étant capable de se connecter à une PDP externe pour récupérer les données de facturation et de transaction nécessaires à la pré-comptabilité.

Les logiciels gratuits ne sont pas tous prêts pour cette réforme. Renseignez-vous auprès de l’éditeur ou privilégiez une solution compatible dès maintenant. Une plateforme de facturation immatriculée intégrant un module comptable conforme, comme Kolecto, peut être une alternative solide.

Le logiciel de comptabilité gratuit est-il la meilleure solution pour gérer mes finances à moindre coût ?

Pour mettre en place la solution de pilotage des finances la plus rentable, il faut prendre en compte l’ensemble de vos besoins. Avant d’opter pour un logiciel gratuit, nous vous recommandons de vous poser les questions suivantes : 

• Ce logiciel suffira-t-il à répondre à mes besoins en matière de comptabilité, ou aurai-je besoin de faire appel à un expert-comptable ?
• Avec un logiciel payant plus complet, serait-il possible de remplir mes obligations comptables en toute autonomie ?
• Aurai-je besoin d’un outil complémentaire pour gérer la facturation ? Si oui, est-ce une solution plus économique que d’opter pour un outil tout-en-un ?

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Avec la réforme de la facturation électronique, la gestion des factures devient un enjeu prioritaire. Il est crucial de prendre cet aspect en compte au moment de choisir l’outil qui vous aidera à gérer votre comptabilité. En essayant Kolecto gratuitement, vous avez l’opportunité de vous préparer à cette évolution légale tout en bénéficiant d’outils adaptés au pilotage financier de votre TPE/PME.

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FAQ

Quelle est la différence entre un logiciel de comptabilité gratuit ou freemium ?

Un logiciel gratuit offre un accès sans limite de temps ni restriction majeure. En revanche, un logiciel freemium propose une version de base gratuite, mais limite certaines fonctionnalités aux formules payantes.

Quels sont les principaux logiciels de comptabilité gratuits disponibles en France ?

On peut citer notamment Dolibarr, Kiwili, Odoo, Grisbi, ou encore les offres freemium d’Indy ou Wave.

Comment savoir si mon logiciel est adapté à la facturation électronique ?

Pour vérifier la compatibilité de votre logiciel, tenez-vous au courant de ses évolutions techniques et consultez la liste des PDP immatriculées sous réserve afin de vérifier s’il en fait partie ou s’il est compatible avec certaines d’entre elles.