Notes de frais : quelles sont les règles à connaître ?

Lorsqu’un salarié ou un dirigeant avance des frais professionnels, il peut adresser à son entreprise une demande de remboursement. Ces demandes, formulées sous forme de document comptable, sont appelées notes de frais. Quels sont les différents types de notes de frais ? Comment les traiter ? Kolecto vous présente tout ce qu’il faut savoir sur la gestion des notes de frais.

En quoi consiste la note de frais ?

Note de frais : définition

La note de frais, ou fiche de frais, est un document officiel grâce auquel un collaborateur (salariés ou dirigeant) obtient le remboursement des dépenses professionnelles qu’il a réalisées avec ses moyens de paiement personnels dans le cadre de ses missions. Ce document comptable permet de gérer efficacement la comptabilité de l’entreprise en veillant à la traçabilité et à la justification de ses dépenses. 

Qui peut faire une note de frais ?

En principe, tous les salariés et dirigeants d’une société peuvent demander le remboursement de dépenses professionnelles via une note de frais. 

🔎 À noter : lorsqu’un salarié ou dirigeant est amené à avancer fréquemment des frais professionnels, il peut être pertinent de lui confier une carte bancaire d’entreprise afin de simplifier la gestion des dépenses, tout en évitant de le contraindre à avancer des sommes importantes pour le compte de l’entreprise. Les dépenses réalisées avec cette carte seront évidemment à justifier avec des factures au nom de l’entreprise. 

Les micro-entreprises ne sont pas concernées par les notes de frais. En effet, sous ce statut, l’entrepreneur bénéficie d’un abattement forfaitaire pour les frais professionnels réglés. Cela signifie que ses frais réels ne sont pas pris en compte dans le calcul.

Notons par ailleurs qu’il est possible de rembourser des frais engagés par des bénévoles pour le compte d’une entreprise ou d’une association via une note de frais. Cependant, il convient de faire preuve d’une certaine prudence, car ces remboursements pourraient être considérés comme une rémunération déguisée. Il est conseillé de limiter les notes de frais des bénévoles, et de se cantonner aux barèmes définis par l’administration pour les frais tels que les indemnités kilométriques ou les hébergements.

Les conditions pour faire une note de frais

Dans quelles situations peut-on faire une note de frais ?

Il n’existe pas une liste exhaustive des différentes dépenses qu’une entreprise se doit de rembourser aux salariés. Il peut s’agir de frais de déplacement professionnel (voyage, hébergement, repas), de frais de réception (ex : invitation de clients au restaurant), de frais de mission, etc. Néanmoins, un collaborateur est tenu de respecter certaines règles et conditions, fixées au préalable par l’entreprise dans sa politique de dépenses. 

Voici quelques exemples de dépenses dont la nature peut potentiellement faire l’objet d’une note de frais :

• Les frais de repas au restaurant ;
• Les frais d’hébergement dans le cadre de déplacements professionnels ;
• Les frais de transport : le collaborateur doit renseigner le motif (l’objet du rendez-vous, le client ou fournisseur rencontré etc.)  de son déplacement et joindre un justificatif du billet ou de la location de véhicule à sa note de frais ;
• Les frais kilométriques : les déplacements professionnels en véhicule personnel peuvent faire l’objet d’indemnités kilométriques.

Les grands principes à respecter

La gestion des notes de frais est en partie guidée par une politique interne à l’entreprise. Cependant, il existe aussi quelques grands principes à suivre pour être en règle avec l’administration.

Pour pouvoir faire l’objet d’une notes de frais, les dépenses doivent respecter les critères suivants : 

• Elles doivent être de nature professionnelle, c’est-à-dire avoir été réalisées dans le cadre d’une mission pour l’entreprise.
• Elles doivent être proportionnées : le montant doit être en adéquation avec l’achat effectué, ainsi qu’avec le besoin auquel il répond.
• Elles doivent être justifiées : le collaborateur doit fournir une facture ou un ticket de caisse valable, contenant toutes les informations obligatoires (TVA…).

De plus, il convient de bien distinguer les dépenses entrant dans le cadre des notes de frais et les avantages en nature. Par exemple, si l’entreprise prend en charge plus d’un repas d’affaires par semaine pour un collaborateur, cela est considéré comme un avantage en nature. Les avantages en nature font l’objet d’une fiscalité spécifique, puisqu’ils sont imposables à l’IR (impôt sur le revenu).

🔎 À noter : certaines dépenses font l’objet de règles particulières. Voici deux exemples : 

• Pour les frais de repas, le nombre de repas pris en charge par l’employeur doit être déduit du solde de tickets restaurant du salarié.

• Les frais kilométriques font l’objet d’un traitement fiscal particulier. Nous y reviendrons plus bas !

Que contient une note de frais ?

Il n’y a pas de formalisme ou de modèle imposé en la matière. Cependant, pour être traitée efficacement, une note de frais contient généralement les informations suivantes :

• Le nom du collaborateur qui a engagé la dépense ;
• La date et le lieu de la dépense ;
• Le motif des frais (repas, déplacement, etc.) ;
• Le montant réglé, hors taxe et toutes taxes comprises, ainsi que le montant de la TVA.

En pratique, de nombreuses entreprises utilisent un modèle standardisé de tableau Excel afin de faciliter le traitement des notes de frais.

Comme nous l’avons vu, pour être considérée comme valable et faire l’objet d’un remboursement, la note de frais doit être accompagnée d’un justificatif de frais (facture, reçu, billet de train, ticket de caisse…). Les notes de frais injustifiées peuvent être refusées par l’employeur.

❓ En pratique : imaginons par exemple qu’un commercial emmène un client au restaurant et avance le coût du repas de sa poche. La note de frais doit être accompagnée d’une facture du restaurant indiquant la date, les montants HT et TTC et le nombre de repas fournis. De plus, le nom des convives doit être inscrit au dos de cette facture.

Comment fonctionne le remboursement des notes de frais ?

Une politique définie par l'employeur, en conformité avec les législations, notamment les mentions de l'article L.441-9 du Code de commerce

Le remboursement des frais avancés par le personnel de l’entreprise dépend de deux critères majeurs : la vérification du motif de la dépense et la présentation d’un justificatif de paiement. Pour rembourser des notes de frais, l’employeur doit préalablement détailler sa politique de remboursement et la communiquer à ses collaborateurs sous forme d’affichage ou d’annexe au contrat de travail. Cette politique peut inclure le plafond maximal de prise en charge des notes de frais, ainsi qu’un délai de remise des justificatifs. La politique de dépenses doit se conformer à la loi, ainsi qu’aux dispositions de la convention collective qui est en vigueur dans la société.

Remboursement au réel ou au forfait ?

Deux politiques de remboursement différentes peuvent être mises en place : 

• Le remboursement au réel : l’employeur rembourse le montant exact réglé par le collaborateur ;
• Le remboursement au forfait : l’employeur rembourse son collaborateur sous la forme d’une allocation fixe, en respectant les barèmes fixés par l’Urssaf.

Ces deux modèles peuvent être combinés, avec certains types de dépenses remboursées au réel, et d’autres au forfait.

🔎 À noter : les PDG des SA, les présidents et dirigeants des SAS et les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ne peuvent pas bénéficier du remboursement au forfait.

Le remboursement en pratique

Les notes de frais sont généralement remboursées en fin de mois, en même temps que le paiement du salaire. Elles sont mentionnées dans le bulletin de paie du collaborateur. N’étant pas soumises aux cotisations sociales, elles doivent être bien distinguées du salaire sur la fiche de paie.

La loi ne fixe aucun délai légal de paiement pour une note de frais. Toutefois, pour faciliter la gestion comptable de l’entreprise, il est recommandé aux employeurs de rembourser leurs salariés dans un délai de 30 jours. 

🔎 À noter : un salarié peut exiger le remboursement de ses notes de frais pendant 3 ans, y compris s’il a quitté l’entreprise entre-temps.

Le traitement comptable et fiscal des notes de frais

Fiscalité des notes de frais

Les notes de frais sont exemptées de cotisations sociales (sauf dans le cas d’un remboursement au forfait qui dépasserait les barèmes fixés par l’Urssaf). Du côté de l’entreprise, elles sont déductibles du résultat imposable.

Du côté du salarié, le remboursement des notes de frais n’est pas considéré comme un revenu et n’a pas à être déclaré. Il existe cependant deux exceptions à cette règle : 

• Lorsque le remboursement est assimilable à un avantage en nature, il doit être intégré à la déclaration de revenus.
• Les indemnités kilométriques font l’objet d’un traitement particulier car ils ouvrent droit pour le salarié à une déduction fiscale. Leur remboursement doit en contrepartie être déclaré comme un revenu, avec les salaires.

Comptabilisation des notes de frais

En comptabilité, le traitement des notes de frais est réalisé en plusieurs étapes :

• saisie du montant dans le journal des achats ;
• débit des comptes de charges ;
• débit du compte de TVA déductible (si nécessaire) ;
• crédit du compte 467 du salarié. 

L’administration fiscale veille à la conformité de la comptabilisation de chaque note de frais au sein d’une entreprise. Si la société fait l’objet d’un contrôle, l’employeur doit pouvoir produire ces documents ainsi que leurs pièces justificatives.

Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

La dématérialisation, une solution pour simplifier le traitement

La dématérialisation des justificatifs, des notes de frais et des factures représente un gain de temps considérable ainsi qu’un avantage financier majeur pour les entreprises. En numérisant le processus d’enregistrement, transmission et validation des documents, la gestion administrative et financière gagne en fiabilité, en simplicité et en sécurité. 

💡Favoriser la productivité et la sécurisation des données des entreprises est justement l’objectif central de la réforme de la facturation électronique qui entrera en vigueur en 2026. Une réforme à laquelle Kolecto vous permet de vous préparer dès à présent grâce à une gestion entièrement centralisée et dématérialisée de la facturation.

Les avantages d’une gestion optimisée des notes de frais

Un gain de temps et de productivité

Un processus de transmission des notes de frais et des justificatifs bien encadré facilite leur traitement. Toutes les pièces sont centralisées et la saisie et le remboursement sont accélérés. Ce gain de temps profite à tous les collaborateurs et permet au dirigeant ou à l’expert-comptable de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.

Une réduction des risques d’erreur humaine

Un traitement rigoureux des notes de frais permet d’éviter les oublis ou doublons. De plus, mettre en place une semi-automatisation des tâches limite les fautes de saisie et permet de détecter facilement les anomalies. Ainsi, le travail de validation de l’expert-comptable se trouve facilité et les risques d’erreurs ou de tentatives de fraude sont limités.

Une centralisation des données

Un archivage rigoureux des notes de frais et des justificatifs associés simplifie la gestion des données, offrant un accès direct et sécurisé aux données de la société. C’est un gain de temps pour les collaborateurs lorsqu’ils souhaitent consulter ou partager un document, notamment lors d’un contrôle de l’Urssaf.

Une plus grande rapidité dans les délais de remboursement

Enregistrer les données au fur et à mesure accélère le processus de validation des notes de frais, et par conséquent, leur délai de remboursement. Les montants dus aux collaborateurs peuvent leur être versés facilement par virement bancaire ou via un logiciel de paie. 

Un meilleur contrôle des dépenses

En tenant à jour un tableau de bord des notes de frais, l’entreprise affine son prévisionnel de trésorerie et sa politique de dépenses. 

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En conclusion, bien qu’elle soit en apparence relativement peu encadrée, la gestion des notes de frais peut s’avérer plus compliquée qu’il n’y paraît. Mettre en place un processus de traitement et d’archivage rigoureux permet de respecter les règles fiscales et comptables qui s’appliquent aux notes de frais.