Les clés d’une gestion comptable réussie

En tant qu’entrepreneur, traiter la comptabilité de sa société et piloter efficacement ses finances peut s’avérer fastidieux, voire incompréhensible. Nous vous donnons quelques explications qui vous permettront d’avoir une idée plus claire des obligations comptables d’une entreprise.

Les différents aspects de la comptabilité

La comptabilité est un vaste domaine, et il est important de bien distinguer les missions qu’elle remplit. Quelle que soit la taille ou le secteur de l’entreprise, la gestion comptable gravite autour de 3 domaines principaux :

• La comptabilité générale
• La comptabilité auxiliaire
• La comptabilité analytique
  

La comptabilité générale désigne la tenue des obligations comptables, la loi imposant la mise à disposition de certains documents comptables. Ces documents incluent les livres comptables, autrement dit la saisie des opérations financières, ainsi que les livres d’inventaire. L’entreprise doit également présenter les bilans annuels des actifs et passifs lors de la culture de l’exercice comptable après avoir effectué les travaux d’inventaire. La comptabilité générale demande des compétences et qualifications, et doit être placée sous la responsabilité d’un expert-comptable. À noter toutefois que les petites entreprises placées sous le régime réel simplifié d’imposition peuvent grandement simplifier la production des documents des comptes annuels.

La comptabilité auxiliaire concerne l’étude de la trésorerie de l’entreprise, entre ses dettes fournisseur et ses créances client. L’objectif est de créer un équilibre entre ces deux parties, de telle sorte à ce que l’entreprise puisse anticiper les entrées et les sorties de trésorerie. Une comptabilité auxiliaire mal maitrisée peut amener la société à rencontrer des problèmes de liquidité, et par extension à détériorer les relations avec les fournisseurs. Il est donc crucial d’avoir une analyse claire à long terme de l’état de sa trésorerie.

Enfin, la comptabilité analytique se concentre sur l’analyse des coûts et sur les moyens de les réduire tout en optimisant les bénéfices obtenus. Autrement dit, il s’agit de la gestion financière de l’entreprise. Bien qu’elle ne soit pas régie par des obligations légales, elle s’avère très précieuse pour garder une trésorerie équilibrée et anticiper les potentielles difficultés que pourrait avoir l’entreprise à l’avenir.

Paiement des factures : comment calculer son encours fournisseur ?

L’encours fournisseur correspond au niveau d’endettement de l’entreprise à un instant T. Concrètement, il s’agit de l’argent que vous devez payer en règlement à vos fournisseurs. La somme des dettes qui ont été crées, mais qui n’ont pas encore été soldées, permet de connaitre le montant de son encours fournisseur. Avoir un encours fournisseur ne constitue pas un problème en soi. Lorsqu’une entreprise passe une commande, il est normal qu’il s’écoule un certain laps de temps avant qu’elle ne règle le fournisseur. Il est toutefois nécessaire de surveiller cet indicateur et connaître son besoin en fonds de roulement, ne serait-ce que pour éviter les retards de paiement. L’encours fournisseur est composé de deux parties :  

• Le solde des comptes fournisseurs, qui correspond aux transactions dont les conditions ont déjà été posées. La facture a été transmise par le fournisseur, et l’opération a été enregistrée dans la comptabilité de l’entreprise. 
• Les charges courues à payer, qui désignent les transactions qui ne sont pas encore comptabilisées. Les marchandises ou les prestations de services ont bien été délivrées, mais le fournisseur n’a pas encore envoyé la facture correspondante, ce qui signifie que la transaction n’est pas encore inscrite comptablement. Malgré tout, elle fait partie également de l’encours fournisseur. 
  

À la somme de ces deux parties doit être retiré les paiements anticipés et acomptes qu’a déjà réglés l’entreprise.

L’importance de l’encours fournisseur

Plus un encours fournisseur est élevé, plus l’entreprise est endettée auprès de ses prestataires. Mais cela n’est pas nécessairement quelque chose de mauvais ! Si l’entreprise met plus de temps pour payer ses fournisseurs que pour être payée par ses clients, cela signifie que la trésorerie va dans le bon sens : l’argent rentre avant de sortir. Par ailleurs, si l’entreprise peut se permettre de payer tardivement, cela implique qu’elle a établi une solide relation de confiance avec ses fournisseurs. Maitriser son encours fournisseur est donc crucial pour la santé financière de sa société. C’est pour cette raison que Kolecto vous propose une maitrise complète de vos sorties de trésorerie. La dématérialisation des factures fournisseurs avec notre logiciel vous permet d'avoir un suivi constant de vos dettes fournisseurs et vous alerte automatiquement lorsqu’une facture doit être payée. Vous pouvez également suivre la santé de votre trésorerie en seulement quelques clics, le tout sur une interface conçue pour être utilisable par tous.

Paiement des factures : comment se protéger de l’arnaque aux faux RIB ?

En parallèle, le paiement des factures fournisseurs est loin d’être sans risque :

En 2019, ce sont près de 70% des entreprises qui affirmaient avoir été l’objet d’une tentative de fraude.

Comment les arnaqueurs s’y prennent-ils pour détourner de telles transactions ?

Le principe est simple : l'arnaqueur pirate le processus de paiement de l’entreprise victime, lui permettant ainsi de remplacer les coordonnées bancaires par les siennes. Ces coordonnées sont ensuite transmises aux différents partenaires de l’entreprise, qui, en l’absence d’informations, reverseront leur argent à l'arnaqueur sans le savoir. Cette méthode de fraude est particulièrement redoutable, puisqu’elle ne nécessite aucune information confidentielle au sujet de l’entreprise ciblée.

Il est heureusement possible de se protéger d’une telle fraude en utilisant un logiciel adapté. Kolecto propose ainsi un outil de veille permanent, qui alerte l’utilisateur en cas de changement d’informations. Vous pouvez ainsi garder le contrôle sur toute modification suspecte et contacter directement le fournisseur en question afin de clarifier la situation.

Les outils nécessaires pour assurer la comptabilité de son entreprise

Si vous ne disposez d’aucune notion en comptabilité, la gestion financière de votre entreprise au quotidien est très probablement un domaine que vous préférez confier à une personne tierce. Il est pourtant intéressant, en tant que chef d’entreprise, d’avoir un œil sur la santé financière de sa société. La gestion comptable est aujourd’hui grandement simplifiée grâce à un ensemble d’outils pensés pour faire gagner un temps précieux aux professionnels.

L’expert-comptable : une nécessité ?

L’intervention d’un tel professionnel est très rassurante, d’autant plus si votre entreprise comporte des salariés et prend de l’ampleur au fil des années. La présence d’un expert-comptable est notamment un gage de confiance pour les investisseurs et les banques. Un entrepreneur peut très bien décider de gérer sa comptabilité par lui-même ou par l’un de ses employés en collaboration avec un expert comptable. Dans ce cas, il aura besoin d’outils pour aborder sa gestion comptable avec sérénité et de transformer sa relation avec son expert comptable vers une relation basée sur le conseil et l’optimisation de ses finances et moins sur la gestion opérationnelle des factures et paiements.

Les formations en comptabilité

La lecture et l’analyse de données comptables n’est pas toujours simple pour une personne n’ayant aucune notion en la matière. Et pourtant, une vision juste et globale de l'état de ses finances passe par une compréhension des bases des principes comptables. Dans ce contexte, opter pour une courte formation en comptabilité peut être une véritable plus-value. Certaines formations agréées par l’État sont disponibles sur Internet ou en présentiel. Certaines de ces formations ne durent que quelques jours, mais permettent d’avoir une idée plus claire des obligations des entreprises et des termes spécifiques à la comptabilité.

Un logiciel comptable clair et adapté

L’utilisation d’un logiciel comptable est devenu quasiment indispensable. Il permet de faire gagner du temps et réduit considérablement le risque d’erreur en comparaison d’une comptabilité tenu sur un format papier. Le marché des logiciels comptables est très varié, et comprend de nombreuses solutions adaptées aux différents secteurs d’activité. Le choix de votre logiciel comptable devrait avant tout être guidé par les besoins que votre entreprise rencontre. Une PME n’aura pas forcément besoin des nombreuses fonctionnalités intégrées à un logiciel dédié aux grandes entreprises. Un chef d’entreprise doit pouvoir compter sur un logiciel complet mais accessible malgré tout. Certains logiciels proposent désormais d’automatiser les comptes, facilitant ainsi grandement le traitement comptable. Les entreprises de plus grande taille préféreront opter pour un ERP, une solution qui regroupe tous les aspects de la gestion d’entreprise dans un seul et même endroit.

Kolecto, votre partenaire pour votre facturation

Une facturation maitrisée est la première étape d’une gestion comptable propre et respectueuse des obligations légales. Conscients des besoins que rencontrent les entrepreneurs pour assurer la partie administrative de leur activité, nous avons conçu Kolecto afin de rendre la facturation accessible à tous. Les factures sont collectées automatiquement, et l’utilisateur peut accéder en un coup d’œil à l’état du paiement de ses factures. Alors que la numérisation des factures va devenir une obligation pour les entreprises de toutes tailles, Kolecto s’impose comme la solution de référence pour la gestion quotidienne des factures.