PME, TPE : pourquoi anticiper la réforme sur l’e-facturation ?

🔴 Important : Suite aux travaux d'adoption de la loi de finances pour 2024, l'entrée en vigueur de la généralisation de la facturation électronique est reportée au 1er septembre 2026.

L’objectif du report est de garantir aux 4 millions d’entreprises concernées, un passage à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles

Source : Direction Générale des Finances Publiques, Communiqué de presse du 28 juillet 2023

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Malgré le report de la mise en œuvre de la généralisation de la facturation électronique, il est essentiel de noter que ce changement n'impacte pas le désir de mener à bien cette réforme. Cette décision, bien que repoussant les échéances, reflète l'engagement à assurer une transition optimale vers la facturation électronique pour les 4 millions d'entreprises concernées.

L'équipement vers une mise en conformité des entreprises sera un enjeu clé dès 2024, pour permettre auxTPE et PME de choisir le bon équipement adapté à leurs besoins et usages.

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La réforme de la facturation électronique sera à terme appliquée à toutes les transactions entre assujettis à la TVA en France. L’ensemble des entreprises devra disposer d’une solution de réception d'e-factures opérationnelle. 

Concernées par cette réforme, les PME et TPE ont tout intérêt à s’y préparer dès maintenant. Quelles sont précisément les conséquences de la réforme pour les petites entreprises ? Comment l’anticiper et effectuer une transition en douceur vers la facturation électronique ? Faisons le point.

En quoi consiste la réforme de la facturation électronique ?

“Les assujettis à la TVA en France devront, à terme, émettre, transmettre et recevoir les factures sous format électronique, dans leurs transactions avec d’autres assujettis.” Voici l’objectif de la réforme tel qu’exprimé dans la loi de finances rectificative pour 2022.

En pratique, cela signifie que toutes les entreprises vont devoir s’équiper de plateformes de facturation dématérialisée. Elles pourront ainsi recevoir, éditer et transmettre des factures électroniques en lieu et place des factures papier ainsi que des PDF envoyés par mail. Ces e-factures suivront un format standard ; elles intégreront un socle minimum de données plus complet que celui exigé sur les factures actuelles. Les informations clés seront extraites et transmises automatiquement à l’administration fiscale.

Il est à noter que la généralisation de la facturation électronique concerne uniquement les transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France. Les e-factures ne seront donc pas obligatoires pour les opérations avec des particuliers ou avec des entreprises établies à l’étranger. Pour ces transactions, une nouvelle procédure de déclaration des données de facturation à l’administration fiscale, dite “e-reporting”, est mise en place.

💡 Bon à savoir : les entreprises au régime de la franchise en base de TVA sont considérées comme assujetties à la TVA bien qu’elles n’en soient pas redevables. Elles sont donc concernées par la réforme.

-> Pour aller plus loin : Dématérialisation de factures : les obligations de la réforme

Le calendrier de la généralisation de la facturation électronique

La généralisation de la facturation électronique va se déployer progressivement en suivant le calendrier suivant :

1er septembre 2026 :

• l’ensemble des assujettis devront être en mesure de recevoir des e-factures,
• les grandes entreprises devront également être en mesure de transmettre des e-factures,

1er septembre 2027  :

• pour les entreprises de tailles petite ou intermédiaire, la transmission deviendra obligatoire.

Les obligations déclaratives (e-reporting) suivront le même calendrier.

En pratique : la mise en œuvre de la réforme pour les PME et TPE

Les petites entreprises sont concernées par la réforme, qui s’appliquera suivant un calendrier progressif. En tant que dirigeant·e de PME ou de TPE, vous devez vous préparer à : 

• pouvoir recevoir des factures électroniques dans un premier temps,
• pouvoir éditer et transmettre des factures électroniques dans un second temps.

Pour ce faire, vous devez souscrire à une (ou plusieurs) plateformes de dématérialisation. Dès l’entrée en vigueur des différents volets de la réforme, il ne sera plus possible pour les entreprises concernées d’échanger des factures par mail ou par courrier. Les factures électroniques circuleront de la plateforme dématérialisée du fournisseur à celle du client.

💡 Bon à savoir : au début de l’application de la réforme, les factures au format PDF pourront être chargées sur la plateforme de dématérialisation pour être converties en e-factures, à condition de comporter le socle minimum d’informations.

❓ En pratique ? Dès l'entrée en vigueur de la réforme, votre fournisseur d’électricité, votre opérateur de téléphonie et tout autre grande entreprise qui vous fournit des produits ou services vont devoir vous facturer sous forme électronique. Vous devez donc vous équiper d’une solution de dématérialisation avant cette date afin d’être en mesure de recevoir et traiter leurs factures. Et ce, même si vous ne serez pas encore dans l’obligation d’émettre vous-même des e-factures.

-> Pour aller plus loin : Infographie : Comment se préparer au passage à la facturation électronique ?

Les avantages de la facturation électronique

À travers cette réforme, l’État souhaite à la fois lutter contre la fraude et accroître la compétitivité des entreprises. En effet, la e-facturation présente différents avantages pour ces dernières. Elle permet : 

• d’accroître la productivité en allégeant la charge administrative liée à l’émission, au traitement et à l’archivage des factures,
• d’optimiser les délais d’exécution,
• de faciliter le suivi des opérations et d’obtenir une meilleure visibilité sur l’activité,
• de suivre en direct le traitement des factures envoyées grâce à des outils de “tracking”,
• de réduire les risques d’erreur et de fraude,
• de limiter les coûts et l’impact écologique grâce à la disparition des factures papier.

De plus, dès les premières étapes de mise en œuvre de la réforme, la facturation électronique va fluidifier la communication avec l’administration.

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Pourquoi anticiper la réforme de l’e-facturation ?

Plus qu’une simple obligation administrative, le passage à la facturation électronique peut être considéré comme une vraie opportunité pour les entreprises. Sa plus-value est particulièrement importante pour les petites structures. En simplifiant la gestion comptable et en offrant un gain de temps notable, l’e-facturation allège la charge administrative qui pèse sur les dirigeant·es de PME et TPE et leurs collaborateur·ices. Un atout précieux pour se concentrer sur le cœur de son activité !

En 2026, chaque entreprise doit être en mesure de recevoir des factures électroniques. Vous devrez être équipé·e d’une plateforme de facturation électronique opérationnelle. Rien de vous empêche de l’utiliser d’emblée pour émettre vos propres factures au lieu d’attendre que son utilisation soit obligatoire : vous profiterez ainsi plus rapidement des avantages de l’e-facturation et des subventions existent pour faciliter cette transformation. 

De plus, le changement de système de facturation est un processus qui doit être anticipé et mûri. Expérimenter dès maintenant la facturation électronique est le meilleur moyen de mettre en place un système optimisé. Dirigeant·e, DAF, assistant·e administratif·ve, expert·e comptable : chaque intervenant·e aura le temps de se familiariser avec l’outil et d'ajuster sa méthodologie. Vous éviterez ainsi de vous retrouver au pied du mur et pourrez aborder les échéances de la réforme en toute sérénité.

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Choisir dès maintenant sa plateforme de facturation électronique

Chaque entreprise est libre de choisir sa plateforme de e-facturation. L’administration met à disposition un portail public appelé Chorus Pro ; des solutions de dématérialisation privées comme Kolecto permettent de répondre aux exigences de la réforme tout en allégeant les tâches du quotidien.

💡 Bon à savoir : les solutions de dématérialisation pourront communiquer avec le portail public afin d'éviter d'avoir à vous connecter sur le portail public

Pour choisir l’opérateur qui répondra parfaitement à vos besoins, nous vous recommandons de vous poser les questions suivantes :

• Quels sont les services et options proposés et que peuvent-ils m’apporter ?
• L’interface est-elle claire et facile à utiliser ?
• Le rapport qualité-prix du produit est-il satisfaisant ?
• La transition avec mon processus actuel de facturation sera-t-elle fluide ?
• L’outil pourra-t-il être utilisé par les différents collaborateurs de l’entreprise qui interviennent dans la gestion financière ? (dirigeant·e, DAF, assistant·e administratif·ve, comptable…)

💡 Bon à savoir : au-delà de la facturation, certains outils, comme Kolecto, offrent des fonctions qui facilitent le suivi financier de l’entreprise.

Une fois votre plateforme choisie, nous vous recommandons de ne pas attendre pas l’entrée en vigueur de la réforme pour la tester. Vous pourrez ainsi vous familiariser avec ses fonctionnalités et vous assurer qu’elle répond à vos exigences.

-> Pour aller plus loin : Tout savoir sur la dématérialisation des factures

Recevoir et émettre des factures électroniques avec Kolecto

Kolecto accompagne votre transition douce vers la facturation électronique. Nous vous proposons une solution de facturation évolutive : 

Actuellement, Kolecto rassemble vos factures et facilite leur traitement.

La plateforme vous permettra de recevoir et transmettre des factures électroniques et d’être en conformité avec la réforme dès son entrée en vigueur.

🔎 Plus concrètement, Kolecto permet dès aujourd’hui :

• De centraliser sur un espace collaboratif les factures d’achat,
• De vente et des transactions bancaires,
• D’initier des paiements depuis la plateforme via l’agrégation de compte ou via l’édition d’un fichier de paiement XML,
• D’accélérer l’encaissement des factures clients via l’envoi, la relance et l’intégration d’un lien de paiement pour ses factures clients 
• De consulter en temps réel le solde bancaire de son entreprise ainsi que ses prochaines entrées & sorties,d’exporter rapidement l’ensemble des justificatifs à la comptabilité.

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❓ En pratique ? 

Fini l’éparpillement pour Paul, fleuriste et utilisateur de Kolecto. Sur la plateforme, il retrouve facilement toutes ses factures - émises ou reçues - et peut vérifier leur statut en un clin d'œil. 

Comme ses comptes bancaires sont connectés à Kolecto, Paul peut consulter en temps réel les ressources disponibles, et payer ses fournisseurs en quelques clics. Il y a quelques jours, Paul a répondu à une grosse commande de compositions florales pour un événement.

Depuis la plateforme, il peut éditer une facture et générer un lien de paiement pour permettre à son client de le régler rapidement. Il peut aussi planifier une relance si le versement se fait attendre. Kolecto se charge de tout !

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Demain, pour l’entrée en vigueur de la réforme, Kolecto vous permettra de créer des devis et factures conformes et de traiter celles que vous recevrez. Celles-ci pourront être payées en un clic depuis la plateforme et les justificatifs correspondant seront collectés automatiquement. 

Kolecto proposera aussi différents outils destinés à simplifier votre gestion administrative. Ainsi, par exemple, le rapprochement bancaire sera semi-automatisée et les données seront transmises directement au logiciel du comptable de l’entreprise.

❓ En pratique ? 

Paul peut recevoir, mais aussi transmettre, des factures électroniques via Kolecto. Il est donc parfaitement paré pour l’entrée en vigueur de la réforme. 

Au quotidien, Kolecto continue de lui simplifier la vie. Tous ses justificatifs sont archivés automatiquement et la plateforme allège les fastidieuses tâches de pré-comptabilité. Paul peut ainsi se concentrer sur l’essence de son métier : ses produits et sa clientèle.

Son équipe grandit ? Aucun souci. Paul peut définir des rôles et accès personnalisés pour chaque collaborateur·ice, et la simplicité de la plateforme leur permet de la prendre facilement en main.

Anticipez la réforme de la facturation en testant Kolecto gratuitement dès aujourd’hui !