Le barème des frais de repas des impôts et son fonctionnement

Dans quelles situations peut-on déduire les frais de repas de son impôt ?Dans certaines situations, les salariés et les indépendants ont la possibilité de déduire des frais professionnels dans le cadre de leur impôt sur le revenu. C’est le cas par exemple des indemnités kilométriques liées à l’usage de son véhicule personnel pour le travail, ou encore de certains frais de repas. Bien sûr, il n’est pas question pour l’administration fiscale de prendre en charge des dépenses dispendieuses disproportionnées. La déduction des frais professionnels est strictement encadrée par un barème révisé chaque année. Découvrons ensemble comment fonctionne le barème des impôts pour les frais de repas et quels sont les montants applicables pour 2024.

Les points à retenir : 

• Le barème des impôts pour les frais de repas concerne les salariés et indépendants qui ont choisi d’opter pour une déduction des frais professionnels au réel.
• Il leur permet de déduire, sous conditions, le surcoût que représente un repas pris à l’extérieur par rapport à un repas pris à domicile.

En quoi consiste le barème des frais de repas des impôts ?

Lorsqu’un professionnel ne peut pas prendre son repas à son domicile, il est bien souvent contraint d’engager des frais supplémentaires pour se nourrir. Sous certaines conditions, ces frais peuvent être déduits de son impôt sur le revenu. La déduction des frais de repas suit un barème bien précis, fixé par l’administration fiscale et révisé chaque année. L’idée est de permettre au professionnel de déduire le surcoût que représente le repas pris à l’extérieur par rapport à un repas à domicile.

Qui est concerné par le barème des frais de repas ?

La déduction des frais de repas peut en principe concerner : 

• les salariés et les dirigeants assimilés salariés ;
• les professionnels indépendants qui ont le statut de travailleur non salarié.

Tout dépend cependant du mode de déduction des frais professionnels pour lequel l’individu  a opté.

Déduction forfaitaire ou au réel ?

Les frais professionnels d’un salarié ou d’un travailleur indépendant sont toujours pris en compte dans le calcul de son impôt sur le revenu. Cependant, cette prise en compte peut se faire de deux manières différentes : 

• au forfait : l’administration fiscale définit un taux forfaitaire de déduction ;
• au réel : le travailleur déclare le montant de ses frais réels.

Pour les micro-entrepreneurs, le mode de déduction forfaitaire est systématique. Sous ce régime simplifié d’entreprise individuelle, un abattement forfaitaire pour frais professionnels s’applique automatiquement. Le micro-entrepreneur n’a donc pas la possibilité de déduire ses frais réels et n’est pas concerné par le barème de frais de repas des impôts.

Les salariés et les autres travailleurs indépendants peuvent en revanche choisir entre une déduction forfaitaire ou au réel de leurs frais professionnels : 

• Par défaut, une déduction forfaitaire de 10% s’applique automatiquement.
• Sur option, il est possible de demander la déduction des frais professionnels réels. Ces frais doivent alors être déclaré manuellement dans la déclaration de revenus.

→ Seuls les salariés et professionnels indépendants ayant opté pour la déduction des frais réels sont concernés par le barème de frais de repas des impôts.

💡 Bon à savoir : plus complexe à gérer, l’option pour les frais réels peut être intéressante lorsque les dépenses représentent un montant plus important que le forfait de 10 %.

Dans quelles situations peut-on déduire les frais de repas de son impôt ?

Pour être déductibles, les dépenses engagées doivent être rendues nécessaires par l’activité professionnelle, et justifiées par la distance entre le domicile et le lieu de travail. 

Ainsi, le barème des frais de repas peut s’appliquer dès lors que le professionnel ne peut pas manger chez lui et doit prendre son repas à l’extérieur, dans un restaurant ou à la cantine d’entreprise. Cette situation peut être récurrente ou ponctuelle, par exemple si la personne a dû se rendre à un rendez-vous professionnel loin de chez lui.

Il n’est en revanche pas possible de déduire un repas pris au restaurant sans motif professionnel lors d’une journée de télétravail, ni le coût d’une “gamelle” que l’on a préparée chez soi.

Notons que la notion de distance justifiée est relative. Son évaluation se fait au cas par cas, en fonction des horaires de travail, de la densité de l’agglomération, de la nature de l’activité exercée, etc.

💡 Bon à savoir : le fonctionnement est un peu différent pour les repas d’affaires pris avec des clients ou prospects. Si un salarié règle un repas d’affaires avec ses fonds personnels, son employeur est censé le rembourser sur la base d’une note de frais. Pour les travailleurs non salariés au régime réel, ces repas sont systématiquement déductibles.

Quel est le barème des impôts pour les frais de repas en 2024 ?

Pour appliquer le barème des frais de repas, il est important de bien comprendre sa logique. Rappelons donc que lorsque l’on déduit ses frais de repas, on ne déduit pas le prix total du repas pris à l’extérieur, mais le surcoût qu’il représente par rapport à un repas à domicile. De plus, le montant déductible est plafonné.

Le barème des impôts pour les frais de repas comprend donc trois montants différents : 

• L’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture, qui correspond au coût estimé d’un repas pris au domicile.
• La limite d’exonération des indemnités pour frais de repas, qui correspond au plafond de déduction, c’est-à-dire au prix maximum du repas au restaurant qui peut être pris en compte par l’administration fiscale.
• Le montant maximal déductible par jour, qui est égal à la différence entre la limite d’exonération et l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature.

Ce barème a été revalorisé pour l’année 2024. Ainsi, les seuils suivants s’appliquent aux dépenses engagées en 2024, qui seront déclarées en 2025 : 

• L’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture est fixée à 5,35 euros.
• La limite d’exonération est fixée à 20,70 euros.

Le montant maximal déductible par jour est donc de 20,70 - 5,35 = 15,35 euros.

Comment appliquer le barème des impôts pour calculer ses frais de repas ?

Passons à présent à la pratique avec le cas de Léa, salariée d’une entreprise dans l’agroalimentaire. 

1. Imaginons que Léa mange chaque jour à la cantine de son entreprise car elle n’a pas le temps de rentrer chez elle. Le déjeuner lui coûte 9 euros par jour. Comme l’avantage en nature nourriture est fixé à 5,35 euros en 2024, le montant déductible est de 9 - 5,35 = 3,65 euros par jour. Lorsqu’elle remplira sa déclaration de revenus en 2025, Léa pourra multiplier ce montant par le nombre de jours travaillés où elle a mangé à la cantine.

2. Imaginons à présent que Léa a un rendez-vous client exceptionnel en fin de matinée qui l’oblige à déjeuner au restaurant. Son repas lui coûte 25 euros. Ce montant dépasse la limite d’exonération, fixée à 20,70 euros en 2024 ; seuls 20,70 euros seront donc pris en compte. Cela signifie que le montant déductible pour ce repas est de 20,70 - 5,35 = 15,35 euros, soit le montant maximal déductible pour 2024.

3. Autre cas de figure : lors d’une journée ordinaire au bureau, Léa décide d’aller déjeuner au restaurant avec des amis plutôt que de manger à la cantine d’entreprise. Ce repas n’est pas justifié par un motif professionnel. Par conséquent, Léa ne pourra pas déduire l’excédent de prix payé au restaurant par rapport au coût d’un repas à la cantine. Le prix du déjeuner à la cantine (9 euros) sert de plafond, et le montant déductible pour ce repas est donc de 9 - 5,35 = 3,65 euros. Si Léa n’avait eu aucun mode de restauration collective à sa disposition, le coût réel du repas au restaurant aurait pu être pris en compte, dans la limite de 20,70 euros.

Les choses se compliquent un peu si l’employeur de Léa lui fournit des tickets-restaurants. En effet, la part financée par l’employeur doit alors être déduite du montant déductible du repas. Mettons que la valeur des tickets est de 7 euros et que l’entreprise en prend la moitié en charge, soit 3,50 euros. Léa peut alors déduire 3,65 - 3,50 = 0,15 euros par jour pour ses repas à la cantine ou de son repas avec ses amis, et 15,35 - 3,50 = 11,85 euros pour le déjeuner le jour du rendez-vous avec son client.

Comment déclarer ses frais de repas aux impôts ?

Les professionnels ayant opté pour la déduction des frais réels doivent déclarer leurs frais de repas dans leur déclaration annuelle de revenus. Pour cela, ils doivent remplir les cases 1AK à 1DK, en conservant le montant préinscrit dans les lignes 1AJ à 1DJ. La déclaration doit être accompagnée d’une note explicative détaillant les dépenses. 

Comment justifier ses frais de repas auprès de l’administration fiscale ?

Tout frais professionnel doit pouvoir être justifié par une pièce comptable valable (facture, note…). Les justificatifs des frais de repas doivent être conservés pendant 3 ans. L’administration fiscale peut les exiger lors d’un contrôle, et des sanctions sont prévues si elles ne peuvent être présentées.

💡 Bon à savoir : Kolecto facilite la collecte et l’archivage centralisé de vos justificatifs, y compris dans le cadre de la facturation électronique.

Notons cependant qu’en l’absence de justificatif, il est possible de déduire une valeur forfaitaire de 5,20 € pour un repas au restaurant. En revanche, sans justificatif, le prix d’un repas à la cantine d’entreprise est présumé inférieur ou égal au coût d’un repas à domicile, et n’est pas déductible.

Que se passe-t-il si les frais de repas sont remboursés par l’employeur ?

Un employeur peut rembourser les frais de repas de ses salariés contraints de prendre leur repas en dehors de leur domicile. Cela peut être le cas par exemple lors d’un déplacement professionnel, d’une astreinte, d’un travail en continu ou en horaires décalés... Le remboursement peut se faire sur la base des dépenses réelles ou d’une allocation forfaitaire. Il est exonéré de cotisations sociales. 

Un barème spécifique s’applique pour bénéficier de l’exonération. En 2024, l’indemnité maximum exonérée est fixée à : 

• 7,30 euros pour un salarié contraint de prendre son repas en dehors de son domicile (par exemple, sur son lieu de travail).
• 20,70 euros pour un salarié en déplacement contraint de prendre son repas au restaurant.
• 10,10 euros pour un salarié en déplacement non contraint de prendre son repas au restaurant.

Vous savez désormais tout du barème des impôts sur les frais de repas pour 2024. Ce barème sera réévalué en 2025. Restez à l’affût de l’actualité des entreprises grâce au blog Kolecto !

En collaboration avec Marie Cordier, experte spécialisée Fintech