Simplifiez votre comptabilité auxiliaire

Pour assurer la pérennité d'une entreprise, il est important de se consacrer à sa comptabilité. Il s'agit là de l'un des piliers fondamentaux de la réussite et de la stabilité entrepreneuriale. Or, en la matière, il est essentiel de maîtriser les subtilités de la comptabilité générale mais aussi de la comptabilité auxiliaire. Voici donc quelques explications quant aux différences majeures entre ces deux notions de comptabilités différentes.

Comptabilité générale et comptabilité auxiliaire : quelles différences ?

La comptabilité générale et son rôle dans l'entreprise

La comptabilité générale a pour mission de recenser, classer et enregistrer toutes les transactions ou opérations financières de l'entreprise, qu'il s'agisse des ventes, des achats, des revenus ou des investissements. Son objectif principal ? Produire des états financiers globaux tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie. À noter que toute entreprise est tenue de tenir une comptabilité.

La comptabilité générale offre donc une vue d'ensemble de la santé financière de l'entreprise. C'est elle qui fournit des informations aux dirigeants et aux parties prenantes externes, pour leur permettre d'évaluer la rentabilité, la solvabilité et la performance globale de la structure. C'est en s'appuyant sur ces éléments que sont prises les grandes décisions stratégiques de l'entreprise.

‍

La comptabilité auxiliaire et sa différence par rapport à la comptabilité générale

La comptabilité auxiliaire est un composant de la comptabilité générale en se concentrant sur les détails spécifiques des opérations commerciales. Elle crée ainsi de sous-registres, appelés comptes auxiliaires, les comptes clients et les comptes fournisseurs. Ces comptes auxiliaires permettent de suivre individuellement toutes les transactions et procure une meilleure compréhension des mouvements financiers, ce qui permet de détecter plus rapidement les incohérences et les écarts financiers potentiels.

La comptabilité auxiliaire offre une vision détaillée et segmentée des transactions commerciales.

La comptabilité auxiliaire concerne toujours un compte de tiers : clients ou fournisseurs. Elle permet d’assurer un suivi des tiers avec lesquels les mouvements comptables sont multiples. La comptabilité auxiliaire permet principalement  :

• de suivre le statut des factures clients et fournisseurs (réglées, à régler) ;
• d’identifier des éventuels doublons ou des factures qui n’ont pas été transmises ;

L’importance de la comptabilité auxiliaire pour une gestion financière précise et détaillée

La comptabilité auxiliaire revêt une importance capitale pour plusieurs raisons. Tout d'abord, cette dernière offre une visibilité détaillée des flux financiers liés aux clients et aux fournisseurs. Autrement dit, en créant des comptes auxiliaires clients, l'entreprise est en mesure de suivre les opérations individuelles de chacun de ses clients, ce qui peut par exemple lui permettre de mieux comprendre leurs habitudes d'achat, leurs délais de paiement, la rentabilité de chacun de ses interlocuteurs, de relancer en cas de retard de paiement, ou de vérifier la facturation.

De même, les comptes auxiliaires fournisseurs permettent de suivre les transactions, les paiements et les soldes dus à chaque fournisseur.

Autre aspect essentiel : la comptabilité auxiliaire permet de détecter plus rapidement les écarts ou les anomalies dans les comptes, ce qui permet de prendre des mesures correctives plus promptement et de prévenir tout problème potentiel.

Enfin, avec des comptes auxiliaires clairement répertoriés, il devient plus aisé de détecter rapidement toute incohérence. Cette précision accrue réduit le risque d'erreurs comptables et renforce la fiabilité des états financiers produits par l'expert-comptable ou le gestionnaire de comptes.

Pourquoi utiliser des comptes auxiliaires clients et fournisseurs ?

L'utilisation de comptes auxiliaires clients et fournisseurs se révèle très judicieuse en entreprise, pour de multiples raisons :

-     Un suivi plus précis des transactions : les comptes auxiliaires clients et fournisseurs permettent de suivre précisément chaque transaction effectuée avec chaque client et fournisseur. Cela permet d'avoir une vision détaillée des achats, des ventes et des paiements liés à chaque compte, ce qui facilite les relations commerciales ;

-     Une gestion plus efficace des créances clients : avec les comptes auxiliaires clients, il est plus facile de suivre les montants dus par chaque client, les délais de paiement et les retards éventuels. Cela facilite la gestion des créances clients, ainsi que la relance des paiements en retard. De plus, cela contribue à identifier les clients les plus à risque ;

-     Un parfait contrôle des dettes fournisseurs : les comptes auxiliaires fournisseurs permettent de garder une trace précise des montants dus à chaque fournisseur et des échéances de paiement. Une comptabilité auxiliaire rigoureuse permet d'éviter les retards de paiements, ce qui peut aussi être un levier pour négocier de meilleures conditions d'achat avec les fournisseurs et maintenir avec le de bonnes relations commerciales ;

-     Une bonne analyse de la rentabilité : les comptes auxiliaires permettent d'analyser la rentabilité de chaque client et fournisseur.

- Un risque d'erreurs minimisé : les comptes auxiliaires clients et fournisseurs simplifient aussi le processus de rapprochement des comptes. En comparant les transactions enregistrées dans les comptes auxiliaires avec les relevés bancaires et les factures, il est plus aisé de détecter les erreurs ou les écarts et de les corriger rapidement.

Les avantages de la comptabilité auxiliaire avec Kolecto

Vous l'aurez compris, l'utilisation de la comptabilité auxiliaire présente de nombreux avantages pour les entreprises, en particulier lorsque celle-ci est associée des outils modernes et performants tels que Kolecto.

L’automatisation des tâches de pré-comptabilité

Kolecto est un logiciel SaaS de comptabilité avancé qui permet d'automatiser de nombreuses tâches de pré-comptabilité. Grâce à lui, les processus manuels fastidieux et sujets aux erreurs sont remplacés par des flux de travail automatisés, ce qui réduit considérablement le risque d'erreurs humaines. De plus, cela contribue aussi à accélérer le processus comptable. Avec Kolecto, l’enregistrement des factures clients, des paiements et des opérations fournisseurs se fait désormais de manière fluide et rapide !

D'un point de vue plus général, cette automatisation des tâches de pré-comptabilité permet aux entreprises de gagner en efficacité et en productivité. Les erreurs humaines sont réduites, les délais de traitement sont raccourcis, et les employés peuvent donc se concentrer sur des tâches plus analytiques et stratégiques, à plus haute valeur ajoutée.

Le suivi précis des transactions et des soldes

Les rapports fournis par Kolecto permettent de suivre précisément les transactions effectuées avec chaque client et fournisseur. Grâce à ce logiciel de gestion financière, les comptes sont mis à jour en temps réel, offrant une vue concrète et toujours actualisée de la situation financière de l'entreprise. La clarté de ces e-reportings permet de prendre des décisions éclairées à tout moment, sur divers sujets tels que les flux de trésorerie, les paiements en retard, les créances échues, les dettes à payer, etc. Avec Kolecto, des rappels de paiement peuvent aussi être automatiquement envoyés, de façon à améliorer la gestion de la trésorerie, sans impacter les relations avec les clients et les fournisseurs.

Des rapports et analyses détaillés

Enfin, Kolecto propose également des fonctionnalités d'analyse avancées, qui vous permettront de vous appuyer sur des rapports détaillés. Ces analyses peuvent, par exemple, vous aider à mieux calculer votre trésorerie ou vous fournir des informations précieuses pour identifier les clients les plus rentables, les fournisseurs les plus fiables, les créances en souffrance, les coûts récurrents, etc. Or, tout cela peut se révéler très utile pour prendre des décisions éclairées concernant les investissements à effectuer, les politiques de crédit à établir, les négociations avec les fournisseurs à mener, ou encore les stratégies de marketing à mettre en œuvre.