Simplifiez la gestion de vos factures avec une plateforme de dématérialisation

La généralisation de la facture électronique pour les entreprises établies en France approche à grands pas. Dans ce contexte, la solution de dématérialisation devient un enjeu central pour les entreprises. De nouveaux outils sont en effet nécessaires pour émettre et recevoir des factures électroniques, tout en remplissant les nouvelles obligations de e-reporting. L’utilisation d’une plateforme de dématérialisation comme Kolecto offre aussi de nouvelles possibilités en termes de gestion aux dirigeant·es et aux expert·es-comptables. En quoi consiste précisément ce type d’outils ? Quels sont ses différents avantages ? Pourquoi est-il important de choisir dès maintenant sa solution de dématérialisation ? Faisons le point.

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation des factures ?

Plateforme de dématérialisation des factures : définition

La plateforme de dématérialisation, aussi appelée opérateur de dématérialisation, joue le rôle d’un intermédiaire entre un client, son fournisseur et l’administration. Connectée au portail public de facturation, elle veille à l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques, en conformité avec la future réforme. 

La plateforme de dématérialisation des factures permet au fournisseur d’éditer et transmettre à son client des factures électroniques dans un format standardisé. Cette opération est menée de sorte à respecter l’intégrité, l’authenticité, la lisibilité et l’exhaustivité des données transmises.

En parallèle, elle extrait les données de facturation, de transaction et de paiement pour les transmettre en direct à l’administration. Elle facilite ainsi les déclarations, notamment en ce qui concerne la TVA.

Pourquoi connecter une plateforme de dématérialisation au portail public de facturation ?

La plateforme de dématérialisation s’articule avec le portail public de facturation (PPF) pour proposer une interface simplifiée et des services complémentaires.

Le PPF est un outil mis à disposition des entreprises par l’Etat pour leur permettre de répondre aux obligations liées à la généralisation de la facturation électronique. Il peut en théorie être utilisé seul ; cependant, il est complexe et peu intuitif.

La plateforme de dématérialisation se connecte donc au PPF afin de proposer ses fonctionnalités dans un univers plus facile à appréhender. Elle propose par ailleurs des services complémentaires autour de la facturation et de l’administration. 

Avec Kolecto, par exemple, les entreprises profitent d’une interface claire et intuitive, ainsi que d’outils de gestion et de suivi financier. Elles peuvent ainsi dématérialiser efficacement le processus de facturation, conformément aux nouvelles réglementations, tout en ayant une meilleure vision de leur activité.

Les avantages de la dématérialisation des factures en entreprise

Une sécurité améliorée

Parmi les avantages à dématérialiser ses factures sur une plateforme de dématérialisation, la sécurité est l’un des plus cruciaux. Contrairement à une facture papier, une facture électronique ne peut pas se falsifier ou se perdre. Les données qu’elle contient peuvent être cryptées avec des mots de passe et autres mesures de sécurité. Cela garantit la validité des données et l’archivage sécurisé des factures. L’utilisation de la facture électronique permet également de limiter les risques d’erreur humaine grâce à une automatisation de la saisie. 

🔎 Les plateformes de dématérialisation peuvent proposer des garanties supplémentaires en matière de sécurité. Par exemple, Kolecto vérifie les Iban et Siret des factures fournisseurs avant paiement afin de déjouer les fraudes.

Des coûts réduits

La facture électronique permet aux entreprises de réaliser des économies. Selon le ministère de l’Économie, le coût de traitement d’une facture papier entrante est actuellement compris entre 14 et 20 €. Ce coût comprend à la fois la saisie, la validation, le paiement, l’archivage et l’éventuelle gestion des litiges. En simplifiant les processus grâce à une plateforme telle que Kolecto, la facturation électronique offre l’opportunité de réaliser 12 € d’économies par facture traitée. . Il s’agit donc d’un avantage économique certain pour les entreprises.

Un gain de temps dans l'envoi et le traitement des factures

Avec la facturation électronique, les données des factures sont plus facilement disponibles et leur traitement est simplifié. Les plateformes de dématérialisation offrent différents avantages pratiques  :

• Comptabilisation automatique progressive des factures ;
• Création de notifications et d’alertes au moment des échéances ;
• Automatisation des relances ;
• Meilleur suivi des prévisions de la trésorerie de l’entreprise…

La facturation électronique permet ainsi d’éviter les tâches chronophages et fastidieuses liées à la gestion et au traitement des factures. Les collaborateur·ices libèrent ainsi leur temps pour se concentrer sur des missions plus stratégiques de leur cœur de métier.

💡 L’utilisation d’une plateforme de dématérialisation, plus intuitive que le PPF, permet d’accroître encore la productivité. Avec Kolecto, les TPE et PME peuvent gagner 5h par semaine dans leur pilotage financier.

Une gestion administrative améliorée et plus productive

Le développement de la facturation électronique tend à améliorer la gestion administrative des factures et le traitement de leurs données. Grâce aux plateformes de dématérialisation, les factures au format dématérialisé transitent directement jusqu’à l’administration fiscale. Les déclarations sont donc simplifiées et le risque d’erreur ou d’oubli disparaît. De plus, les données des factures peuvent être directement stockées sur les systèmes d’information prévus à cet effet (outil de production comptable, ERP…), ce qui améliore la comptabilité et la gestion administrative des entreprises.

Une amélioration des relations entre clients et fournisseurs

Utiliser des factures électroniques dans son processus de facturation représente un avantage considérable en termes d’organisation et de gestion interne. Cela peut également améliorer la relation entre clients et fournisseurs. En effet, les deux parties disposent d’une transparence totale sur le cycle de vie de leurs factures. En cas de refus de facture, cette dernière peut être émise une nouvelle fois dans des délais plus courts pour éviter tout report du paiement. Rapide, pratique et sécurisée, la facturation électronique est donc gage d’une meilleure relation client - fournisseur.

🔎 Avec une plateforme de dématérialisation comme Kolecto, les paiements sont accélérés grâce à un envoi facilité et des outils de relance automatique. De plus, le risque d’impayés est réduit de 30 %, notamment grâce au suivi centralisé des encaissements.

Pourquoi se doter dès maintenant d’une plateforme de dématérialisation ?

L’entrée en vigueur de la réforme a été reportée au 1er septembre 2026 afin de permettre aux entreprises de mieux s’y préparer. Cette échéance arrive à grands pas et le travail d’anticipation nécessaire ne doit, en effet, pas être sous-évalué.

Des sanctions sont prévues par l’Etat en cas de non-respect de la réglementation sur la facturation électronique. Une amende de 15 € par facture, plafonnée à 15 000 € par an, peut être imposée dès son entrée en vigueur. Il est donc impératif pour les entreprises de disposer d’une solution de dématérialisation parfaitement opérationnelle avant septembre 2026.

Pour trouver la solution répondant aux besoins de votre entreprise, il est recommandé de tester dès à présent une plateforme de dématérialisation. Anticiper sa mise en place permettra aux collaborateur·ices de se familiariser avec l’outil et d’affiner les processus afin d’être prêt·es pour 2026.

Optimisez la gestion de vos factures avec une plateforme de dématérialisation comme Kolecto

La réforme de la facturation électronique est porteuse de nombreuses promesses : amélioration de la gestion des dépenses et des factures, économies, gain de temps, sécurité, meilleure relation client… Avec la généralisation des factures électroniques, l’utilisation d’une plateforme de dématérialisation des factures devient incontournable pour les TPE et PME.

Dans cette perspective, Kolecto se présente comme une solution de facturation électronique efficace. Très intuitive, cette plateforme dispose des fonctionnalités nécessaires pour assurer le contrôle des factures, leur centralisation et la sauvegarde des données en toute sécurité. En se connectant au PPF, Kolecto effectue pour ses clients les actions requises dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Il facilite aussi le pilotage financier des entreprises grâce à ses outils de suivi.

Choisir Kolecto, c’est également profiter d’un accompagnement humain au long cours. Dès aujourd’hui, nos spécialistes vous accompagnent dans la mise en place d’un nouveau processus de facturation et vous préparent à la généralisation de la facturation électronique. N’attendez plus pour essayer Kolecto gratuitement pendant 12 mois.