Simplifiez la gestion de vos notes de frais en ligne

Les employés d’une entreprise peuvent adresser à leur employeur des demandes de remboursement des frais engendrés dans le cadre professionnel. Ces demandes, formulées sous forme de document comptable, sont appelées notes de frais. Quels sont les différents types de notes de frais ? Comment les traiter ? Kolecto vous présente tout ce qu’il faut savoir sur la gestion des notes de frais pour simplifier la comptabilité de votre entreprise avant la date de clôture de votre exercice comptable.

Note de frais : de quoi s’agit-il ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais, ou fiche de frais, est un document officiel grâce auquel un collaborateur obtient le remboursement des dépenses professionnelles qu’il a réalisées dans le cadre de ses missions. Ce document comptable permet de gérer efficacement la comptabilité de l’entreprise en veillant à la traçabilité de ses dépenses. La note de frais doit donc être détaillée et correctement formalisée.

La loi ne fixe aucun délai légal de paiement pour une note de frais. Toutefois, pour faciliter la gestion comptable de l’entreprise, il est recommandé aux employeurs de rembourser leurs salariés dans un délai de 30 jours. Une politique de gestion des notes de frais s’avère indispensable pour respecter ce délai.

Que contient une note de frais ?

Pour être traitée efficacement, une note de frais contient généralement les éléments suivants :

• Le nom du salarié qui a engagé la dépense ;
• La date et le lieu de la dépense ;
• Le motif des frais (repas, déplacement, etc.) ;
• Le montant dépensé, hors taxe et toutes taxes comprises ;
• Le montant de la TVA.

Pour être considérée comme valable et faire l’objet d’un remboursement, la note de frais doit être accompagnée d’un justificatif de frais (facture, reçu, billet de train, ticket de caisse…). Les notes de frais injustifiées peuvent être refusées par l’employeur.

Quels sont les différents types de notes de frais ?

Il n’existe pas une liste exhaustive des différentes dépenses qu’une entreprise se doit de rembourser. Il peut s’agir de frais de déplacement professionnel (voyage, hébergement, repas), de frais de réception (ex : invitation de clients au restaurant), de frais de mission, etc. 

Néanmoins, un collaborateur est tenu de respecter certaines règles et conditions, fixées au préalable par l’entreprise dans sa politique de dépenses.Voici quelques exemples de notes de frais, en fonction du type de frais engagés :

• Les frais de repas : généralement, le coût maximal remboursable est de 30 € par personne et par repas ;
• Les frais d’hébergement : pour être remboursé, le collaborateur doit se rendre à une destination située au moins à 50 km de son domicile, pour une distance qui ne peut être parcourue en moins de 90 min avec un transport en commun ;
• Les frais de transport : le collaborateur doit renseigner le motif de son déplacement et joindre un justificatif du billet à sa note de frais ;
• Les frais kilométriques : les déplacements professionnels peuvent faire l’objet d’indemnités kilométriques.

Quels sont les différents types de remboursement de notes de frais ?

Une fois la note de frais transmise, deux types de remboursement peuvent être effectués dans l’intérêt de l’entreprise et du salarié :

• Le remboursement au réel : l’employeur rembourse son collaborateur au centime près ;
• Le remboursement au forfait : l’employeur rembourse son collaborateur sous forme d’allocation fixe.

À noter : les frais forfaitaires des collaborateurs sont exonérés de cotisations sociales tant qu’ils ne dépassent pas le montant des plafonds fixés par l’Urssaf.

Comment assurer la gestion de ses notes de frais ?

Le remboursement des notes de frais

Le remboursement des frais avancés par le personnel de l’entreprise dépend de deux critères majeurs : la vérification du motif de la dépense et la présentation d’un justificatif de paiement.

Pour rembourser des notes de frais, l’employeur doit préalablement détailler sa politique de remboursement et la communiquer à ses collaborateurs sous forme d’affichage ou d’annexe au contrat de travail. Cette politique peut inclure le plafond maximal de prise en charge des notes de frais, ainsi qu’un délai de remise des justificatifs. La politique de dépenses doit se conformer à la loi ainsi qu’aux dispositions de la convention collective qui est en vigueur dans la société.

Les notes de frais sont généralement remboursées en fin de mois, en même temps que le paiement du salaire. Elles sont alors mentionnées dans le bulletin de paie du collaborateur.

Le traitement des notes de frais

En comptabilité, le traitement des notes de frais est réalisé en plusieurs étapes :

1. L’enregistrement des notes de frais dans le journal des achats de la société ;
2. Le débit des comptes de charges, selon le type de dépense engendrée ;
3. Le crédit du compte des crédits de l’employé.

Pour certains frais, la TVA est déductible, auquel cas l’employeur doit :

• Débiter le montant HT de la dépense à partir de son compte de charges ;
• Débiter le montant de la TVA dans la rubrique “TVA déductible”.

L’administration fiscale veille à la conformité de la comptabilisation de chaque note de frais au sein d’une entreprise. Si la société fait l’objet d’un contrôle, l’employeur doit pouvoir produire ces documents ainsi que leurs pièces justificatives.

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Quels sont les avantages d'une politique claire et optimisée de gestion des notes de frais ?

Un gain de temps et de productivité

Un processus de transmission des notes de frais et des justificatifs bien encadré facilite leur traitement. Toutes les pièces sont centralisées et la saisie et le remboursement sont accélérés. Ce gain de temps profite à tous les collaborateurs et permet au dirigeant ou à l’expert-comptable de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.

Une réduction des risques d’erreur humaine

Un traitement rigoureux des notes de frais permet d’éviter les oublis ou doublons. De plus, mettre en place une semi-automatisation des tâches limite les fautes de saisie et permet de détecter facilement les anomalies. Ainsi, le travail de validation de l’expert-comptable se trouve facilité et les risques d’erreurs ou de tentatives de fraude sont limités.

Une centralisation des données

Un archivage rigoureux des notes de frais et des justificatifs associés simplifie la gestion des données, offrant un accès direct et sécurisé aux données de la société. C’est un gain de temps pour les collaborateurs lorsqu’ils souhaitent consulter ou partager un document, notamment lors d’un contrôle de l’Urssaf.

Une plus grande rapidité dans les délais de remboursement

Enregistrer les données au fur et à mesure accélère le processus de validation des notes de frais, et par conséquent, leur délai de remboursement. Les montants dus aux collaborateurs peuvent leur être versés facilement par virement bancaire ou via un logiciel de paie. 

Un meilleur contrôle des dépenses

En tenant à jour un tableau de bord des notes de frais, l’entreprise affine son prévisionnel de trésorerie et sa politique de dépenses. 

Optimiser la gestion administrative de votre entreprise avec Kolecto

La dématérialisation des justificatifs, des notes de frais et des factures représente un gain de temps considérable ainsi qu’un avantage financier majeur pour les entreprises. En numérisant le processus d’enregistrement, transmission et validation des documents, les entreprises font le choix d’un processus fiable, simple et sécurisé.

À ce titre, Kolecto est une solution digitale facilitant la gestion des dépenses des TPE et PME. Ce logiciel améliore la comptabilité des entreprises par diverses actions :

• Collecte, classement et suivi des factures ;
• Détection de la fraude à l’Iban ;
• Règlement des factures à partir de plusieurs comptes bancaires ;
• Suivi des soldes consolidés des entreprises qui ont plusieurs banques…

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