Opérateur de dématérialisation (OD) : gérez facilement vos factures électroniques

A l’heure de la transformation numérique, la digitalisation des processus est un enjeu majeur pour les entreprises. Désormais, la technologie joue un rôle crucial dans bien des domaines, y compris en ce qui concerne la comptabilité. Dans ce contexte, la facturation électronique devient une obligation, tout en étant aussi une solution prometteuse pour améliorer l'efficacité, réduire les coûts et renforcer la sécurité des échanges commerciaux. Pour réussir ce changement et en tirer le meilleur parti, il existe des outils spécifiquement adaptés. Voyons donc ensemble le nouveau rôle clé des Opérateurs de Dématérialisation (OD).

La facture électronique : un grand pas vers la transformation numérique

La facture électronique, ou e-facture, est une évolution majeure de la facturation traditionnelle. Celle-ci deviendra obligatoire dès 2026, dans le cadre de la réforme de la dématérialisation des factures.
L'objectif ? Accroître la compétitivité des entreprises tout en luttant contre la fraude à la TVA.

Avec elle, oubliez les documents papier et les PDF envoyés par mail ! Désormais, les factures électroniques sont générées, transmises et stockées exclusivement sous leur forme numérique. D'ailleurs, cette transition offre de nombreux avantages significatifs.

Tout d'abord, les factures électroniques réduisent considérablement les coûts pour l'entreprise, tant au niveau de l'impression que de la gestion ou du stockage. Cela permet d'économiser les frais d'expédition, l'achat de papier ou encore la main-d’œuvre liée au traitement des factures. Par lien de cause à effet, la dématérialisation améliore donc aussi la rentabilité.

L'utilisation d'un opérateur de dématérialisation pour gérer des factures électroniques accélère aussi considérablement le processus comptable. Il n'est désormais plus utile d'attendre les délais d'acheminements postaux. Les factures dématérialisées sont transmises instantanément par voie électronique, ce qui réduit amplement le temps nécessaire au cycle de traitement des données. De ce fait, cela facilite aussi la gestion de la trésorerie.

Enfin, comme la facturation repose désormais sur des processus automatisés, cela minimise les risques d'erreurs humaines, tout en optimisant la productivité. Grâce aux OD, les factures électroniques sont intégrées directement aux systèmes comptables des entreprises, ce qui simplifie leur gestion et leur traitement. Bien entendu, notons également que tout cela a un impact positif sur l'environnement : la diminution du papier et des déchets, ainsi que l'allégement des transports, contribuent à préserver les ressources et à réduire l'empreinte carbone.

Le rôle de l'Opérateur de Dématérialisation (OD)

Les missions de l’OD dans le contexte de la facturation électronique

Dans ce contexte de numérisation, l'Opérateur de Dématérialisation (OD), également connu sous le nom de plateforme de dématérialisation, a aussi son rôle à jouer. Il agit en tant que tiers de confiance entre les parties impliquées dans les échanges de factures électroniques. Son rôle est d'assurer la sécurité et l'intégrité des données sensibles transmises. C'est un outil permettant aux petites et moyennes entreprises de remplir toutes leurs obligations en conformité avec la réforme. Connecté à au PPF, l’OD offre une interface user-friendly , transmet les factures électroniques au PPF (Portail Public de Facturation) et propose toute une palette de services additionnels

L'OD permet d'éditer et d'envoyer des factures fiables et authentiques. Il minimise les risques d'erreur, tout en garantissant que les factures proviennent bien des expéditeurs prétendus.

Quelle est la responsabilité de l'OD dans l'authentification, la conservation et la transmission des factures électroniques ? 

L'OD joue un rôle clé dans l'ensemble du cycle de vie des factures électroniques, de leur création à leur archivage.

Lors de la transmission des factures électroniques, les OD intègrent les formats « structurés », qui ont une structure numérique sécurisée conçue pour simplifier la transmission de données. Grâce à ces normes les entreprises ont l'assurance que leurs factures électroniques sont conformes aux normes établies, ce qui garantit ainsi l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité des données envoyées.. Grâce à des protocoles de communication sécurisés, l'OD élimine les risques de pertes de données ou de falsifications, garantissant ainsi une transmission fluide et efficace des factures électroniques.

Pour faire simple, l’OD joue un rôle d'intermédiaire lors de l'émission des données de facturation entre plusieurs acteurs. Cela peut, par exemple, être le cas dans un schéma en Y de facturation électronique, lorsqu'un fournisseur et un acheteur utilise tous les deux un opérateur de dématérialisation pour centraliser leur factures sur le portail public de facturation (PPF).

Une fois les factures électroniques reçues et traitées, l'OD se charge également de leur conservation sécurisée. Pour cela, l'OD intègre des systèmes de stockage très sécurisés, garantissant l'accessibilité et l'intégrité des données archivées.

Kolecto : un OD complet pour la gestion de vos factures électroniques

Kolecto est une plateforme de dématérialisation qui se positionne comme un partenaire clé pour les entreprises souhaitant adopter la facturation électronique. C'est un outil adapté aux PME et TPE, permettant d’émettre, transmettre et recevoir des factures électroniques pour être en conformité avec la réforme, tout en bénéficiant de services de gestion complémentaires et d’une interface simple. Autrement dit, si vous vous demandez comment faire une facture électronique conforme à la nouvelle réglementation, il s’agit d’une aide précieuse ! Grâce à Kolecto, créer, envoyer, recevoir et archiver des factures se fait en quelques clics seulement ! La plateforme est également équipée de fonctionnalités avancées pour automatiser les flux de travail.

Kolecto réduit les tâches manuelles et les risques d'erreurs. Il améliore donc l'efficacité, la sécurité et la productivité en entreprise. Plus encore : il permet de payer les factures en quelques clics seulement. Il peut aussi servir à mettre en place des alertes pour ne rater aucun paiement. Enfin, pour vous permettre d'y voir plus clair dans votre facturation, Kolecto peut même générer des dashboards financiers. Il s'agit donc d'une passerelle idéale pour assurer un lien permanent entre l'entreprise, ses partenaires commerciaux, son expert-comptable et le PPF.

Quels sont les avantages de Kolecto en tant qu’OD ?

L’automatisation des flux de travail (gestion simplifiée des factures électroniques)

En choisissant Kolecto comme Opérateur de Dématérialisation, les entreprises bénéficient désormais d'une gestion simplifiée des factures électroniques, notamment grâce à l'automatisation de leurs flux de travail. Les processus manuels fastidieux sont remplacés par des protocoles automatisés et optimisés. Cela permet aux entreprises de gagner du temps et de se concentrer davantage sur leur cœur de métier. Au passage, cela garantit aussi une meilleure fiabilité des données comptables.

Sécurité renforcée des données

Autre avantage majeur de Kolecto : la sécurité des données. L’outil SaaS utilise des protocoles de cryptage avancé, pour protéger vos données sensibles. De plus, Kolecto mise sur des mécanismes de contrôle d'accès stricts. Grâce à eux, seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations confidentielles. Enfin, les numéros de SIRET et les IBAN mentionnés sur les factures sont systématiquement vérifiés pour permettre de lutter contre les fraudes.

L'adoption de la facture électronique en entreprise marque un important tournant pour bien des structures. Or, pour que ce changement soit réussi, mieux vaut se doter des meilleurs outils à disposition. Dans ce contexte, l'Opérateur de Dématérialisation (OD) joue un rôle clé. Kolecto agit comme un tiers de confiance et se distingue comme une plateforme complète de dématérialisation des factures électroniques. Avec Kolecto, relevez les nouveaux défis de la digitalisation avec brio, en tirant pleinement parti des avantages offerts par la facturation électronique !