Devis : définition, modèles, usages

Dans de nombreux secteurs d’activité, l’entrepreneur est régulièrement amené à émettre des devis à destination de ses clients professionnels ou particuliers. Dans ce guide complet, nous rappellerons en quoi consiste ce document, les informations qui y figurent, son fonctionnement et sa valeur légale. Nous vous proposerons également différents modèles de devis gratuits, à télécharger au format Word ou Excel.

Devis : définition

Un devis est un document émis par une entreprise à destination d’un potentiel client professionnel ou particulier. Il décrit les produits ou les services qui peuvent être fournis, leur prix, et les conditions de vente proposées. Il joue donc un rôle informatif, en permettant aux clients de prendre une décision d’achat éclairée. Il doit être émis avant la vente ou le début de la prestation.

Un devis est en premier lieu une offre de prix, mais une fois validé par le client, il prend une valeur contractuelle et engage les deux parties.

☝️ Un devis n’est pas une facture : il est émis avant la vente et ne constitue pas une demande officielle de paiement. Un devis n’est pas un bon de commande : les devis sont émis par les entreprises prestataires, tandis que les bons de commandes sont émis par les clients, généralement après validation d’un devis.

À quoi sert un devis ?

Le devis remplit plusieurs rôles : 

• Informatif : il informe les clients sur les produits et services proposés, et les tarifs pratiqués.
• Comparatif : il permet de comparer les prestations de différentes entreprises pour choisir la plus intéressante.
• Commercial : il peut servir de base de négociation entre le client et le prestataire.
• Contractuel : une fois signé, il joue le rôle d’un contrat qui formalise la vente ou la prestation à venir.
• Administratif : il facilite la gestion administrative et comptable, en permettant aux entreprises de garder la trace des accords conclus et de s’assurer que les factures sont conformes aux dispositions prévues.

Quelles informations doivent figurer sur le devis ?

Un devis a une structure assez comparable à celle d’une facture, bien que sa fonction et son contenu diffèrent. Il présente généralement un tableau listant un produit ou service par ligne, et il tient souvent sur une page. 

Son format varie selon les spécificités de la prestation, mais un certain nombre d’informations doivent y figurer : 

• les coordonnées du professionnel et du destinataire (dénomination, adresse du siège social, Siret, numéro de TVA intracommunautaire) ;
• la date d’émission ;
• un numéro de devis ;
• la description des produits ou des services ;
• la quantité et le prix unitaire HT, ou le taux horaire de la main d’oeuvre ;
• le montant des frais annexes, tels que les frais de déplacement ou de livraison ;
• le taux de TVA applicable sur chaque produit ou service (ou, le cas échéant, les mentions obligatoires relatives aux exonérations de TVA) ;
• le prix total HT, le montant de la TVA et le prix TTC ;
• la durée de validité de l’offre ; 
• le délai d’exécution ;
• les conditions de paiement.

L’entreprise émettrice peut également faire figurer son logo en en-tête du devis.

💡 Bon à savoir : en vertu de l'article L112-3 du Code de la consommation, si le prix d'une prestation ne peut pas être déterminé à l'avance du fait de sa nature, l'entrepreneur peut se contenter d’indiquer une méthode de calcul du prix sur le devis.

En fonction de l’activité et de la nature de la prestation, d’autres mentions peuvent être obligatoires. Par exemple, si l’activité impose de souscrire une assurance professionnelle, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique doivent apparaître sur le devis.

Devis : que dit la loi ?

Dans quelles situations le devis est-il obligatoire ?

La loi stipule que tout consommateur doit être informé des prix des prestations pour pouvoir comparer, choisir et acheter en connaissance de cause. Cependant, dans de nombreux cas, un affichage transparent des prix suffit et rédiger un devis avant une vente n’est en principe pas obligatoire. Mais le devis se révèle souvent utile dès que la prestation est complexe ou personnalisée, ou qu’un engagement contractuel est nécessaire.

De plus, la loi établit que les devis sont systématiquement obligatoires pour certains types de prestations : 

Travaux et dépannage

Les prestations de dépannage, de réparation et d'entretien dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison doivent impérativement faire l’objet d’un devis.

Services à la personne

Il est obligatoire d’établir gratuitement un devis personnalisé si le montant de la prestation dépasse 100 € TTC par mois. Lorsque le montant est inférieur, le client a le droit d’exiger un devis et l’entrepreneur doit répondre favorablement à sa demande. 

Déménagement

Les entreprises de déménagement doivent obligatoirement fournir un devis gratuit à leurs clients.

Location de véhicule

Il en est de même avant une location de véhicule utilitaire ou de véhicule léger. Généralement, un tel devis comporte un montant fixe correspondant à la location, et le détail du mode de calcul des coûts variables, qui dépendent par exemple de la distance qui sera parcourue.

Prestations funéraires

Toute prestation funéraire doit faire l’objet d’un devis détaillé et gratuit.

Prestations de santé

Les devis sont obligatoires pour certaines prestations dans le domaine de la santé : 

• pour les professionnels de santé conventionnés : avant la réalisation d’un acte entraînant un dépassement d’honoraires supérieur ou égal à 70€ ;
• pour les professionnels non conventionnés : avant la réalisation d’un acte entraînant des honoraires d’un montant supérieur ou égal à 70€ ;
• pour toute fourniture d’un dispositif médical sur mesure (appareillage auditif, chirurgie dentaire, chirurgie esthétique, pédicure-podologie, optique médicale…) ;
• pour les prestations de services ou matériels destinés à favoriser le retour à domicile des personnes malades ou présentant une incapacité ou un handicap.

Un devis peut-il être payant ?

La rédaction d’un devis se fait généralement gratuitement. Cependant, dans la plupart des cas, l’entrepreneur a la possibilité de rendre son devis payant. Cela peut être justifié par exemple dans le secteur du bâtiment, lorsque l’établissement du devis implique un déplacement ou une étude approfondie de la situation. Le cas échéant, l’entreprise doit bien sûr informer son client du prix du devis avant de le rédiger. Bien souvent, le prix du devis est déduit du montant final de la prestation si le client décide effectivement de faire appel aux services du professionnel.

Quelle est la durée de validité d’un devis ?

La durée de validité d’un devis n’est pas fixée par la loi, et peut être déterminée librement par le prestataire. Cependant, le délai de réflexion proposé au client doit être raisonnable. En pratique, la durée de validité du devis est souvent fixée à 1 ou 3 mois. Cela signifie que la prestation et les conditions tarifaires proposées sont valables pendant cette durée à compter de la date d’émission du devis.

Quelles sont les conséquences juridiques du devis ?

Avant la signature par le client

Le devis engage dès son émission l’entrepreneur qui propose ses produits ou services. D’un point de vue juridique, un devis a la valeur d’une offre de contrat. Le professionnel qui le rédige s’engage à respecter : 

• la nature et l’étendue des services mentionnés ;
• le coût proposé ;
• les délais d’exécution prévus.

Cet engagement tient pour la durée de validité du devis.

❓ En pratique : En tant qu’entrepreneur, vous devez apporter un grand soin à vos devis pour rédiger une offre réaliste. Imaginons par exemple que Pierre a une entreprise de travaux dans le bâtiment. Il a transmis un devis à son client, qui l’a accepté dans les délais. Si Pierre se rend compte qu’il a sous-estimé le coût de la main d'œuvre qu’il doit embaucher pour le chantier, cela relève de sa responsabilité d’employeur. Il pourra tenter de négocier une réévaluation du montant à l’amiable avec son client, mais celui-ci ne sera pas contraint d’accepter.

Après la signature par le client

Une fois validé par le client, un devis devient un contrat qui lie le vendeur et l’acheteur. Chacun s’engage à respecter toutes les dispositions prévues par le devis : 

• le vendeur s’engage à effectuer la prestation mentionnée dans les délais prévus, et au tarif fixé ;
• le client s’engage au paiement de la prestation et ne peut plus contester le prix.

Le paiement intervient généralement à la fin de la prestation, après émission d’une facture. Des factures d’acompte peuvent être émises avant ou pendant l’exécution de la prestation pour demander au client le paiement d’arrhes. 

La gestion des devis en pratique

Comment émettre un devis ?

En tant qu’entrepreneur, plusieurs options s’offrent à vous pour rédiger un devis. Vous pouvez utiliser : 

• un logiciel de facturation ;
• des logiciels de traitement de texte comme Word, LibreOffice, Google Docs, etc. ;
• des tableurs comme Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets, etc.

Chaque outil présente des avantages. Le logiciel de traitement de texte est simple d’utilisation. Les tableurs permettent d’intégrer des formules de calcul dans le devis afin d’éviter les coquilles. Les logiciels de facturation automatisent le processus et font gagner du temps. Quelle que soit la solution choisie, vous pourrez envoyer à vos clients des factures au format PDF.

💡 Bon à savoir : Kolecto vous permet d’ores et déjà de collecter et gérer vos devis. 
Par ailleurs, vous pouvez également émettre et transmettre facilement des factures, en conformité avec la future réforme de la facturation électronique, depuis votre interface Kolecto ?

Comment valider un devis ?

Vous avez reçu un devis qui vous convient, et souhaitez l’accepter pour lancer l’exécution de la prestation ? C’est très simple : il vous suffit de le signer en apposant la mention “Bon pour accord” (ou “Bon pour travaux”), ainsi que votre nom, votre fonction, la date, la dénomination et le cachet de votre entreprise. Vous devez ensuite envoyer le devis signé par voie électronique ou postale à votre fournisseur, et conserver une copie.

Attention : un devis ne peut être signé qu’au cours de sa durée de validité. Si celle-ci est écoulée, vous devez demander à l’entreprise de vous transmettre un nouveau devis ou de rédiger un avenant. De plus, avant de signer, veillez à bien vérifier l’ensemble des dispositions prévues par le devis, y compris les délais d’exécution et les conditions de paiement. Gardez à l’esprit qu’un devis signé est un contrat qui vous engage, et que sa validation ne doit pas être prise à la légère.

Comment refuser un devis ?

Pour refuser un devis qui ne vous convient pas, il suffit de ne pas le signer. Un devis n’a de valeur contractuelle qu’une fois validé par le client. Par égard pour l’entreprise qui a pris le temps de le rédiger, il est conseillé de lui signifier ce refus à l’oral ou par écrit, mais ce n’est pas une obligation.

Comment annuler un devis signé ?

Un devis engage en principe les deux parties à compter de la signature. Cependant, il peut être annulé dans certains cas précis. 

Tout d’abord, en vertu du Code de la consommation, un délai de rétractation de 14 jours s’applique pour les consommateurs et non-professionnels dans les cas suivants : 

• s’il s’agit d’une vente en ligne ;
• si le devis a été signé après un démarchage à domicile ;
• si cela est explicitement prévu dans les dispositions contractuelles du devis.

Notons bien que ces critères concernent les ventes aux particuliers, et non entre professionnels.

Le droit de rétractation entre professionnels s'applique quand :

• le contrat est conclu hors établissement ;
• l’objet du contrat n'entre pas dans le champ principal d’activité de l’entreprise ;
• l'entreprise acheteuse n'emploie pas plus de cinq salariés.

Cela peut par exemple concerner une TPE de trois salariés, spécialisée dans l’informatique, qui achète un bien ou un service sans lien avec son activité professionnelle, par exemple une tondeuse pour entretenir les espaces verts attenants aux bureaux.

De plus, le client a la possibilité de demander l’annulation d’un devis dans les cas suivants : 

• si sa signature a été obtenue de manière frauduleuse ;
• en cas de vice de forme ;
• en cas de non-respect des engagements par le prestataire, par exemple si les travaux n’ont toujours pas démarré 30 jours après la date prévue (hors cas de force majeure).

L’annulation d’un devis se fait généralement à l’amiable. En l’absence d’accord, elle peut faire l’objet d’une procédure judiciaire, souvent longue et contraignante.

Téléchargez nos modèles gratuits de devis Word et Excel

Pour vous aider à rédiger vos devis, nous vous proposons différents modèles de devis à télécharger gratuitement. Proposés au format Word ou Excel, ils peuvent être convertis en PDF une fois personnalisés.

Retrouvez également les différents modèles de factures proposés par Kolecto pour faciliter votre gestion administrative et comptable.