Admin & Fiscalité

Facturation électronique : pourquoi connecter le portail public de facturation à Kolecto ?

Par
Cynthia Labatut
20/12/2023
4
min

À partir de 2026, la réforme de la facturation électronique imposera aux entreprises de dématérialiser leur processus de facturation. Dans ce contexte, Chorus Pro, le portail public de facturation pour l’instant destiné aux entreprises qui facturent des acteurs publics, va prendre une nouvelle ampleur. Clé de voûte du nouveau système de dématérialisation, il assurera la transition vers des processus administratifs et financiers plus modernes et efficaces. Pour faciliter sa prise en main et tirer le meilleur parti du passage à la facturation électronique, il est intéressant de connecter le PPF à des plateformes de dématérialisation intermédiaires comme Kolecto. Nous allons voir pourquoi après un rappel des caractéristiques du PPF.

Qu'est-ce que le portail public de facturation (PPF) ?

Le portail public de facturation et son rôle dans la gestion des factures

Le portail public de facturation est une plateforme gratuite mise à disposition des entreprises par l’administration. Son objectif ? Centraliser l’émission, la réception et le stockage des factures électroniques. Grâce à ce système, les factures sont émises dans un format électronique standardisé et transitent de manière sécurisée. Le socle de données qui y figure permet leur traitement semi-automatisé. De plus, l’administration accède directement aux informations qui la concernent telles que le montant de TVA collecté par les entreprises.

Les avantages du portail public de facturation pour les entreprises

Le portail public de facturation offre de multiples avantages aux entreprises. Tout d'abord, il permet une gestion centralisée des factures électroniques, sans besoin de manipuler de nombreux documents papier et en automatisant en partie la saisie comptable. Cette centralisation facilite le suivi et le traitement des factures dématérialisées, ce qui se traduit par un gain de temps et une réduction des erreurs potentielles. La dématérialisation des factures assure également une meilleure protection des données.

En outre, grâce à la dématérialisation des échanges, les délais de traitement des factures sont considérablement raccourcis. Les paiements peuvent être effectués plus rapidement, ce qui améliore la trésorerie de l'entreprise, tout en lui offrant une meilleure visibilité financière ainsi que de meilleurs rapports avec ses différents partenaires. Il est possible de suivre le cycle de vie des factures en direct et d’identifier plus facilement les blocages. La transmission de données à l’administration est elle aussi simplifiée et accélérée.

Les limites du portail public de facturation pour les entreprises

Le PPF présente également des limites. D’une part, il est assez complexe à utiliser et son interface est peu intuitive. D’autre part, l’éventail de services proposé est limité et la connexion à vos logiciels comptables n’est pas forcément assurée. Il gagne donc à être couplé à une plateforme intermédiaire pour une prise en main plus facile et une efficacité accrue.

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Les différentes options pour dématérialiser la facturation 

Il existe plusieurs manières d’effectuer sa transition vers la facturation électronique : 

  • utiliser directement le portail public de facturation,
  • connecter une plateforme de dématérialisation au PPF afin de décupler ses possibilités.

Utiliser le PPF seul

Le portail public de facturation offre un bouquet minimal de services permettant aux entreprises de répondre aux exigences de la réforme. En se connectant à son compte entreprise, il sera possible : 

  • d’émettre une facture électronique et de l’envoyer à son client,
  • de recevoir celles transmises par les fournisseurs,
  • de suivre le cycle de vie des différentes factures,
  • de remplir les obligations déclaratives (e-reporting) incluses dans la réforme.

Le PPF présente l’avantage d’être gratuit. Il peut être considéré comme un “service minimum” de la facturation électronique, proposant des fonctionnalités de base. Pour le rendre plus pratique et plus complet, il est intéressant de lui adjoindre une interface intermédiaire : la plateforme de dématérialisation.

Connecter le PPF à une plateforme de dématérialisation

L’opérateur de dématérialisation est une plateforme qui se connecte au PPF pour permettre aux entreprises (TPE et PME en particulier) :

  • de remplir toutes leurs obligations de facturation et de e-reporting en conformité avec la réforme,
  • de profiter d’une interface plus intuitive et facile à utiliser que celle du PPF,
  • de bénéficier de services additionnels.
💡 Avec Kolecto, par exemple, ces services incluent le paiement, les relances, le suivi budgétaire, l’affacturage, la signature électronique, un coffre-fort numérique…

La plateforme de dématérialisation fait, en quelque sorte, écran entre l’utilisateur et le PPF. Elle permet d’accéder à toutes les fonctionnalités de ce dernier dans un environnement digital nettement plus simple. Elle peut également être un outil de gestion administrative et financière précieux, comme nous allons le voir avec l’exemple de Kolecto.

Kolecto, votre plateforme de dématérialisation connectée au PPF

Pour être en conformité avec la réforme

Kolecto centralise toutes vos factures et les opérations qui leur sont liées. Plus besoin de se connecter au PPF : Kolecto s’en charge pour vous et vous retrouvez ses fonctionnalités sur une interface simplifiée. En communiquant avec le PPF, Kolecto joue le rôle d’intermédiaire entre votre entreprise, vos clients, vos fournisseurs, et l’administration. Depuis votre espace Kolecto, vous pourrez émettre, transmettre et recevoir des factures électroniques conformes aux nouvelles exigences réglementaires.

Avec Kolecto, toutes vos factures - classiques ou électroniques - sont centralisées sur une seule et même plateforme. L’interface très lisible vous permet de suivre tout leur cycle de vie et facilite leur traitement. Les données des factures sont automatiquement extraites et archivées, ce qui simplifie à la fois vos obligations déclaratives et votre comptabilité. Le tout, en toute sécurité.

Pour bénéficier de services complémentaires

Kolecto propose de nombreuses fonctionnalités pour alléger la charge que représente le traitement des factures : 

  • paiement facilité par la synchronisation des comptes bancaires,
  • outils d’envoi et de relance,
  • outils de planification,
  • sécurisation des règlements grâce à la vérification automatique des Iban et Siret,
  • exports comptables automatisés.
💡 Kolecto vous permet de gagner en productivité et d’économiser 5h par semaine et 12 € par facture.

En vous offrant une visibilité à 360° sur votre trésorerie et vos paiements, Kolecto est aussi un outil de pilotage financier. Vous et vos collaborateur·ices pouvez avoir une vision consolidée de la situation financière de l’entreprise à chaque instant sur l’interface de la plateforme. De plus, le gain de temps généré par les outils proposés par Kolecto permet à chacun·e de se concentrer sur des missions plus stratégiques. En d’autres termes : moins de paperasse, et plus d’action.

Pour profiter d’un accompagnement humain

Kolecto, c’est aussi une équipe de spécialistes de la facturation électronique à votre écoute. Vous pouvez ainsi bénéficier de conseils à tout moment pour mettre en place cette transition au sein de votre entreprise. De quoi imaginer des processus sur mesure pour tirer le meilleur parti de la facturation électronique et du couplage du PPF avec Kolecto.

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Rédigé par
Cynthia Labatut
Experte administrative & Financière
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