Facture électronique obligatoire : l’intérêt du schéma en Y

La digitalisation est de plus en plus importante dans la vie quotidienne, au sein des entreprises ainsi qu'au coeur des organismes publics. L'enjeu ? Chercher à améliorer sans cesse la compétitivité entre les entreprises. C'est donc dans ce contexte qu'est apparue la réforme de dématérialisation des factures. En 2026, la transmission électronique des factures entre les clients, les fournisseurs à l'administration sera une obligation. Le schéma en Y se présentera donc comme une approche stratégique. Voyons donc plus en détail de quoi il s'agit et en quoi ce dernier contribue d'ores et déjà à la modernisation des processus financiers.

La réforme de dématérialisation des factures

Commençons par faire un rapide retour en arrière concernant la loi de finances de 2020. En effet, ce texte de loi a posé les bases de la nouvelle dématérialisation fiscale en France. Dès l'entrée en vigueur de la réforme en 2026, les entreprises auront l'obligation d'émettre et de recevoir leurs factures par voie dématérialisée dans un format spécifique. L'objectif ? Faciliter les échanges entre les entreprises et l'administration fiscale, tout en luttant contre la fraude à la TVA. Pour cela, ces dernières devront utiliser un Opérateur de Dématérialisation (OD), servant à créer et transmettre les factures électroniques, jusqu'au Portail Public de Facturation (PPF).

Notons également que cette nouvelle loi souligne les engagements du gouvernement avec de nouveaux objectifs environnementaux. Cela permettra notamment de réduire l'utilisation de papier et les missions de gaz à effet de serre pour la transmission de documents papier. Tout s'effectuera par voie électronique, pour améliorer la traçabilité des transactions, et tout en renforçant la sécurité des échanges de données.

Le schéma en Y ou modèle « Clearance » : principes et avantages

Quels sont les principes fondamentaux du schéma en Y ?

Le schéma en Y, également appelé modèle “Clearance”, sera désormais utilisé pour transmettre, en temps réel, toutes les informations relatives aux factures électroniques d'entreprise à l'administration fiscale.

Conformément à ce modèle, plusieurs parties prenantes pourront échanger des factures. Quels que soient les échanges, les documents comptables convergeront systématiquement vers un point central : le Portail Public de Facturation, ou PPF pour les factures électroniques.

Le schéma en Y est une approche organisationnelle qui vise à améliorer la collaboration et l'alignement entre les différentes parties prenantes au sein d'une entreprise et des services publics. Le but de ce schéma sera de favoriser une meilleure communication entre les différents acteurs de l'économie, tout en permettant une étroite coopération entre les entreprises, leurs fournisseurs et l'état français.

Le PPF sera le point central de ce dispositif. Ce portail permettra la transmission et le suivi des factures, de leur émission jusqu'à leur archivage, en passant par leur réception, leur paiement et leur traitement. Les déclarations de données se feront ainsi automatiquement auprès de l'administration fiscale, impliquant un gain de temps pour toutes les parties, associé à un meilleur contrôle des transactions. En d'autres termes, le schéma en Y a été conçu pour lutter contre la fraude, tout en offrant une interaction plus fluide entre les différents acteurs économiques.

Quels sont les principaux acteurs du schéma en Y pour la e-facturation ?

Le schéma en Y pour la facturation électronique impliquera trois acteurs principaux :

• Le PPF : le Portail Public de Facturation est une plateforme d’échange de données informatisées, mise à disposition des entreprises par l’administration. Au cœur du système d’e-invoicing et d’e-reporting, le PPF permet à l’administration de récupérer les données des transactions des entreprises. Accessible gratuitement il assure le “service minimum” de la facturation électronique. Cette plateforme d'échanges dématérialisés est disponible à toutes les entreprises assujetties à la TVA ;
• Les OD (Opérateurs de Dématérialisation) : Les OD, quant à eux, sont des intermédiaires qui permettent de relier facilement les entreprises et le PPF. Il s'agit de plateformes permettant aux petites et moyennes entreprises de remplir toutes leurs obligations en matière de e-invoicing et de e-reporting. Connecté au PPF, l’OD offre une interface user-friendly et des services de gestion administrative complémentaires ;
• Les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) : Enfin, les PDP sont des plateformes de e-invoicing payantes, immatriculées par l’administration. Ces dernières communiquent avec le PPF ainsi qu’avec les autres PDP ou OD. Cela permet la transmission directe de factures électroniques aux autres entreprises, ainsi que la transmission automatique de données à l’administration. C'est une solution adaptée pour les entreprises avec une complexité de facturation ou un grand volume de factures.

Le schéma en Y implique systématiquement un échange entre ces trois acteurs. Chacun d'eux contribue à une meilleure transmission des factures électroniques, pour un processus toujours plus sécurisé et plus fluide entre les entreprises et les services publics.

Quels sont les différents circuits de facturation correspondant au schéma Y ?

Le schéma en Y peut impliquer plusieurs scénarios possibles pour la transmission des factures.

• Le circuit A : le fournisseur et l'acheteur utilisent directement leur OD pour se connecter au PPF. Ils transmettent toutes leurs factures en temps réel au Portail Public de Facturation lors de leurs échanges ;
• Le circuit B : L’un des deux acteurs (c'est-à-dire le fournisseur ou l'acheteur) peut choisir d'utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire. Dans ce cas, cela rajoute un intermédiaire. Par exemple, le fournisseur peut choisir d'utiliser une PDP pour envoyer sa facture et la déposer sur le PPF, même si l'acheteur, pour sa part, continue d'utiliser simplement son OD.

La facture électronique : un enjeu stratégique pour la modernisation des processus financiers

Quels sont les avantages et les enjeux de la facturation électronique pour les entreprises et les organismes publics ?

Le schéma en Y offre plusieurs avantages aux entreprises et à l'État français :

• La simplification des processus : le modèle en Y facilite le processus de transmission des factures et de contrôle par l'administration fiscale. La gestion comptable devient alors plus fluide et plus efficace, ce qui permet aux entreprises de mieux se concentrer sur leur cœur de métier. Il s'agit d'un gain de temps à tous les niveaux, tant au sein des TPE/PME que pour les services administratifs du pays ;
• La diminution du risque de fraudes : bien entendu, comme la dématérialisation des factures offre une meilleure visibilité à l'administration fiscale, cela contribue aussi à réduire le risque de fraudes. Cela engendre une meilleure collecte de la TVA, en limitant aussi les erreurs et omissions. La traçabilité des transactions est renforcée ce qui bénéficie à l'ensemble de l'économie nationale ;
• La réduction des délais de traitement : avec le schéma en Y et la dématérialisation des factures, les échanges se font directement par voie électronique. Il n'est plus nécessaire de dépendre des délais postaux, ce qui engendre plus de réactivité, de rapidité et de flexibilité ;
• La durabilité environnementale : la facturation dématérialisée contribue aussi grandement à l'écologie. Il s'agit d'un excellent processus pour réduire la consommation d'encre, de papier et de gaz à effet de serre lors des transports. En effet, lorsque l'on sait que les organismes publics envoient et reçoivent des milliers de documents papier chaque mois, il est évident que l'impact attendu sur les ressources de la planète est considérable !

Quels sont les défis potentiels liés à l'adoption de la facture électronique et comment le schéma en Y peut-il les surmonter ?

Bien que la facture dématérialisée offre de nombreux avantages, son adoption peut également présenter des défis pour les entreprises et les organismes publics. Bon nombre de structures se demandent comment faire une facture électronique conforme aux nouvelles normes sans engendrer de profonds bouleversements. Or, le schéma en Y peut jouer un rôle clé dans la résolution de ces défis :

• L'un des principaux défis de l'adoption de la facture électronique est la résistance au changement au sein des entreprises. Certains d'entre eux peuvent être très attachés aux méthodes traditionnelles et peuvent craindre la complexité de la dématérialisation… Or, certains Opérateurs de Dématérialisation sont particulièrement bien conçus. Ils offrent une interface claire et intuitive. Ils sont également compatibles avec la plupart des outils comptables utilisés en entreprise. Ils contribuent donc à une transition en douceur ;
• Bien entendu, tout changement requiert aussi une implication de l'ensemble du personnel, à tous les niveaux hiérarchiques. Cela nécessitera des formations. Or, en la matière, mieux vaut se préparer en amont, pour s'aligner de façon progressive aux nouveaux standards de facturation électronique ;
• Enfin, reste à résoudre le problème des infrastructures techniques présentent en entreprise. Pour se conformer aux nouveaux modèles en Y, les sociétés devront peut-être parfois investir dans de nouveaux outils informatiques, pour un système d'information plus moderne. Dans ce contexte, il est essentiel de choisir des solutions sécurisées et évolutives. Les outils SaaS tels que Kolecto représentent d'excellentes opportunités.

Kolecto : un allié stratégique pour le schéma en Y et la facturation électronique

Pour garantir une transition réussie vers la facture électronique en adoptant le schéma en Y, les entreprises peuvent d'ores et déjà s'appuyer sur des outils technologiques adaptés, tels que Kolecto. Notre outil SaaS se présente comme une solution complète de gestion des factures électroniques de gestion financière. Son ambition ? Faciliter la dématérialisation de vos factures et automatiser leur processus de traitement au maximum.

Kolecto est une plateforme intuitive et claire, offrant une prise en main simple et rapide. Cette dernière permet de collecter automatiquement, d'envoyer et de payer des factures en seulement quelques clics. Cela procure aussi un meilleur suivi des factures. Des relances de paiement peuvent également être automatisées pour accélérer les règlements et éviter les oublis. Tous les paiements sont actualisés en temps réel et transmis automatiquement au PPF. Tous les acteurs du schéma en Y peuvent ainsi obtenir une vision claire et constamment actualisée des documents comptables de l'entreprise. En effet, Kolecto génère automatiquement des tableaux de bord personnalisés et des rapports analytiques, soit autant de documents indispensables aux décideurs stratégiques. Enfin, la sécurité, quant à elle, est renforcée : Kolecto vérifie systématiquement la validité des IBAN et des SIRET présents sur les factures.

Vous l'aurez compris, la facture électronique et l'obligation de dématérialisation sont des tournants majeurs dans le milieu de l'entreprise. Dès à présent, le schéma en Y devient un standard imposé, favorisant la coopération et la communication entre les entreprises et les organismes publics. Dans ce contexte, Kolecto se présente comme un précieux allié. Servez-vous sans attendre de cette plateforme pour améliorer votre efficacité ! Conformez-vous aux nouvelles exigences du monde entrepreneurial en perpétuelle mutation : progressez ainsi vers un avenir plus efficace et plus durable !