Admin & Fiscalité

Le PPF, Portail Public de Facturation : nouvelle plateforme de dématérialisation

Par
Kieran Paccoud
19/10/2023
5
min

Pour répondre aux enjeux du traitement des factures adressées aux acteurs publics (coût, risque d’erreur, manque de traçabilité…), l’administration a lancé en 2012 une plateforme de facturation électronique : Chorus Pro. Jusqu’ici réservé aux factures destinées au secteur public, cet outil va évoluer pour devenir le portail public de facturation (PPF) au cœur de la généralisation de la facturation électronique en 2026. Bien que légèrement complexe à prendre en main, il reste malgré tout une évolution intéressante, à condition de l'utiliser conjointement avec d'autres outils comme Kolecto. Voyons comment tirer le meilleur du PPF. 

 

Le Portail Public de Facturation (PPF) : qu'est-ce que c'est ?

Le Portail Public de Facturation (PPF), également appelé Chorus Pro, est une solution numérique conçue pour dématérialiser et centraliser la gestion des factures. Réservée aux entreprises assujetties à la TVA, elle leur permet d’émettre, transmettre et gérer leurs factures dématérialisées, et directement en ligne.

En d'autres termes, il s'agit d'un outil de centralisation, imaginé pour simplifier la chaîne de facturation et la transparence financière entre les entreprises, leurs fournisseurs et les services administratifs de l'État.

Dans l'idée, l'objectif du PPF est de simplifier la transmission des factures, tout en réduisant le risque de fraude. Les professionnels peuvent émettre des factures électroniques conformes aux exigences de la réforme, directement sur la plateforme, ce qui garantit une transmission plus rapide et sécurisée des données. De plus, le PPF dispose de fonctionnalités automatisées, permettant de vérifier l'exactitude des données enregistrées et des transactions.

En d'autres termes, le PPF est une plateforme qui centralise toutes les factures entrantes, permettant aux organismes publics de les traiter efficacement dans un environnement numérique sécurisé.

Le PPF contribue également à améliorer la transparence et la traçabilité des transactions financières. En effet, toutes les étapes du processus de facturation sont documentées et enregistrées, ce qui facilite les audits et renforce la confiance entre les différentes parties prenantes.

 

Les défis de la gestion des factures

La gestion manuelle des factures est souvent laborieuse et propice aux erreurs. En effet, l'utilisation exclusive du format papier implique de très nombreuses étapes, rendant ce processus complexe. De fait, la gestion des factures a longtemps été sujette à des erreurs humaines, pouvant entraîner de lourdes conséquences, tant au sein des entreprises qu'à l'égard de leurs partenaires commerciaux ou de leurs fournisseurs, qu’au sein des services publics.

Côté entreprise, la gestion manuelle des factures occasionne notamment des retards de paiement ou encore des erreurs de saisie, nuisant ainsi aux relations avec les fournisseurs et pouvant même impacter la santé financière de certaines structures.

Côté administration, la gestion papier traditionnelle entraîne également des coûts supplémentaires pour les organismes publics et la DGFIP.

Les frais liés à la manipulation des documents papier, à leur stockage et à leur acheminement sont souvent élevés, sans parler de l'impact écologique désastreux !

En réponse à ces problèmes, la transition vers la facturation électronique via le PPF se présente comme une solution prometteuse. La dématérialisation des factures fournisseurs et entreprises permet ainsi de réduire les erreurs, d'améliorer les délais de traitement et de faciliter le suivi des transactions.

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Les avantages du Portail Public de Facturation (PPF) pour les entreprises

L'adoption du PPF offre de nombreux avantages aux entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion des factures. Tout d'abord, le PPF permet aux entreprises de se conformer aux normes et réglementations en matière de dématérialisation des factures (obligatoire à partir de 2024).

Notons que de nombreux gouvernements encouragent aussi la facturation électronique permettre un gain de compétitivité des entreprises et favoriser la traçabilité des opérations. À titre d'exemple, le dispositif est même déjà en place depuis plusieurs années en Italie. 

Le PPF a l'avantage de centraliser le processus de facturation . Les professionnels peuvent soumettre leurs factures électroniquement en quelques clics, sans avoir à imprimer et à envoyer de documents papier. Cela permet de réduire les coûts liés aux fournitures de bureau, à l'affranchissement et à la gestion des archives physiques.

De plus, le suivi en temps réel des factures via le PPF offre aux entreprises une meilleure visibilité sur le traitement de leurs factures. En effet, toutes les informations sur les paiements et leurs statuts sont accessibles en temps réel.

 

Quelles sont les limites du PPF ?

Même si le PPF représente une évolution intéressante, notons qu'il reste un outil complexe et peu ergonomique. Pour l'heure, il n’intègre que peu de fonctionnalités.

Voilà pourquoi, il peut être intéressant de l'utiliser en le combinant à d'autres outils, de façon à le rendre plus attractif et plus complet, tout en facilitant sa prise en main. Ainsi, vous avez la possibilité de connecter Kolecto au PPF. Ce dernier Cette solution vous permettra d'effectuer toutes les actions requises dans le cadre de la nouvelle réforme, de façon plus simple. L’interface Kolecto vous permettra d’accéder aux fonctionnalités du PPF dans un environnement plus intuitif, tout en vous apportant une vraie valeur ajoutée… 

Kolecto : une plateforme intégrée de gestion de factures, à utiliser en combinaison avec le PPF

Une gestion centralisée et intuitive des factures

Kolecto vient parfaitement compléter le Portail Public de Facturation (PPF) et qui permet d’être en conformité avec la réforme de la facturation électronique. En utilisant Kolecto en combinaison avec le PPF, les entreprises bénéficient d'une solution de gestion des factures complète et optimisée, plus simple à prendre en main.

Kolecto permet aux entreprises de centraliser toutes leurs factures électroniques. La plateforme se présente sous la forme d’une interface conviviale et intuitive, permettant aux utilisateurs de consulter, de valider et d’archiver leurs factures en quelques clics.

Kolecto propose ainsi une vision globale et actualisée de toutes les transactions financières au sein de la structure. Au passage, cela élimine donc les risques de doublons ou d'erreurs de traitement, ce qui contribue à améliorer l'efficacité globale de la gestion de la comptabilité.

Un outil de gestion administrative et financière

Notez que Kolecto propose d’autres fonctionnalités avancées, telles que l'automatisation des tâches administratives et de la pré-comptabilité. Kolecto est un outil intelligent, en mesure d'extraire automatiquement les informations pertinentes des factures, telles que les montants indiqués, les dates d'émission ou encore les numéros de facture. Cette automatisation réduit la saisie manuelle des données, ce qui permet aux entreprises d'économiser du temps et des ressources, tout en limitant les erreurs potentielles. De plus, Kolecto permet aussi de programmer des relances automatiques lorsque les paiements arrivent à échéance. Il assure un meilleur suivi des factures et évite les retards de règlement.

Autre caractéristique puissante de cet outil : sa capacité à suivre et à analyser les tendances financières grâce à des rapports et des tableaux de bord détaillés. Les entreprises peuvent obtenir des informations précieuses sur leurs dépenses, leurs paiements et leurs relations avec les fournisseurs. Ces reportings les aident alors à prendre des décisions éclairées pour optimiser leurs processus financiers et améliorer leur performance globale.

Enfin, bien entendu, Kolecto est doté d'une sécurité avancée pour protéger les données sensibles. Comme le PPF, cet outil en ligne mise sur le chiffrement des données ainsi que sur un accès très restreint aux informations confidentielles. En complément, Kolecto vérifie aussi systématiquement la validité des IBAN et SIRET inscrits sur les factures, ce qui permet de lutter plus efficacement contre les fraudes et les arnaques.

En combinant le PPF et Kolecto, les entreprises bénéficient désormais d'une gestion des factures électroniques rationalisée et hautement efficace. En d'autres termes, Kolecto est un très bon outil pour décupler le potentiel du PPF !

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Rédigé par
Kieran Paccoud
Head of Operations & Growth
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