Admin & Fiscalité

Découvrez comment Kolecto simplifie le quotidien de l’équipe Finance chez Bigsool

Par
Mathis Etcheberry
29/1/2024
6
min
Fondée en 2010, Bigsool est devenue une référence incontournable dans le secteur de la construction à travers son application Archipad, offrant une solution mobile et desktop aux professionnels du BTP.

Nous avons eu l'opportunité de rencontrer Marjorie, la Directrice Administrative et Financière, ainsi que Christine et Alexandra, toutes deux Office Managers chez Bigsool, pour discuter de l'impact positif qu'a eu Kolecto sur leur gestion quotidienne depuis plus de six mois.

Quelques chiffres clés sur Bigsool

Avant d'adopter Kolecto, l'équipe financière de Bigsool, sous la direction de Marjorie et avec le soutien de Christine et Alexandra, faisait face à un défi de taille dans le domaine de la gestion financière : la nécessité d'une centralisation complète et intuitive des données financières avec la possibilité de collaborer efficacement. Marjorie précise :

« Ce qui nous intéresse vraiment, c’est la centralisation des pièces notamment si tu cherches une facture, tu vois si elle a été payée et qui l’a payée. »

Cette exigence de centralisation s'étendait au-delà des simples factures, englobant tous les aspects du pilotage financier de Bigsool, une société gérant une multitude de comptes bancaires au quotidien. Face à cette complexité, il devenait impératif de trouver une solution non seulement pour le suivi et la gestion des documents comptables, mais aussi pour l'agrégation des informations de différents comptes en un lieu unique et sécurisé.

Le choix d'un outil devait donc résoudre ces défis spécifiques d'agrégation de soldes bancaires et de facilitation des paiements de factures, sans le fardeau de jongler entre diverses plateformes.

Une rencontre inattendue

La rencontre entre Bigsool et Kolecto s'est déroulée dans un contexte unique, puisqu’elle a débuté par une démarche ...  De la part de Kolecto !
Une initiative singulière révélant une compréhension approfondie des défis spécifiques du secteur et une capacité à anticiper les besoins de ses clients potentiels. Cette démarche ciblée a permis de marquer le début d'une relation prometteuse !

Dès le premier échange, Kolecto a su convaincre Marjorie de la solidité et de la fiabilité de sa solution en soulignant sa collaboration avec le Crédit Agricole. Cette association a évidemment joué un rôle clé dans la perception de la crédibilité et de la fiabilité de Kolecto.

« Cette approche méthodique et personnalisée a permis à Kolecto de se positionner non seulement comme un fournisseur de solutions, mais aussi comme un partenaire stratégique pour Bigsool, capable de comprendre et de répondre à leurs besoins spécifiques, établissant ainsi une base solide pour une collaboration durable et mutuellement bénéfique.»

Marjorie a été invitée à participer à une démonstration du produit Kolecto, au cours de laquelle elle a pu rapidement constater l'efficacité et l’ergonomie de l’outil, éveillant son intérêt et sa curiosité pour explorer davantage les possibilités offertes par l'outil.

Afin de s’assurer d’impliquer toutes les parties prenantes et convaincre les utilisateurs clés, notamment les Office Managers, Kolecto a organisé une démonstration personnalisée au bureau de Bigsool. Cette initiative a permis à la fois, de démontrer l'adéquation de Kolecto avec les besoins spécifiques de Bigsool et d'initier une relation de confiance autour de l’humain.

Des fonctionnalités vraiment appréciées

Depuis l'intégration de Kolecto dans son environnement, l'équipe Bigsool a révolutionné sa gestion des factures dans l'entreprise. Kolecto est devenu un outil central dans leur quotidien, leur offrant une solution innovante et efficace pour relever leurs défis financiers.

Sur la gestion bancaire, grâce à la capacité d'agrégation des comptes bancaires, Kolecto offre à l'équipe de Bigsool une vue globale et actualisée de la trésorerie de l'entreprise, leur permettant ainsi de comprendre rapidement où se situe l'argent et de prendre des décisions financières éclairées. L'enthousiasme de Christine en témoigne :

« Avec Kolecto, l’agrégation des comptes permet une lecture facilitée de la trésorerie. »

Mais si cette centralisation était primordiale dans la recherche de solution pour Bigsool, c’est finalement la collaboration qui s’est révélée  être un immense atout.

Pensé pour offrir des rôles de contribution et des circuits de validation précis, Kolecto permet à Bigsool de transformer sa manière de collecter et de gérer les factures. Organisation plus fluide, attribution de responsabilités claire pour chaque collaborateur, en fonction de son niveau d'accès sur la plateforme. Toute la brique de collaboration a considérablement amélioré la transparence et la responsabilisation au sein de l'équipe. Ce que nous confie Alexandra :

« Si Christine part en vacances, je ne dérange pas Christine. Je vais sur Kolecto pour avoir les bonnes informations. »

Enfin, la fonctionnalité de rapprochement bancaire est vraiment appréciée. Permettant en quelques clics de rapprocher une facture avec une transaction, le moteur de suggestion de justificatif a vraiment changé le quotidien d’Alexandra :

« Là où je vois une véritable avancée, c’est pour le rapprochement bancaire. Avant je faisais tout à la mano, avec mes stabilos de différentes couleurs, c’était un enfer. Kolecto, c’est un outil qui est vraiment génial, ça me fait gagner énormément de temps ! »

Des bénéfices largement mesurés

En simplifiant la gestion des factures, en offrant une vision claire de la trésorerie et en facilitant le rapprochement bancaire, Kolecto permet à Bigsool d'améliorer son efficacité, sa transparence et sa confiance dans la gestion de ses finances. L'impact positif de ces solutions sur le quotidien de l'équipe témoigne de leur adéquation aux besoins réels des entreprises.

« Avec Kolecto, je gagne tous les jours un peu plus de temps ! La nouvelle évolution m’a permis de connecter mes comptes fournisseurs. Ainsi, Kolecto se synchronise tout seul et je n’ai plus besoin de faire le tour des interfaces fournisseurs pour récupérer mes factures tous les mois »

Avec Kolecto, le quotidien est devenu plus simple. Comme la transmission des informations comptables qui est devenue un processus rapide et intuitif. En permettant de réaliser des paiements et de transmettre les informations comptables en quelques clics, l’outil génère un gain de temps considérable pour l'équipe comptable.

Une relation qui évolue au rythme de l’outil

Pour Bigsool qui était déjà équipé comme beaucoup d ’entreprises, l’usage de Kolecto est allé crescendo. S i au début l’utilisation se limitait à quelques fonctionnalités, l’équipe Finance a finalement intégré pleinement l’outil dans son quotidien au fur et à mesure des évolutions.

Alexandra, Office Manager nous confiait : « La plateforme s’améliore à toute vitesse, grâce aux évolutions régulières et à l’écoute des feedbacks. De tous les retours qu’on a pu faire, tous ont été pris en compte très rapidement. Tous ces petits détails qui sont finalement super importants, Kolecto nous permet de gagner un temps précieux. »

À travers des points récurrents avec son chargé de compte, Bigsool a su trouver auprès de Kolecto plus qu’un outil : de l’écoute, la facilité et la réactivité de l ’accompagnement humain.

C’est une relation de confiance et de partenaires qui s’est tissée entre Bigsool et Kolecto. Et qui permet aujourd’hui à Bigsool de remonter des feedbacks librement et de participer à l’amélioration continue de la plateforme.

Comme nous le confie Alexandra, elle gagne déjà beaucoup de temps grâce au rapprochement bancaire. Et pour en gagner plus, nous avons pu échanger ensemble pour aboutir à une nouvelle version du rapprochement bancaire, encore plus efficace pour un usage au quotidien.

Par ailleurs, Kolecto continue de faire évoluer sa plateforme avec pas moins de 10 nouvelles fonctionnalités et améliorations par mois..  Qui devraient ravir à coup sûr, nos trois super utilisatrices aux commandes de Kolecto chez Bigsool. Et pourquoi pas vous ?

Crédits photos : ©  Agence NOCTA

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Rédigé par
Mathis Etcheberry
Product Manager
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