Admin & Fiscalité

Les nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques

Par
Cynthia Labatut
2/10/2023
5
min

Les factures dématérialisées seront obligatoires pour les entreprises en 2026. La réforme sur la facturation électronique permettra aux sociétés françaises de mener leurs transactions commerciales de manière plus efficace et rapide. Cependant, cela impliquera aussi une certaine mise en conformité. En effet, de nouvelles règles sont d'ores et déjà mises en place pour encadrer cette pratique, à commencer par quelques modifications concernant les mentions à apposer sur les factures. Alors, comment faire pour que vos factures dématérialisées soient conformes à la législation en vigueur ? On fait le point.

 

Les nouvelles règles pour les factures dématérialisées

Les modifications récentes apportées aux règles de facturation

Ces dernières années, les autorités fiscales françaises ont pris de nombreuses mesures pour renforcer la fiabilité et la traçabilité des transactions commerciales. Parmi elles, la dématérialisation des factures électroniques fournisseurs et clients s'impose comme un tournant majeur ! De nouvelles règles apparaissent pour répondre aux besoins croissants de numérisation des processus financiers. Ces dernières visent non seulement à fluidifier les échanges d'informations, mais aussi à faciliter les contrôles fiscaux. À ce titre, le schéma en Y s'impose comme un nouveau standard. Les factures électroniques seront désormais transmises en temps réel au Portail Public de Facturation (PPF). Le papier et les factures envoyées en PDF par mail disparaissent. Plus que jamais, les entreprises mettent à l’heure du digital !

 

Les nouvelles mentions obligatoires imposées par la législation

Les factures électroniques devront reprendre l'ensemble des mentions déjà obligatoires dans les factures papiers (liste non-exhaustive) :

  • L’identification précise de l'entreprise qui émet la facture ;
  • L’identité du client et l’adresse de facturation ;
  • Les numéros de SIREN ou SIRET du fournisseur ;
  • La date d'émission de la facture ;
  • Les quantités des biens et/ou services concernés ;
  • La date d'achat du bien ou de la réalisation de la prestation de service ;
  • Les prix unitaires, les quantités et les montants hors taxes ;
  • Les montants de TVA ;
  • Le numéro d'identification de TVA ;
  • La date de paiement du client.

Avec l'arrivée de la facturation électronique en 2026, 4 nouvelles mentions obligatoires seront ajoutées :

  • Le numéro SIREN du client,
  • L'adresse de livraison (si différente de l'adresse du client) ;
  • La catégorie de la commande (prestation de service ou livraison de bien) ;
  • La mention "Option pour le paiement de la taxe d’après les débits" par le fournisseur, si ce dernier a opté pour le paiement de la taxe d’après les débits.


 

Quel est l'impact des nouvelles mentions sur la transparence des transactions et la lutte contre la fraude fiscale ?

Ces nouvelles règles ont pour but d'améliorer la traçabilité des transactions commerciales (achats, ventes, affacturage, etc.). L'objectif des autorités est de surveiller les échanges avec plus de précision, pour détecter plus facilement les écarts et les cas de fraude fiscale. Au passage, cela permettra aussi d'accroître la transparence financière et de gagner du temps de gestion administrative, ce qui sera d'ailleurs tout autant profitable aux entreprises qu'aux organismes gouvernementaux. Par cette digitalisation, l'État entend améliorer sa collecte de TVA, pour favoriser l'économie nationale dans son ensemble.

 

Ces nouvelles règles, un défi pour les entreprises

Bien que l'objectif des nouvelles règles soit louable, leur mise en œuvre peut représenter un défi de taille pour les entreprises. En effet, certaines sociétés devront adapter leurs outils informatiques pour se conformer aux nouvelles normes. Les processus déjà en place devront être transformés. Le personnel devra également être formé, tant au niveau des cadres que des dirigeants d'entreprise ou des experts-comptables. La conformité aux nouvelles exigences légales demandera donc, au départ, de réels efforts, à tous les niveaux de l'entreprise. Enfin, cela nécessitera aussi d'instaurer une bonne communication entre fournisseurs et clients, de façon à ce que les changements mis en place par les deux parties n'impactent pas la sérénité des relations commerciales entre les différentes parties prenantes.

 

Pour faire face à ces changements dans les meilleures conditions et éviter le stress d'un bouleversement soudain, nous vous conseillons vivement d'anticiper et d'initier le changement de vos process de facturation dès maintenant !

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Quelles sont les solutions apportées par Kolecto ?

Face à ces nouveaux défis, des solutions voient le jour. Ces dernières sont proposées pour faciliter la transition vers les nouvelles règles de facturation électronique. Kolecto est l'une d'entre elles. Il s'agit d'une plateforme SaaS de gestion des factures et de gestion financière, offrant une automatisation avancée pour l'ajout des mentions obligatoires sur vos documents.

Kolecto a été mis en œuvre pour que tout soit plus simple. Compatible avec la plupart des logiciels de comptabilité existants, il promet une intégration rapide et intuitive en entreprise. Visant à simplifier le processus de facturation, il est également un outil doté de système d'automatisation avancé. Avec lui, ayez la certitude d’œuvrer en parfaite conformité avec la législation !

 

Quels sont les avantages de l'utilisation de Kolecto pour les nouvelles mentions ?

Kolecto offre de multiples avantages aux entreprises et qui permet d'opérer dès à présent les changements nécessaires pour se conformer à la réglementation concernant la facturation électronique.

 

Se conformer aux nouvelles exigences légales

En optant pour Kolecto, les entreprises ont la certitude de respecter les nouvelles règles de facturation électronique imposées par la législation. Cette conformité renforce leur crédibilité auprès des autorités fiscales et évite tout risque de sanctions liées à la conformité.

Par ailleurs, l'équipe support de Kolecto se tient à vos côtés et vous accompagne dans ce changement, pour vous permettre d'effectuer cette transition en douceur.

 

Réduire les risques d'erreurs grâce à l'automatisation

L'automatisation des processus de facturation électronique avec Kolecto réduit considérablement les risques d'erreurs humaines lors de l'ajout des nouvelles mentions obligatoires. Cela garantit des factures précises et complètes, minimisant ainsi les problèmes potentiels lors des contrôles fiscaux, y compris une amende. Pour ce faire, notez aussi que Kolecto est muni d'un système de reconnaissance optique de caractères (OCR) lui permettant de compléter automatiquement les informations des factures.

 
Améliorer la productivité et le respect des délais de facturation

Grâce à l'automatisation, les tâches fastidieuses liées à la gestion des mentions obligatoires sont réduites. Les factures sont collectées automatiquement. Les relances automatisées. L'outil permet également de mieux suivre le statut des factures en cours, tout en proposant des solutions de paiement en ligne pour accélérer les encaissements. Or, tout cela contribue à libérer du temps pour les équipes financières. Avec Kolecto, la facturation devient plus rapide et précise. Les délais de paiement sont mieux respectés, ce qui renforce aussi les relations avec les clients et les fournisseurs.

 

Quelles bonnes pratiques pour une transition réussie ?

Pour que votre transition vers la dématérialisation des factures se passe sous les meilleurs auspices, voici quelques bonnes pratiques à adopter :

  • Se tenir informé de la législation : la réglementation change en permanence. Il est donc vivement conseillé de surveiller les évolutions législatives en matière de facturation électronique pour rester parfaitement à jour ;
  • Identifier les taches à modifier pour se conformer à la nouvelle réforme ;
  • Évaluer l’impact des changements sur l’entreprise : une analyse approfondie de la mise en place de vos nouveaux processus comptables vous permettra d'identifier les ajustements nécessaires au sein de votre organisation ;
  • Mettre à jour les fichiers clients et fournisseurs : afin d'avoir les informations nécessaires pour compléter les factures ;
  • Adapter sans attendre les modèles de factures : n'attendez pas le dernier moment pour vous conformer à la législation. En utilisant un logiciel de gestion de factures comme Kolecto, créez vos nouveaux modèles en toute simplicité ;
  • Former les équipes : pensez aussi à assurer une formation adéquate aux équipes impliquées dans le processus de facturation ;
  • Communiquer avec vos clients et fournisseurs : informez vos partenaires commerciaux des nouvelles mentions obligatoires sur vos factures pour éviter tout malentendu ou problème lors du traitement des transactions ;
  • Utiliser un logiciel de gestion des factures pour simplifier le processus : l'automatisation offerte par des solutions comme Kolecto facilite grandement la conformité aux nouvelles règles ;
  • Nommer un référent projet : il coordonnera la mise en place de la e-facturation au sein de l’entreprise et suivra les évolutions de la réforme ;
  • S'entourer d'experts ;
  • Rester flexible et adaptable : face à l'évolution continue de la législation fiscale, il est essentiel pour les entreprises d'être flexibles et prêtes à s'adapter aux changements futurs.

Les nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques représentent un pas vers une meilleure transparence des transactions et une lutte renforcée contre la fraude fiscale. Cependant, leur mise en œuvre peut être un défi pour les entreprises. Heureusement, des solutions comme Kolecto sont désormais présentes pour faciliter cette transition !

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Rédigé par
Cynthia Labatut
Experte administrative & Financière
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